基于电子证据认证视角下的电子文件管理
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电子证据认证就是对电子证据的认定，是法官在审判过程中对诉讼双方提供的电子证据或者法官自行收集的电子证据，进行审查判断，确认其证据能力和证据效力的活动。电子证据的认证主要包括两方面的内容，一是关于电子证据可采性的认定，二是关于电子证据的证明力。可采性包含的内容主要是电子证据的关联性和合法性，证明力所包含的内容主要是电子证据的真实性和证明价值。
由于电子证据的一些特殊性，与传统证据相比，对电子证据进行认证要复杂得多，给认证带来了许多挑战。关于电子证据在什么条件下能够通过认证具有可采性和证明力，目前已有的国际上或者各国的证据法律规定不一致，英美法系的国家和大陆法系也存在不统一，但是能够得到统一认可的是某一电子证据必须具有合法性和真实性才能作为定案的依据。电子证据的认证标准同样不能脱离这两个标准。对此，结合英美法系的相关规定，笔者在理清电子认证和电子文件管理之间关系的基础上，着重探讨了电子证据合法性以及真实性认证给电子文件管理工作的启示和要求。
一、电子认证与电子文件管理的关系
1 电子证据与电子文件证据概念解析
法律学界将电子证据的含义概括为：电子证据是以电子形式存在的、用作证据使用的一切材料及其派生物；或者说，借助电子技术或电子设备而形成的一切证据。档案学界对电子文件的含义概括为：国家标准《电子文件归档与管理规范(GB／T 18894―2002)》将电子文件界定为“在数字设备及网络计算机环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备进行阅读、处理和存储，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件是“数字信息”与“文件”两个概念的交集，它既是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。将电子文件用作证据使用时，即为电子文件证据。
通过对电子证据和电子文件证据的概念进行分析可见：电子证据与电子文件证据是属种关系，电子证据在外延上大于电子文件证据。
2 电子证据认证与电子文件管理
美国著名的电子文件管理专家戴维・比尔曼(David Bearman)的著名专著《电子证据一当代机构文件管理战略*的译者王健教授在序言中针对为何将书名以为“电子证据”解释到：“本书的书名反映了研究焦点的重大变迁……一年中，我愈益认识到关键在于怎样界定计算机系统中的信息是否属于文件―业务活动的证据。我以‘电子证据’作为书名，就是为了强调一点，大多数电子数据、电子记录或者信息汇集并非文件，因为它们不能作为凭证。这是我们在纸质文件环境中不曾遇到过的。因此，必须为电子证据的管理创立方法论。”可见，在电子文件管理的研究中，已经考虑到了将电子文件作为证据这一思想，也考虑到电子文件的法律效力。
所以，我们需要将证据的观点纳入到电子文件管理的范畴。基于此，我们必须考虑电子文件作为证据在法庭上被采纳的认证标准，明确什么样的电子文件具有证据资格和证明力，这样才能有效地推动电子文件管理工作。本文主要是从证据的合法性和真实性认证的两个角度来讨论其对电子文件管理的启示。
二、电子证据合法性认证对电子文件管理工作的启示
1 电子证据合法性
电子证据合法与否与其生成、传递、存储以及显现有密切关系。其合法性是与电子证据的非法证据排除规则相对应的，美国的《联邦证据规则》针对电子证据调整了非法证据排除规则，我国也规定了有限的非法证据排除规则。具体来说，电子证据作为非法证据加以排除的情形主要有：(1)通过窃取方式获得的电子证据，不予采纳；(2)通过非法搜查、扣押等方式获得电子证据、情节严重的一般不予采纳；(3)通过非核证程序得来的电子证据，在电子商务纠纷案件不予采纳；(4)通过非法软件得来的电子证据，在民事诉讼中一般不予采纳。这四个方面，前两者主要是指获取方式不合法导致的电子证据不合法，而后两者则指生成与保存电子证据的程序和软件不合法导致的电子证据不可采纳，与电子文件管理有关的也正是后两者。系统核证主要是针对电子文件管理系统，它是指由专门机构对有关的系统按照一定标准和步骤进行审核，审核合格的就签发核证证书。非法软件主要包括非法售制的软件与非法录制的软件两大类。前者是指研制过程违反社会公益或国家法律的软件，或者未通过国家登记备案而私自向社会销售的软件。后者是指未取得软件合法所有权人授权而录制的软件，即俗称的盗版软件。
2 启示
非核证程序和非法软件中得来的电子证据不予采纳，给电子文件管理带来的启示包括：一是进行系统核证，二是保证电子文件管理系统的合法。
进行系统核证
一些国家已经针对系统核证做了特别规定，例如新加坡就成立了专门的机构进行系统审核和签发证书。我国尚未作出全面的规定，目前仅有一些对电子商务辅助活动使用计算机软件进行核证的规定。如财政部1994年发布的《会计电算化管理办法》针对会计行业的核算软件的核证作出了规定；信息产业部发布的《电信设备进网审批管理办法》和中国证监会发布的《网上证券委托暂行管理办法》都对各自行业的系统核证进行制度规定。但是，专门针对电子文件管理系统的核证制度目前还没有明确法律规定，有的电子文件管理系统是企业与其他软件公司合作开发，有的甚至是自行研发的，没有对电子文件管理系统确立统一的标准并核证。但是从确保安全的角度出发，对系统进行审核许可的时代迟早会来的。
保证电子文件管理系统的合法
软件对于电子证据的生成、传递、存储各环节具有重要的意义，它的合法与否直接关系到了电子证据是否符合法律标准。随着计算机技术及网络技术的发展，对电子文件管理的研究也越来越深入，越来越多的专家、IT厂商进入了电子文件管理系统的研究与开发，开发出的电子文件管理系统也形色各异。在企事业单位引进电子文件管理系统时，需要考虑电子文件系统是否是合法的，这样生成或者所保存的电子文件才能在法律上具有可采性，起到维护形成单位利益的作用。
在对电子文件进行合法性的考量时，主要是依据相关法律法规的规定。对软件产品的合法研制、生产’销售与使用，我国先后颁布了一系列的法律法规进行规范。2000年10月信息产业部颁布了《软件产品管理办法》，其中第四条规定：“软件产品的开发、生产、销售、进出口等活动应遵守我国的有关法律、法规和标准规范。任何单位和个人不得开发、生产、销售、进出口含有以下内容的软件产品：(一)侵犯他人知识产权的；(二)含有计算机病毒的；(三)可能危害计算机系统安全；(四)含有国家规定禁止传播内容的；(五)不符合我国软件标准规范的。”第
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