专业管理系统与档案管理系统的应用与整合
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作者: 徐云龙
随着信息化建设的不断推进，各行各业都在应用或推广信息化管理，在同一个企事业单位，不同的专业在运用本专业的应用管理系统，如财务部门的电算化管理系统，人力资源部门应用人事管理系统，设计部门应用不同的设计系统，档案部门应用档案系统或OA档案管理系统，办公自动化应用不同版本的系统，合同管理系统、基本建设管理系统、计划管理系统数不胜数。在每一个单位都会运用许多个系统，这是信息化建设以来，各个专业信息化建设的成果，为提高工作效率，规范工作程序，防止职务犯罪做出划时代的进步。但是，这些不同专业的管理系统相互之间各自为政，相互之间没有可以进行交流的渠道，无法进行沟通和信息共享。这样的情形在信息化建设的初级阶段较为突出，在一些规模小信息化程度低的单位仍然存在。
DCN数据传输网的建设与作用
DCN（Data Communication Network，数据通信网络）的建设对于信息化的推进起着至关重要的作用。实际上DCN数据传输网就是为信息化搭建一个平台，一种环境、高速公路，让各个管理系统都能在这个平台上运行，它打破了各专业各自为政、信息自封、资源不能共享的局面，为同一个单位、同一个行业或特定的环境实现信息交流资源共享。
建设DCN数据传输网就是为了实现信息化、网络化使资源共享最大化。当DCN建成后，在同一个单位内，各个专业管理系统的信息也就可以相互交流，实现资源共享。DCN网的建设为解决档案管理接收各个专业管理的电子信息奠定了基础条件，档案管理系统就有可能与各个专业搭建渠道，实现电子档案的接收，归档和利用等项具体工作了。
专业管理系统与档案管理系统应用与存储分析
专业管理系统在项目建设的设计中，对业务的分析、流程的分析，每个环节都会考虑得十分细致。如OA系统对收文处理的环节、发文处理的环节以及文书处理的每一个环节流程都会细致考虑。合同管理系统从合同项目的提出、多层次的审批、审核商务报告，技术报告，每一步、每一环节都考虑得十分细致。在专业管理系统中环节考虑得细，是因为从事专业的人对业务熟悉，业务分析得细，IT人员在此基础上按分析做出了管理系统。
每一个专业都十分重视办事的过程和最终的结果，结果就是工作集中表现，这是十分正确的。正如一个拟写请示的人，希望看到批复，进行科研盼望的是成果一样，这无可厚非，十分正常。但是通常在专业管理设计中往往忽略了管理系统最终形成的数据如何存放。这个问题在开始的一段时间还不明显，总是等数据量到了膨胀时，问题才被重视起来。
档案管理系统对办理完毕需要归档的电子文件进行存储、保管和提供利用，与其他专业管理系统有着明显的不同特点。它是对归档的数据进行处理、保存和提供利用，它不产生数据，是对数据的利用。在文件的接收、处理管理过程中，主要由档案管理部门执行。从流程环节来看竖线性流程长，横向性流程短，在数据的处理环节来说较为稳定，复杂程度不及一些专业管理系统。
无论是人工管理档案还是系统管理档案，档案工作的核心一是保管二是利用。保存好数据才可能利用数据，档案数据是档案工作赖以存在的根本。在档案管理系统的设计中业务分析是不能缺少的环节，随着档案工作改革的深入，重利用破烦琐新型思维的确定，为档案管理系统的设计和运用简化了人工干预的程度，最大限度依赖于系统的运行，档案工作流程化、数据处理规范化使得档案管理流程较为规范。
在不同的档案管理系统中在对档案管理流程方面各具特色，一般来说都能实现档案管理的作用，但是在对各个专业管理系统数据的接收、转化，乃至数据迁移上却有着较大的差别。有的档案管理系统本身就依附于某一管理系统，只是这个系统的一个模块，从功能上、存储能力上是无法满足对其他专业系统的数据进行全方位的接收。有的档案管理系统显然是一个完整的系统，但是它没有处在数据传输网络中，不具备与其他专业系统的沟通和往来，只有处于信息传输网络又是一个专门完整的档案管理系统，才能与各专业管理系统进行沟通，接收数据进行交流对接能力，有足够的存储能量和能实现脱机存储能力的档案管理系统，才具备承担网络管理中档案管理的功能。
档案管理系统与各专业管理系统的相互关系
文件是档案的前身，档案是文件的归宿，这个传统的规则也体现了文件的形成和归档档案管理间的关系。档案管理系统是对各专业系统形成的具有保存价值的文件进行鉴定、加工、整理、保存提供利用工作，各专业管理系统是档案数据形成的源泉，档案管理系统是归档数据进行接收储存、整合、备查的终端，形成了一个形成――保存――利用的循环关系。
当专业管理系统的数据传入档案管理系统后，无论档案管理系统是否对数据进行整合，都不影响查询利用，当档案管理系统做了数据整合归档后，在文件查询的信息中会增加文件实体的存放位置标准。当文件数据做了归档，完成逻辑归档和实体归档保存后，即会通知专业管理系统，专业管理系统即可对系统数据进行清理，删除专业管理系统中已经向档案管理系统做了移交的数据，减少专业管理系统的数据压力。移交可以做批量移交，也可做随时移交，档案管理系统随时都可进行文件数据的接收和文件数据的查询工作。
档案管理的主题是在文件数据接收之后开展的各项具体工作，但是有关文件的相关基础数据应在各专业系统（例如：文件的页数、文件主办部门、文件保管期限、文件编码等信息）文件的形成或承办过程中标注出来，使档案管理的基础数据在文件办理过程中形成，档案管理要素前移，为后期的管理准备完整的数据。移交后的档案数据经过档案管理系统整合后进行有效保存，一套做随机保存，另外一套做脱机保存，两套数据保持一致。这样整个网络的数据就处于完全可靠的保管中，不会形成数据丢失无法弥补的情况，档案管理系统实际上也就成为整个网络的数据存储中心。
建立网络档案管理系统是实现网络系统正常运行的重要保证
网络平台提供了各种专业管理系统运行的条件，运行的专业管理系统自然会产生大量的数据，需要加工、保存、备查。专业管理系统一是不能长期保存批量数据，二是不能保存其他管理系统的数据。档案管理系统需要具备数据处理功能，提供利用功能和具备数据储存的能力。建立这样的档案管理系统，对整个网络建设是十分必要完全可行的。
1.建立网络档案管理系统有利于各专业管理系统的正常运行，档案管理系统接收各专业管理系统的数据后，专业管理系统数据压力减轻，有利于系统的正常运行。
2.档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全。
3.建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用，档案的安全保存有了可靠的保证。
4.建立网络档案管理系统有利于档案工作的健康发展，有利于网络建设的节省和正规发展，避免重复建设，重复投资。
总之，在信息化建设的道路上，走什么样的道路，采用什么样的模式，关系到档案工作的健康发展，也关系到网络化建设中数据的安全，资源的利用，投资的精确，是一项值得认真研究的工作。建设档案管理系统应从信息化建设的高度，长远的高度着想。建设一个综合性的网络平台的档案管理系统，才能实现真正意义上的资源共享，实现全方位的档案资源保存和提供利用。
（作者单位：云南省电信有限公司档案馆 600200）
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