城市勘测电子文档一体化管理

来源:用户上传      作者: 罗名海

　　国家档案局2004年科技项目《城市勘测电子档案管理方法研究》于2006年12月正式通过验收。该项目立足办公自动化平台，研究3S技术条件下4D产品电子档案的管理方法，修订了城市勘测电子档案分类方案，制定了城市勘测电子档案标准和规范体系，开发研制了城市勘测电子档案管理信息系统，规范了电子文件归档及电子档案管理流程，突出了全过程管理、空间信息管理和网络化应用的特点，提高了城市勘测电子档案管理水平和服务质量。
　　
　　城市勘测电子档案特点
　　
　　城市勘测电子档案具有强烈的空间信息特点，是描述地理空间位置以及与地理位置密切相关的信息，包括各种平面和高程控制点、建筑物、道路、水系、境界、地形、植被、地名及相关的属性信息，是各种专题信息空间定位与集成的载体。
　　城市勘测电子档案分为勘测工程和基础地理信息两大类，前者属于零散但永久保存的档案，一般分项目管理，来源于日常的勘测工程，一旦归档则长期保存，不得更改；后者属于系统性、成果性的基础数据，具有信息递增和动态更新的特点，一般采取分级、分幅、分层管理，来源于对勘测工程成果的加工、处理、更新和建库。
　　通常公文电子文件是以“件”为单元进行管理，而城市勘测电子文件则以项目为基础，以逻辑案卷单元进行管理，表现出强烈的成套性，其档案的利用也体现了成套性的规律。
　　
　　城市勘测电子档案管理流程
　　
　　城市勘测电子档案管理流程可概括为：电子文件生成→电子文件采集→电子文件积累与预立卷→电子文件鉴别→电子文件归档与验收→电子档案整理→电子档案保管与信息维护→电子档案编研与利用→电子档案统计→电子档案鉴定。
　　（1）收集积累：收集初始登记信息、作业登记信息，将生产项目中产生的电子文件入库管理。
　　（2）验收归档：包括文件验收，验收移交的文件是否符合归档规范，案卷级元数据及文件描述性、管理性元数据是否符合归档要求，对需要补充录入的元数据进行补录；文件归档，将电子文件归档，同步进行案卷级元数据及文件描述性、管理性元数据的更新。
　　（3）案卷整理：进行案卷级元数据的补充，如分类号、主题词等。
　　（4）档案编目：对纸质文件进行排序、装订，登记入库，同时著录归档资料的份数、保管单位、作业单位、编制单位、保管期限、密级等信息，编制档案总目录、分目录、专题目录、案卷目录及卷内目录。
　　（5）档案备份：对电子档案进行脱机备份，存储在光盘介质上，生成光盘目录。
　　（6）档案利用：档案借阅和归还登记，同步进行文件利用元数据的更新。
　　（7）档案统计：对档案信息资源、利用情况、鉴定内容的统计和报表。
　　（8）档案鉴定：包括鉴定审核，对档案进行价值和技术鉴定，密级和保管期限调整，同步进行文件管理元数据更新；档案销毁，将要销毁档案做逻辑删除，光盘销毁，同步进行文件管理元数据更新。
　　
　　城市勘测电子档案元数据标准
　　
　　根据国家标准《电子文件归档与管理规范》，城市勘测电子档案元数据是描述城市勘测电子文件、电子档案数据属性的数据，包括文件的内容、格式、编排结构、硬件和软件环境、文字处理软件、图形工具软件、字符集等信息，具体反映电子文件生成、积累、归档、保管、组织、利用全过程的信息，可分为勘测工程档案元数据和基础地理信息档案元数据两大类，再分为若干层级。
　　（1）勘测工程档案元数据：描述了勘测工程档案的著录标引信息、结构背景信息、管理利用信息等，分为案卷内容元数据和文件级元数据两个层级。案卷内容元数据侧重于对单项勘测工程的内容、作业情况及作业记录的描述，包括工程信息元数据、作业信息元数据、卷内目录信息元数据和管理信息元数据。文件元数据侧重于对单份电子文件内容、类型、背景信息、利用信息的描述，由文件内容元数据、文件管理元数据和文件利用元数据组成。
　　（2）基础地理信息档案元数据：描述了基础地理信息数据集标识、质量、覆盖范围、使用限制、空间参照、数据分发等信息，根据4D产品特点，分为数据库级元数据、数据集元数据、图幅元数据、信息更新元数据4个层级。数据库级元数据是描述基础地理信息数据库属性的数据，包括数据库的内容范围、存储、管理等信息。数据集元数据是描述数据库中数据表所存储的信息及分发服务信息。图幅元数据是对数据库中各图幅（数据块）内容的总体描述。信息更新元数据是关于基础地理信息数据库数据更新工作的描述。
　　
　　城市勘测电子文档一体化管理系统
　　
　　电子文档一体化管理即电子文件与档案管理一体化，是把电子文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理，更加符合电子文件的生命周期和发展规律，同时可以提高电子文件和档案的管理水平和使用效率，是信息化、数字化、网络化背景下文件与档案工作发展的大势所趋。
　　城市勘测电子文档一体化管理系统是结合业务办公自动化开发的城市勘测电子档案管理信息系统，具备完善的元数据捕获和管理功能。对于基础地理信息档案元数据，由GIS系统导入并填写管理元数据。对于勘测工程档案元数据，由系统跟踪业务流程的各个阶段，自动捕获和入库管理，包括项目登记阶段的工程信息元数据、移交办结阶段的作业信息元数据及卷内信息元数据、归档完成阶段的管理信息元数据、借阅调用阶段的利用信息元数据。
　　（1）电子文件生成与采集：电子文件生成就是各类电子文件在其软件平台上从起草到按规定格式定稿的过程。电子文件采集就是以项目或数据库为单元，每一份电子文件定稿后由生成平台向项目文件夹或临时档案库集中的过程。勘测工程在完成项目登记及工程信息元数据捕获后，电子文件按照电子档案分类体系自动实现聚类，按照相关路径进入数据库。基础地理信息电子文件采集由GIS系统自动完成。
　　（2）电子文件的积累：伴随着业务流程的展开，电子文件不断生成，逐渐增多，这个过程就是电子文件的积累。勘测工程产生的电子文件按照预先设置好的逻辑案卷归卷，并按照归档及元数据采集要求捕获电子文件内容元数据，基础地理信息电子文件则以数据库数据扩充的形式实现积累，这种积累过程也称预立卷。勘测工程项目立项后，进入作业阶段，项目小组根据分配的作业任务，按照分类大纲提示和选项，在纸质文件组卷过程的同时，开始电子文件的积累。
　　（3）电子文件的提交：项目完成后，电子文件积累结束，进入移交办结阶段。生产部门依据办公流程，开始进行移交操作。移交办结确定后，系统自动将临时档案库中该项目文件夹的管理权限转移给档案部门。这时，电子文件的实际存储位置没有改变，但生产部门只具有浏览的权限，档案部门被赋予修改、删除的权限，电子文件逻辑归档成功，并同步完成作业信息元数据及卷内信息元数据的捕获，著录后进入元数据库保存。
　　（4）电子文件的迁移：生产部门完成电子文件提交后，档案部门开始鉴别、归档和验收阶段。归档完成确定后，系统自动将电子文件从项目数据库迁移到档案数据库，项目文件夹同时从临时档案库中删除。这种物理迁移过程标志着物理归档的完成，并同步完成管理信息元数据的捕获，包括档号、归档时间、归档接收者、密级、保管期限等，著录后进入元数据库保存。
　　（5）元数据管理：电子档案元数据是与电子文件同步形成的，并随着电子文件的形成、归档及电子档案管理、利用过程的进行而不断累积。完善的元数据管理是保证电子文件的真实性、有效性和完整性的基础。城市勘测电子文档一体化管理系统具备元数据捕获和管理功能，对于基础地理信息档案元数据，由GIS系统导入并填写管理元数据；对于勘测工程档案元数据，由系统跟踪业务流程的各个阶段，自动捕获和入库管理。
　　城市勘测电子文档一体化管理系统贯穿于城市勘测电子文件归档及电子档案管理的全过程，优化了管理流程，改善了信息资源组织，提高了信息安全和共享利用水平，对于提高城市勘测档案工作的科技含量、管理水平和服务质量具有重要的意义。
　　（作者单位：武汉市勘测设计研究院 430022）

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