内外兼修保证工程项目档案质量

来源:用户上传      作者: 江苏省长江公路大桥建设指挥部

　　江苏省长江公路大桥建设指挥部重视工程档案管理，工作中，指挥部一手抓档案内在质量，要求文件齐全完整，签字手续完备，数据、结论准确，文件之间因果关系明确，标段工程档案满足系统性和成套性的要求；一手抓档案外在质量，做到书写材料符合归档要求，在文件形成过程中严格档案“七防”要求，确保文件在形成过程中不受损失。
　　
　　控制内在质量
　　
　　第一，严格工程监理用表审批制度。指挥部编印了《工程监理基本表格表例及用表说明》、《分项工程质量保证资料清单》等各类规范性文件下发各参建单位，参建单位根据规定的文件程序，履行申报、签批职责，并对文件表述内容、所附依据、数据结果、结论意见层层把关，确保文件内容真实、准确，将来具有查考价值。
　　第二，严格文件的原始性管理。规定责任人签字必须系本人字迹，一般情况不允许代签，确因特殊原因，必须出具委托授权书，连同竣工文件一并保存。文件中确因失误造成的文字表述或数据错误，要求责任人必须对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章。
　　第三，严格竣工图编制程序。竣工图由施工单位编制并自检，监理单位进行复检，业主单位最后审定，编制竣工图要求其变更必须与设计变更文件相符，竣工图纸与实物相符，监理在竣工图审核结束后必须出具竣工图审核意见，并归档保存。
　　第四，严格检查制度。归档文件除施工单位自检、监理单位复检以外，指挥部定期、不定期地结合工程进度组织开展工程档案专项检查，档案人员与工程技术人员还协调配合，结合“优质优价、优监优酬”、“项目经理部考核”、“文明工地考核”、“工程质量检查”等工作对工程档案进行联合检查，针对发现的问题，立即整改。其他还注意做好文件的成套性、系统性整理工作。要求竣工文件以工程标段为单位进行收集、整理、归档，施工文件中的质保资料要求按工序进行编排，监理抽检与施工自检文件要对应归档等，使归档文件分类科学、组卷合理，有利于今后的查考和利用。
　　第五，严格缺陷责任期管理。指挥部根据工程项目交工验收委员会的验收意见，认真收集后续工程档案．抓好综合卷文件的归档及竣工图的补缺复审。完成指挥部抽检资料的组卷，补充科研成果的立卷与归档。完善缺陷责任期档案的收集整理等项工作。
　　第六，严格竣工档案的复审工作。在工程进入缺陷责任期间，指挥部在抓好工程质量监管工作的同时，严格对照交通部《公路工程竣(交)工验收办法》、《关于贯彻执行公路工程竣工验收办法有关事宜的通知》要求，积极组织竣工档案的自检工作，多形式多渠道地做好竣工档案查缺补漏工作，主要有：(1)从已验收的工程档案人手，档案室编制档案目录提交各相关责任部门审查、确认；(2)根据《润扬长江公路大桥工程项目竣工文件编制办法》的规定，档案室查缺补漏提交各相关部门需要归档但尚未归档的文件清单，由各部门组织，在规定时间内完成文件的归档工作；(3)对照指挥部签订的工程合同，检查合同要求的成果档案是否移交，并及时补充；(4)严格做好竣工图的最后复审工作，确保竣工图编制准确、清晰、规范。
　　
　　规范外在质量
　　
　　指挥部明确规定全部竣工文件必须确保提供一套完整、准确、系统的原始文件，原始文件必须符合书写材料规范要求：归档文件只能采用墨水和蓝黑墨水书写、绘制，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写；监理用表必须全部打印生成，禁止使用复写纸复制，禁止使用传真纸归档。一些不可避免的原材料质量保证书复印件也必须加盖代理商或项目部的公章，以此证明该文件为厂家提供的复印件：竣工图采用一次性出新图的方式，并逐张履行签字手续，全部文件必须采用70克以上的复印纸制作。同时，还要求归档文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁。施工、监理单位认真贯彻落实指挥部的归档文件要求，采取多种方式，克服诸多不利因素，采取部分用表计算机打印、现场原始记录专人旁站抄录等方式，还有的项目部要求现场技术人员在抄录前必须先洗手等多种控制措施来确保案卷内数据的真实性和文件的整洁度。

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