《电子签名法》对电子文件管理的影响

来源:用户上传      作者: 陈竞亚

　　２００４年８月２８日，十届全国人大常委会第十一次会议表决通过了《中华人民共和国电子签名法》（简称《电子签名法》），并将于２００５年４月１日起施行。《电子签名法》的通过和实施，将对人们的工作和生活产生深远影响。
　　《电子签名法》正式实施后，最直接的影响就在于，赋予了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，并明确了电子认证服务市场准入制度，保障电子交易安全。它使人们越来越容易摆脱纸质文档的束缚，更多地利用互联网从事电子商务和电子政务等日常活动，包括网上购物、网上付款、网上申请、网上报关报税等。
　　这部法律的出台和实施，不但对电子商务、电子政务的发展起到极其重要的促进作用，而且对于档案部门的电子文件管理也将产生巨大的影响。
　　
　　一、电子签名和数据电文
　　
　　《电子签名法》中所称的电子签名，“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”①数据电文“是指电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息”②而在档案管理中，电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件”。③
　　尽管档案管理中电子文件和《电子签名法》中数据电文的定义在表述上不尽相同，但在内涵上，两者基本一致。因此，可以通俗地说，电子签名就是通过密码技术对电子文件的电子形式的签名，它并非是书面签名的数字图像化，而是类似于手写签名或印章，也可以说它就是电子印章，电子签章，而数据电文即是电子文件。
　　
　　二、《电子签名法》的施行将改变档案部门对含有电子签章的电子文件的管理要求
　　
　　根据《电子文件归档与管理规范》，“对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章”。这主要是基于电子签章还没有法律效力，必须通过保存手写签名或盖章来保证电子签章的法律效力。而现在由于电子签名具有与手写签名或者盖章同等的法律效力，所以对于含有电子签章的电子文件，归档时没有必要、也没有可能全部要求附加有法律效力的非电子签章。因此，在某种程度上也将改变档案部门对含有电子签章的电子文件管理的要求。
　　
　　三、《电子签名法》的施行明确了电子文件满足法律法规规定的保存要求及原件形式的条件
　　
　　《电子签名法》不但赋予了可靠的电子签名的法律效力，而且规定了“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式”。④同时，对数据电文满足法律、法规规定的原件形式的条件、满足保存要求的条件也作了具体的描述。因此，如果档案部门要将电子文件作为满足法律、法规规定的原件形式，要满足法律、法规规定的文件保存要求，就必须使电子文件“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改”⑤“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收时间”。⑥显然，这就明确了满足法律法规规定的电子文件的保存要求及电子文件作为原件形式的条件，使档案部门的电子文件保存更有目的性、针对性。
　　
　　四、《电子签名法》的施行增加了档案部门的电子文件管理难度
　　
　　从档案部门的电子文件保管来讲，由于《电子签名法》的实施，一方面，档案部门不但要保证电子文件的真实性、可靠性和完整性，还要保证电子文件符合法律、法律规定的保存要求，另一方面，对于含有电子签章的电子文件来说，档案部门不但要保存电子文件，还要保存相应的电子签名。由于电子签名本身是一组用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，它通过计算机来产生、传送、接收、确认和保存，所以要保证一个电子文件上的电子签名的真实性和长期可读性，难度很大。目前还没有现成的长期保存电子签名的方法。
　　
　　五、《电子签名法》的施行将促进电子文件管理的发展
　　
　　根据《电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力；能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用、能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求；数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。因此，对于电子文件的管理，没有必要、也没有可能全部采用“双套制”。可以预见，《电子签名法》在２００５年４月１日起施行以后，将有大量的含有电子签名的电子文件产生，而从档案部门的职能来看，也将责无旁贷地承担起长期保存电子文件这一任务，所以，档案部门将面对如何长期保存电子文件这一紧迫任务。这就促使各级档案部门必须重视电子文件管理课题的研究，积极探索含有电子签名的电子文件的管理办法，尽快采用科学、有效的电子文件长期保存手段。只有这样，才能将各行各业形成的含有电子签名的电子文件进行妥善保存，满足社会发展的需要。
　　
　　六、《电子签名法》的施行将为电子文件的传输提供一种安全有效的办法
　　
　　保证电子文件的真实性、完整性和有效性，必须在电子文件的建立、传送、保存过程中采用有效的先进技术、实行严格的管理制度。由于可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，所以可以在电子文件管理中采用电子签名技术，通过在电子文件传送各个环节中采用电子签名，使电子文件的接收方可以以此验证电子文件发送者的真实身份，确认电子文件在传送过程中未被篡改，同时发送方也应对发出的电子文件负责，使用这种严格、科学的方法可以较好地验证电子文件内容的真实性和完整性，从而最大限度地保证电子文件的真实性和完整性。
　　
　　注释： ① 《中华人民共和国电子签名法》
　　③ 《电子文件归档与管理规范》
　　②④⑤⑥同①
　　（作者单位：广东省档案馆 ５１０６３０）

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