加强电子档案的管理与利用

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　　摘要：科技的发展促进了工作方式的转变，信息技术的广泛利用出现了越来越多的电子档案，而且这一趋势是逐年上升，管理这些电子档案已经变得迫在眉睫，如何有效的加强电子档案的管理是目前档案部门的一个重要课题，通过对电子档案更好的管理，使电子档案能够更加便利地发挥价值。
　　关键词：加强;电子档案;管理;利用
　　中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0151-01
　　电子档案是指机关单位或其他组织在处理公务的过程中，通过电脑、网络等设备传输和存储的文本、图片、音频、视频等资料，这些资料要根据时间、范围、技术要求、格式等规范进行整理，保证其质量。下面笔者就从电子档案利用的主要途径，加强电子档案的重要意义，做好电子档案管理的主要措施方面进行阐述。
　　一、电子档案利用的途径
　　电子档案与纸质档案相比较，其查询准确率比纸质档案快速的多，检索起来非常的方便，但电子档案必须有相应的信息技术的支撑，这样优势才能得以发容量，通过复制、网络传输、直接利用三种途径来实现。
　　1.复制。电子档案最方便的就是拷贝。可以向使用者提供原始的数据状态，使其使用过程具有了权威性和说服力。档案管理部门把可供复制的资料提供给使用者时，应该把文件及匹配的软件提供给用户或者把文件转化为通用的格式，当用户不会使用软件时，档案管理人员也可為其提供图片或其他形式供其复印。
　　2.网络技术。通过网络的便捷可以使档案室进行功能进行延伸，而且节省了时间和物力，是目前电子档案室建设的重点，通过网络通讯技术，可以使用户足不出户就可以轻松访问资料，并且在不同的档案部门实现资料的互相交流学习，以及向上级报道档案资料，都可以通过网络信息技术来实现。
　　3.直接利用。利用档案部门的软件，可以打通多个平台相互之间的通道，使档案在多个部门可以共享、查询。提高了信息的准确度和效率。使多个读者同时共享一份电子资料，这是目前档案平台建设的重点，当然这也要求档案管理部门做细、做精档案信息资料的质量，提供更多、更有价值的信息资源。
　　二、加强电子档案管理的重要意义
　　电子档案在目前大多数单位都未引起足够的重视，事实上管理好电子档案的意义是非常重大的。这也是将来由档案管理部门需要转变的思维模式，对传统的管理模式进行有效补充，下面分析电子档案管理的意义。
　　1.加强电子档案管理，节省了劳动力
　　以前的档案管理，特别是年久的档案资料，破损很严重，需要投入大量的大力物力来保护，并且不可避免地存有被损坏的风险，如果将其转化为电子档案，这样很多资料不需要去人频繁的触碰，减少档案的损坏率，通过信息的检索可以轻松的查阅，减轻了档案工作人员的工作量，提高了档案归档、检索的速度，虽然前期工作略为繁重一些，但后期将大大减轻人力物力，实现电子化后，工作效率也将大大提高，除非有特殊情况需要查看纸质资料，一般只需要看电子档案即可。
　　2.加强电子档案管理，优化了档案管理服务
　　档案管理的作用是为使用者提供便捷、高效的服务。当信息资源实现信息化后将可以实现信息网络传播，这是电子档案的优势，大量的资源存储在云数据中，一是实现了用户的快速检索、筛选，二是实现了阅读不受限于时间，三是提高了信息的价值。为查阅者提供高质量的服务就要要求档案管理人员必须要拓展知识面，学精网络信息技术，做到档案资源与信息技术的有效整合，提高自身的业务素质，使档案管理工作发挥出它的社会效率。
　　3.加强电子档案管理，满足不同使用者的要求
　　社会的发展，对档案资料的依赖越来越强，有更多的使用者不仅需要原始的文本材料，还需要原始的图片、影像等资料，传统的档案管理模式是无法满足其需求的。而电子档案这种易于传播性和便捷的复制可以满足使用者的多种需求，使用者也减轻了后期整理文本的工作量，引用、整理都会变得很轻松。社会的发展促使档案管理工作向电子化转变，科学技术越发达，信息量就会增加，传播的资料会增多，档案工作的任务越繁重，也表现出一种动态性，加强电子档案的管理也是适应社会多样化需求的结果。
　　三、做好电子档案管理的主要措施
　　1.健全档案使用制度，有效整合档案资源
　　档案的使用要规范，必须建立相应的制度，电子档案也一样需要制度的规范。查阅档案必须获得批准，什么级别的档案都应做到明确的分类。电子档案可以使用网络信息技术软件来进行分类，同时做好收集、整理电子档案的规范性，保证电子资料的及时入档，使用者可以及时查阅到。而纸质档案也不能完全遗忘，做好两者之间的整合与互补，提高档案的使用效率。
　　2.档案使用要规范，加密处理要妥当
　　电子档案的易于传播复制性，使信息更容易被泄露。因此要对电子档案的密码级别进行有效管理。对不能完全公开的档案资料，不能使用复制方式提供给使用者，即使浏览也必须要档案管理人员的监管之下进行。采取网络端口或移动APP端进行访问时，要采取相应的加密进行处理，并且使用的密码要不定期更换，采取稳妥的方式保证档案资料的安全。
　　3.建立“双套制”模式，保证级别信息的安全
　　“双套制”指的电子与纸质档案同时入档保存。这项工作要求的标准是比较高的，这就要求档案管理人员提高专业技术能力，熟练掌握办公应用软件、计算机网络、档案后台管理软件等相应的现代信息技术，这样才方便进行工作的开展。同时“双套制”需要解决档案的级别分类的问题，即那些档案实行，那些档案不实行都要有明确的划分标准，使档案管理人员进行来准确识别，这样才能保证重要的资料不遗失，重要的信息完整保存。
　　4.提高档案管理人员素质和责任心
　　电子档案同样遵循档案管理的严格要求，档案管理人员必须认识到档案的重要性，既做到合理利用，同时又需要保证这些珍贵资源的安全性，档案室要做好防火、防水、防虫、防盗等多种预防工作，配备相应的安全设施设备，定期检查消防设备，档案管理工作比较单调，必须要有强烈的责任心和恪尽职守、甘于清贫的工作作风，数十年如一日，坚守工作岗位，使档案资源得到可靠、安全、有效的保护。
　　现代社会正处于信息繁荣时期，互联网技术渗透到每一项工作中，由此产生出更多的电子档案，电子档案的保存与利用是当前一项复杂的工作，要根据单位的实际情况，加强管理，确保电子档案的安全和使用规范，尽可能多为使用者提供服务，使其发挥出应有的价值。
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