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关于加强档案利用与安全保密管理的探讨

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  摘要:随着社会的不断发展在行政管理和人力资源的调配上对于人力资源的高效调配工作开展质量越来越重视,同时随着社会发展中对于精细化管理产生效果的不断重视,在档案管理方面通过有效的应用档案管理中的信息进一步的发挥出较好的社会效益和经济效益在发展中不断的被人们接受和认可,同时在档案利用和管理中应该充分的处理好档案的涉密保密工作和档案合理利用的高效性,进一步加强档案利用管理中信息利用重要性的认识。
  关键词:档案管理  保密利用 档案保管
  在档案管理工作开展中,想要进一步的提高档案管理利用信息的效益,就应该在管理过程中进一步的重视管理的安全性,在档案管理中档案保密和利用效率二者之间的关系相辅相成。具备有很强的互相影响作用,同时在管理工作开展中应该将档案管理保密和答案信息应用之间形成良好的互动,通过保密工作进一步提高档案资料信息应用的效率。
  一、档案利用和保密管理工作开展的现状
  在档案管理工作开展中,由于受到重保轻用的工作开展传统指导思想的影响,导致在档案管理中大部分的档案资料内容得不到有效的应用,甚至在档案管理工作开展中对于一些很有利用价值的管理资料和文件,由于在管理中保密工作和意识的不断强化,导致档案中有重大利用价值的信息在长时间的放置中,出现束之高阁现象,最后失去利用价值。在档案管理工作中对于管理开展中管理指导思想理念方面应该及时的根据时代的发展形成正确的指导思想,同时将档案管理中档案资料的价值利用效率也充分的考虑到档案管理工作中去,在档案管理发展中应该全面处理好档案管理保密和资料信息利用效率的问题,在管理中不能够出现管理方面偏向某一方的问题。同时强化档案管理工作开展好坏的评级意识,档案管理工作开展好坏会直接的影响到事业单位甚至是国家的信息安全和经济利益。
  二、加强档案利用和安全保密工作中存在的问题
  (一)档案保密管理中保密意识不强
  在事业单位和企业发展管理中,对于进一步的适应时代发展和市场经济体制变化,就需要在事业单位和企业日常管理开展的过程中不断的加强档案管理的工作效率,同时为了进一步为企业运营带来最大的服务支持,就要不断适应管理改革的发展进一步对档案管理中档案的有效利用和档案管理中保密工作进行进一步的深化研究,在当前档案管理利用和保密工作发展中由于档案管理中普遍会存在档案管理保密意识差的问题,由于在档案管理中相关的档位机构设置之间,在档案管理保密工作开展中机构之间人员的交流沟通价位频繁,同时在档案利用中随着时代的发展对于档案利用的频率也会越来越高,因此在档案的综合化利用和保密管理中就会因为在档案利用中利用程度不断加大而导致在档案管理中,对于管理的保密意识出现弱化的现象,同时在档案管理发展的全新过程中由于档案管理中對于新发展时期的档案保密规定存在一定程度的规则制定不合理不完善,导致档案管理中保密工作开展环节和流程中经常会出现疏漏。
  (二)档案管理利用制度方面不完善
  在档案管理开展的新时代下,在档案管理开展的过程中应该将档案管理中系统化的档案管理的制度和体系进一步的依照《档案法》《保密法》中最新的相关规定进行进行的规范化制定,同时在完善档案管理保密工作和档案管理利用规章制度的过程中应该由于在对相应规章制度制定中没有严格遵循有关的规定,导致在档案利用和导案利用保密工作中存在工作开展没有有效的制度和措施的保证,同时在管理工作执行中也会缺乏相应的执行力,由于在档案管理中制度规章方面没有进行进一步的规范和落实,导致在档案利用和保密管理工作中,档案管理难以形成强有力的管理体系。
  (三)档案管理中管理人员能力责任意识问题
  在实际管理工作开展的过程中应该由于在管理流程和管理中没有形成严谨的工作开展作风,同时管理中涉及的资料和档案中没有对所有档案的文件的头尾都有清楚的了解和认识,对于自己所管理的每一份档案都应该明确掌握管理中具体的手续和操作标准化流程,导致在开展档案管理中综合化应用管理能力方面出现问题。同时在管理档案中,管理人员还要不断提高档案秘密无形泄露的意识,由于在管理工作中长时间的与资料内容进行接触,导致在头脑中会对档案资料形成记忆,自日常应该不断强化对头脑中记忆内容的不经意泄露意识。
  三、档案管理中保密工作开展措施
  (一)强化档案管理存放保密工作开展规范和意识
  在档案管理和利用工作开展中,工作开展环节中需要重点进行注意的问题就是进一步的强化在档案利用中,对档案管理中的保密意识进行不断的加强,档案保密工作中为了进一步的提高档案管理保密工作开展的有效性,就要对档案管理中涉及到保密工作各个环节进行有效的保密措施制定,在档案保密中对于档案库房保密工作开展质量会直接影响到导案的安全,库房档案管理作用管理工作重要内容,在开展库房档案管理过程中应该进一步的安全相关的详细具体规定来开展库房档案安全管理和保密工作,同时保存档案的库房在开展建设中应该根据相关标准和要求开展施工和建设,在建设中应该对库房的一些建筑性能和建筑条件进行有效的规划,在档案管理开展的一些事业单位和企业,对于档案管理保存方面不具备库房管理条件的一般会将库房设置在办公楼内的相应位置,在这些事业单位和企业中在进行档案管理中应该注意的问题就是,在档案管理存放中,不是随便的一间办公室就可以作为档案管理存放室的,在档案管理存放方面问题上应该充分的考虑到档案存放办公室的先关位置,在存放位置和楼层上尽量不要采用办公楼的底层作为档案存放的楼层,同时在办公楼内存放档案,档案室的安全保护措施应该和普通的办公室区分开来,在办公楼内的档案管理室应该进一步强化对门窗的安全防护和加固工作,同时在办公楼中将办公室设置成档案管理库房,在办公室和库房位置分布中应该进行明显的隔离设置,同时档案存放的库房还应该和档案的调阅室进行隔离设置。在办公楼库房管理中对于管理的安全性和可靠性应该安排专门的档案室安全保卫人员和管理人员,同时在档案室管理中对于安全管理和档案管理条例中,都应该形成详细的制度和细则,在档案管理库房中除了安全保卫人员和档案管理人员以及相关人员之外应该严格禁止任何无关的人员出入。在档案管理和保密工作开展中,进一步的强化档案库房管理开展的效率是提高档案信息利用效率和管理效率的重要保障,同时加强档案管理库房的安全保卫工作是维护档案安全的重要措施。通过在档案保密管理中进一步的规范工作开展的进一步细化和安排,提高档案保密和保管人员的档案保密意识。   (二)强化档案日常管理制度建设力度
  档案在进行调用和管理中应该对相关的操作过程中的行为进行明确的记录,在档案的移出、销毁、调阅中应该进一步的规范化有关的处理手续和流程规定,在档案的操作中应该强化相关负责人的责任意识,同时在档案的处理和转移中应该强化相关负责人的签字制度,自档案处理移交中应该认真的进行档案流转的记录,同时对档案处理中设计到的负责人签字手续委托和档案处理中的查阅权限等的问题应该进一步的强化管理。在档案信息使用和处理中,档案使用完毕之后应该及时对档案的内容和档案的数量进行有效的检查,确保在档案调阅和使用的过程中不会出现被恶意修改和泄密的问题发生。同时对于档案调用和管理中出现的问题,应该及时对问题的原因进行追究和调查,对档案管理中出现的问题进行及时的补救。在档案管理工作中应该将档案管理保密和档案管理中信息的利用进行关键环节的工作开展管理措施的强化,通过进一步的细化管理流程,来针对流程中问题细节加强制度的完善。
  (三)不断提高档案管理人员能力和素质
  在档案管理工作和保密工作开展的过程中,档案管理人员的工作性质十分的特殊,在档案管理工作开展中档案管理员会涉及到一些机密性很强的资料和档案,在档案管理中,管理员具备知密早,同时在秘密资料内容和范围上管理知密的内容也比较多,应该在档案管理工作员开展管理工作的时候,应该全面意识到自己所负责的大小,管理档案中应该保持对党和国家秘密的最高保密原则,同时在工作开展中应该进一步的认识到档案管理的重大责任。同时在开展档案管理工作中管理工作开展的好坏会直接与档案管理人员的管理能力和基础素质产生直接的联系,因此在档案管理工作人员开展工作的过程中应该对管理工作负有强大的责任心,同时在工作开展中应该形成较强的事业心和最高程度的保密意識。
  四、做好档案利用中的保密工作
  档案管理中处理好保密和信息利用关系,在档案管理工作开展中应该对档案资料信息和利用和管理保密中的矛盾进行有效的调节,通过进一步强化保密工作开展的效率提高档案资料信息利用的效率。在档案管理保密和利用中,应该对利用和保密管理中的关系进行有效的处理,在管理中应该将“保”、“放”结合的思想指导作为开展管理工作的重要指引。在档案管理工作开展中对于档案资料中涉及的一些内容,正确处理好保密和公开的信息分类,在档案管理信息利用中既要对资料内容中涉密的信息提高防范意识,同时还要通过档案管理中应该公布的内容来进一步提高档案管理工作开展的效率。在档案管理保密和利用中,应该同时做到既把好保密的工作开展环节,同时在档案信息公布沟通交流渠道建设中,应该通过交流渠道建设进一步的提高档案保密和利用工作的效率。在档案管理工作日常开展中对于保密工作开展的各个环节应该不断加强工作中管理人员责任心,在管理中应该对工作敬职敬责。在档案管理工作实际开展的过程中由于档案管理人员对于管理工作传统理念的认识没有进行改进和提高,导致在管理工作开展中,对于档案资料管理工作开展内容方面普遍存在重视管理中档案信息的内容保密性,但是对于档案管理中资料信息的利用方面出现了很大的不足。这样就会在档案管理中出现一些弊端。
  五、结语
  在档案管理工作中随着时代发展和社会的进步,档案管理工作开展的过程中由于档案管理中产生的社会价值和经济效益越来越高,在管理工作开展中应该全面的重视管理中对各项管理措施的制定科学性和合理性,同时在档案管理方面应该形成系统化的档案管理工作体系,在档案管理中充分的处理好档案管理信息的保密和档案资料的利用工作,进一步发挥出档案管理的效益和价值。
  参考文献:
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  (作者供职于中国人民银行怒江州中心支行)
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