企业档案内容数据库的建设

来源:用户上传      作者: 王金木

　　
　　一、企业建立档案内容数据库的必要性
　　
　　 为了方便档案利用者查阅档案原文，实现馆际档案信息资源的交流与共享，提高档案利用和编研工作的效率，不少综合档案馆和文件利用中心已建立档案内容数据库，并取得很好的应用效果。企业也要重视和开展建立档案内容数据库的工作。
　　 近年，随着新的文书档案整理规则在企业推广应用，很多企业的文书档案管理开始采用文件级管理，因而在企业建立档案目录数据库过程中，增加了文件级文书档案目录数据库的内容。文件级档案目录数据库的建立可方便利用者直接查找到所需要的文件。但是建立文件级档案目录数据库在方便利用者利用档案方面还是有限的，因为文件级档案目录数据库的功能只能解决档案利用中的文件检索问题，不能解决方便档案利用的其他问题，例如，不能解决利用者不到档案室就能够查阅文件原文的问题。
　　 随着企业信息化管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行ＯＡ系统，实现无纸化办公，档案利用者可以在自己的办公室里借助档案管理部门在网络上发布的档案目录，通过计算机十分方便地查找到所需要的档案，改变以往利用者必须到档案室才能查阅档案目录、检索档案费时费事的状况。然而，档案目录上网也只能使档案的检索更方便、更快捷，利用者仍然必须到档案室才能查阅到档案原文，这不能不说仍然是一件遗憾的事。
　　 利用者查找档案目录的最终目的是要通过查找档案目录的途径实现查阅档案原文的目的。如果企业档案管理部门能够想办法通过自身不懈的努力，使档案利用者借助计算机局域网不仅能够查找到所需要的档案目录，而且能够直接查阅到所需要的档案原文，就可以弥补这一缺憾，就可以在方便利用者利用档案方面做得更加彻底、更加完美。这个办法就是要在企业建立档案内容数据库（俗称原文数据库），并让其上网。
　　 建立企业档案内容数据库还可以为实现全文检索创造条件，为档案利用者提供更便捷的档案检索途径；还可以实现最大限度的档案信息资源的交流与共享，在较大范围内充分发挥企业档案信息资源的作用。建立企业档案内容数据库的另一个好处是，在建立企业档案内容数据库的过程中，通过扫描的文件材料经ＯＣＲ识别后，可以很方便地转换为可编辑的Ｗｏｒｄ文档，这些文档连同其他文字信息和影像信息给档案利用者对档案材料的选取或引用带来极大的方便，能最大限度地满足档案利用者的需求。
　　 如上所述，笔者认为，随着档案信息化建设步伐的快速推进，企业信息化管理工作的深入开展，为了进一步做好企业档案的利用工作，提高企业档案管理水平，企业有必要建立档案内容数据库。
　　
　　二、建库的方法
　　
　　 企业建立档案内容数据库通常是采用数据导入和原文扫描两种方法。为提高建库效率，在建库时应遵循“能导则导，不能导则扫，先导后扫”的原则。例如，对实行文档一体化管理的企业，以及实现办公自动化、无纸化办公的企业，在建立文件数据库时，应当充分利用企业已有的档案信息资源，将办公系统中的文件内容直接导入到档案管理系统中来，避免重复劳动。即使在必须采用原文扫描的方法才能建库的情况下，也应该充分发挥档案管理软件批量扫描的功能，尽可能采用高速扫描仪进行扫描，因为这样做可以大大提高扫描的质量和工作效率。
　　 在建库的过程中，还应尽量采用先易后难、因陋就简的方法。尽管各个企业千差万别，档案的种类繁多，但纵观企业档案的种类，大致可分为三大部分：文字部分，其主体是企业形成的文件；图形部分，其主体是企业形成的图纸；影像部分，其主体是企业的荣誉档案、音像档案。在一般情况下，企业可按照档案的不同种类，分别建立起文件数据库，图纸数据库和音像数据库，然后再通过档案号或其他媒介与档案目录数据库相连接，共同构建企业档案信息化的网络格局。在建库的顺序方面，应考虑档案内容数据库的利用率和难易程度，例如，对生产型的企业而言，通常可先考虑建立文件数据库，再建立音像数据库，最后建立图纸数据库，因为建立图纸数据库的工作量较大，而且需要能实现光栅―矢量转换的专门图形处理软件。此外，各个企业可根据自身的特点和规模的大小选择建立各自的档案内容数据库，例如，对经营型的企业而言，可以不考虑建立图纸数据库；对小企业而言，可以不考虑单独建立档案内容数据库，而考虑采用挂接的方法，把相关的档案内容直接挂接到档案目录数据库里相应的条目中去。
　　
　　三、应该做好的几项工作
　　
　　 为了进一步建好企业档案内容数据库，笔者认为还应该注意做好以下几项工作：
　　 １． 做好文件材料入库前的鉴别工作。在建立档案内容数据库之前，最好应对档案进行鉴定，剔除不应归档的内容。同时，与综合档案馆和文件利用中心建立档案内容数据库的情况相类似，企业在建立档案内容数据库的过程中，即使是应当归档的文件材料也绝不可能一次性都进入档案内容数据库。究竟应该让哪些文件材料先入库呢？这就有一个文件材料入库前的鉴别问题。尽管这个问题的重要性不能与档案进馆前和档案销毁前的鉴定工作相提并论，但对建立档案内容数据库而言，这是一个必须首先要解决的问题。
　　 如前所述，企业建立档案内容数据库的主要目的是方便利用者利用档案，但由于企业档案管理的某些特殊性，在考虑文件材料入库时至少要妥善处理好两个关系。首先是要处理好方便利用与建库成本的关系，优先考虑让利用频率较高、保存价值较大的文件材料先入库。例如，以文书档案为例，应让永久保存的文书档案先入库，再考虑长期保存的文书档案的入库问题，短期保存的文书档案再次之；对于保管期限将至、临近失去保存价值的文书档案就可以不考虑入库，以节省建库成本。其次是要处理好方便利用与保密的关系，以维护企业的合法权益。例如，被企业确定为内部事项以及密级的文件材料，或设专柜保管的文件材料，如企业高层会议记录，现行的印模原件，企业的核心技术、专有技术的档案，会计档案等均不宜入库。
　　 ２． 做好科学化、规范化的建库工作。建立企业档案内容数据库是一项专业性、技术性很强的工作，建库过程中会遇到很多问题，而这些问题基本上都可以在上级档案部门下发的文件或标准中找到相应的解决办法。实践证明，这些办法都是非常科学的、规范的、有效的，其中包含着前人极其丰富的建库经验，能够帮助企业建立科学的、规范的、实用的档案内容数据库。如果企业各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪费人力、物力、财力和时间，也不利于企业档案内容数据库的管理、交流和信息共享。
　　 因此，企业在建立档案内容数据库时，一定要严格遵守上级档案行政管理部门有关建立档案内容数据库的各种规定。例如，《电子文件归档与管理规范（ＧＢ／Ｔ１８８９４－２００２）》规定，文字型电子文件以ＸＴＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ为通用格式，扫描型电子文件以ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ为通用格式，视频和多媒体电子文件以ＭＰＥＧ、ＡＶＩ为通用格式，音频电子文件以ＷＡＶ、ＭＰ３为通用格式以及有关电子文件稿本代码的规定，电子文件类别代码的规定等等，凡此种种，企业在建立档案内容数据库时都应该严格遵照执行，努力建立起科学的、规范的企业档案内容数据库。
　　 ３． 做好档案利用权限的管理工作。大家知道，由于企业档案的特殊性，在档案利用方面，除了依照《档案法》应该向社会开放档案外，其余的档案在一定的时间内都有一定的利用范围。我们所说的“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便；而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便，而且要加以阻止。由于档案目录数据库的主要功能是方便档案利用者“查找档案”，而档案内容数据库的主要功能则是方便档案利用者“查阅档案”，二者的功能有很大的差异，因而在建立企业档案内容数据库时，要十分注意做好档案利用权限的管理工作。
　　 档案利用权限管理工作的重点是做好档案利用权限的设置工作。设置档案利用权限实际上是在特定的时间内对可利用某些档案的人员进行限定的一种方法。通常，计算机档案管理软件都有档案利用权限设置的功能，档案管理系统的管理员务必要按照档案管理部门给定的档案利用权限的各种规定，对每一份档案及时设置档案利用权限，确保企业档案安全、有效地利用，使企业档案更好地为企业的生产建设和经营管理服务。
　　 总之，随着档案信息化建设步伐的不断推进，企业档案工作的深入开展，为了更好地做好企业档案的利用工作，进一步提高企业档案管理水平，企业很有必要建立档案内容数据库。当前，企业建立档案内容数据库有很多有利条件，企业档案管理部门应抓住机遇，克服畏难情绪，努力工作，同时争取企业领导的支持，积极创造条件建立企业档案内容数据库。企业在建立档案内容数据库的过程中应坚持科学、规范、实用、可靠的原则，力求减少失误，避免返工，提高建库效率。

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