国际工程总承包项目文件的管理
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作者: 李明君
国际工程总承包项目，即工程的设计、采办、施工试运（ＥＰＣ）由一个国家的政府部门、公司、企业或项目所有人（工程业主或发包人）委托国外的工程承包人负责按规定的条件实施完成。从宏观层面分析，它包含三个流程：一是人力资源流程，包括项目各职能管理人员、专业工程师、专业施工安装队伍；二是材料设备流程，包括工程施工安装所需的机械、设备、工具、用料、备品备件等；三是文件信息流程，即项目文件资料，包括从项目投标报价、合同签订到工程竣工验收整个过程中形成的各种文字、图纸、数据、表格、音像资料等，是项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等各方面状况的真实记录。做好国际工程总承包项目文件资料管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，优化组织，使之成为准确翔实地反映国际工程总承包项目真实面貌的有价值的信息，从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验，使我们的项目管理逐步与国际接轨，向国际水平靠拢，这是国际工程总承包项目中一件意义重大的事情。
国际工程总承包项目文件资料的范围
国际工程总承包项目的文件资料指从项目投标、合同签订、工程勘测、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更索赔、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和，具体内容包括招投标文件、会议纪要、总包合同、分包合同、施工图纸、采购询价订单文件、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、质量检查文件、项目管理文件、交工验收文件、变更索赔谈判文件等等。此外，值得一提的是，项目经理部为参与项目投标、开拓市场，收集并整理的工程所在国有关法律、法规，当地市场信息，自然地理信息，工程实体概况，场地与环境条件，参与建设的国内外各单位概况等，虽然不属于某一具体工程项目，但也是项目经理部文件信息构成中极为重要的组成部分，应作为文件资料一个类别，单独整理保存。
国际工程总承包项目文件资料的特点
形成渠道多，来源地理范围广。由于国际工程总承包项目往往涉及一国或多国的业主、监理、合作伙伴、国内外供货商、分包商等等，比如中国石油工程建设（集团）公司在苏丹承建的各油田建设项目，业主是由中国、马来西亚、加拿大、苏丹四国组成的大尼罗河石油作业公司（ＧＮＰＯＣ），监理是马来西亚ＯＧＰ公司，还有英国ＰＢ Ｐｏｗｅｒ公司（Ｕｎｉｔｙ电站项目），合作伙伴有芬兰Ｗａｒｔｓｉｌａ公司（Ｕｎｉｔｙ电站、２＃４＃泵站等项目），设计分包商则是加拿大与中国设计单位组成的联合体，供货商更是遍布及亚洲、欧洲、北美三大洲十几个国家和地区。相应地，工程项目文件资料形成于项目经理部与上述各方的工作业务往来过程中，同时还形成于项目经理部内部部门之间、项目经理部与所属公司各职能部门之间。
国际工程总承包项目文件以国际通用语言英语为主。英语是国际工程总承包项目的工作语言，如招投标、合同文件、与业主、监理、国外分包商、供货商往来信函等都使用英语。同一文件不同版本之间如果出现异议和冲突，则以英文版本为准，英文版具有最终的法律效力。
国际工程总承包项目文件资料的管理
国际工程总承包项目文件管理，简言之就是贯穿于工程实施全过程的文件、图纸等各类资料的接收、发放、登记、保管、利用及存档工作，目的和作用是为工程实施和变更索赔提供有说服力的文件支持，为实现工程项目经济效益和社会效益最大化提供切实有效的信息服务。项目文件资料管理应适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平，为此应建立项目文件资料管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。
中国石油工程建设（集团）公司苏丹油田工程项目经理部设立了文件控制部，其主要职责是在项目投标报价和设计、施工、安装阶段，负责项目各类文件资料的收发传递、分类汇总、保管查询。在项目竣工验收阶段，配合项目施工管理部、质量管理部、采办部等部门，按照合同规定和业主要求，将各类竣工文件收集汇总，整理组卷，并递交业主。在工程变更索赔阶段，则配合合同管理部、计划控制部等部门，收集整理变更索赔支持文件。在工程项目结束以后，负责收集项目档案，整理组卷，向项目经理部所属上级公司档案室移交。
１． 计算机、通讯网络等技术手段的应用，为做好文件资料管理，建立畅通、高效的项目信息流程供了必要的硬件基础。苏丹油田工程项目经理部分成三国（中国、阿联酋、苏丹、）四地（北京、阿布扎比、喀土穆、苏丹南部黑格里油田现场）办公，主要物资采购在北京，设计主要在阿布扎比，项目管理协调、投标报价主要在喀土穆，施工安装现场则在苏丹中南部黑格里。随着不断承接新的工程项目，施工地点分布范围不断扩大，现在同时在苏丹中南部黑格里、富拉、以及苏丹红海之滨港口城市苏丹港拉开战线，各施工现场与项目管理指挥中心喀土穆距离都在７００公里以上。２００３年年初公司专门投资在喀土穆、黑格里、富拉三地与北京之间建立了卫星通讯网络，电话、传真更加畅通，电子邮件互联网通讯系统也建立起来，三地之间和三地与北京之间信息传递状况有了极大的改善，项目文件资料管理随着工程的进展而进行，各类文件资料按照项目管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字以保证文件内容准确、真实、有效，文件的传递处理做到迅速及时，保证项目管理和施工安装得到所需要的文件、图纸、数据。
通讯条件的改善，电子邮件系统的投用，对文件信息管理提出了更高的要求。如何利用先进的通讯网络，保持项目管理中心与各施工点之间文件信息输入、整理、存储保持同步和一致，如何灵活、动态地补充、修改和删除，如何使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息、项目ＨＳＥ管理信息、项目部内部管理信息等有良好的接口等等，都是摆在我们面前的新课题。
２． 在国际工程总承包项目中，与业主、监理、国内外分包商、供货商打交道，尤其值得注意的是空口无凭?熏一切以书面文字说话，严格履行双方或多方签字认可的书面文件，据此相互监督、规范和要求各自的工作，以确保项目顺利实施。特别是涉及工程工期、项目计划调整、工作量修改、工程费用变化等直接关系到甲乙双方经济利益的问题，都为项目后期的变更索赔埋下了伏笔，必须拿出真凭实据，才能在索赔谈判中赢得先机，掌握主动，提高变更索赔的成功率。这无形中提高了文件管理在项目管理中的重要性，决定了文件管理工作的主要特点就是凭据性、严肃性和服务性。现在国际市场上，工程项目竞标竞价也愈演愈烈，有时为了拿到项目不惜低价竞标。有人说“以低价拿标，靠索赔赚钱”，实际上无论以低价还是高价拿到工程，如果工作做得细致扎实，工程索赔都是项目赚钱盈利的一大看点。因此，文件管理人员要积极配合合同、控制等职能部门管理工程师和专业工程师，从项目一启动，就要有敏锐的头脑和眼光，善于从复杂多变的项目信息中捕捉和发现对己有利的索赔线索，尽可能地提取与变更索赔有关的信息，注意收集整理和保存有变更索赔价值的文件资料，为今后索赔谈判提供有说服力的证据材料。
３． 工程项目文件管理要兼顾合同规定、业主要求和项目经理部所属公司的ＩＳＯ质量体系对于工程项目文件管理的规定。在工程竣工验收后，作为承包商，项目经理部向业主移交的竣工文件的内容、格式、份数，都应严格执行合同规定，以及业主的具体要求。当然，如果有的合同条款我们确实无法做到，则应坚持原则不变和方法可变相统一的原则，以诚恳和负责任的态度，认真向业主做出解释，争取业主的谅解和认可。比如我们苏丹项目部承担的苏丹南部Ｂａｍｂｏｏ油田设施及管道项目、Ｕｎｉｔｙ电站项目，合同规定向业主提交竣工资料的份数，包括５套硬拷贝和２套电子拷贝，但是其中很大比例的竣工文件只有硬拷贝，没有电子拷贝，像施工记录文件、材料报检文件、产品质量证明文件，还有些设备的操作手册等，把这种情况向业主说明后，都得到了他们的理解。要保证竣工资料的齐全完整，平时就应该注意与施工、质量、采购等部门做好沟通，了解项目进展情况，以及施工、质量检验、采购运输、材料报验过程中应形成的文件资料的积累、保存、完整情况，避免工程完工准备竣工文件时，资料残缺不全，影响工程正式交工和工程款项的支付。同时，项目经理部向所属公司移交工程项目档案时，则应遵循所属上级公司ＩＳＯ质量体系以及工程项目档案管理的规定。
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