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EPC总承包项目档案管理之过程控制初探

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  【摘要】当前,我国基础设施建设实现了突飞猛进的发展,在建筑行业的工程项目管理方面也实现了长足的发展和深远的进步,在工程项目档案管理方面进行了大胆的尝试和不断的探索,有越来越多的企业不断创新项目管理模式和方法,并取得了十分理想的成效。当前,从某种意义上来说,EPC总承包项目档案管理模式已经成为我国工程承包市场上大力推行的总承包模式之一。基于此,本文着重分析和研究EPC总承包项目档案管理之过程控制等相关方面的内容,希望为相关从业者提供有益的参考。
  【关键词】EPC总承包项目 档案管理 过程控制
  1 EPC总承包项目档案管理的内涵
  EPC总承包项目档案管理主要指的是总承包工程项目档案从收集、归档、整理编目、妥善保管一直到向相关的企业档案部门进行移交,在整个过程中都需要总承包商的设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等一系列相关方面的工程参建单位共同参与,团结协作,这是一项需要各个部门进行紧密协作的系统性工程。参与的任何一个方面都要充分完善自身的工作,切实实现有效的交流和互动,形成合力。
  2 EPC总承包项目档案管理的主要职责
  2.1对于分包商档案工作进行业务指导和监督的职责:
  (1)整个总包工程项目建立档案管理系统,建立建全统一的档案管理制度规范和标准;实现档案的现代化管理。
  (2)指导并监督分包商们,将工程档案管理同步到工程建设工作中;执行统一的档案整编标准和分类方法。
  (3)将总承包工程项目档案工作纳入项目负责人的责任制;项目文件材料的收集,管理纳入工程建设计划中,纳入各部门的岗位责任制与职责范围,定期考核;将档案管理纳入到合同之中,将档案移交完整与否和工程款结算相挂钩。
  2.2.档案的归集、整理、装订存档及向企业档案管理部门移交职责:
  (1)指导总包工程项目各部门工程建设的前期文件、项目现场管理、施工、试运行、竣工验收等各类文件材料的收集、整理、鉴定和归档工作,并及时向企业档案部门移交档案。
  (2)接收分包商文件材料的档案归档,并进行审核、验收。对总包项目的全部档案进行整理并汇总。
  (3)按照业主及EPC合同相关规定,在工程项目竣工验收后三个月内向业主档案部门移交工程项目竣工档案。
  3 EPC总承包项目档案管理之过程控制分析
  3.1.工程前期收集和整理以下资料:可行性研究报告及其评估、报批文件、项目选址及其报批文件、设计任务书及其报批文件、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书,各种往来函件等。
  3.2.设计阶段所涉及的文件资料主要包括:基础文件、设计文件、工程设计计算书、概预算材料和相关的信函等等。
  3.3.采購阶段的档案信息主要包括:设备的采购合同文件、工程采购合同文件、采购询价文件、报价文件、招标/评标/中标文件及其记录、设备检验文件等等。
  3.4.施工阶段所涉及的档案信息主要包括:开工报告、工程技术要求、施工计划、施工招投标中标文件、施工分包合同、项目进度计划、工程开工审批文件等。
  3.5.设备试运行阶段档案管理的过程控制主要包括:机组试运行计划和方案、启动验收鉴定书、工作报告、调试试验大纲、审核意见,机组并网发电的请示、批复等文件。
  3.6.工程竣工验收阶段所涉及的档案信息主要包括:竣工验收文件、项目竣工验收报告及会议文件、最终接收证书、履约合格证及相关文件、工程设计总结、工程施工总结等。
  4加强工程档案管理工作的过程控制的方法
  4.1.总包工程的档案管理与工程建设同步开展,共同促进。EPC总承包项目所涉及的工期特别长,制项目众多,并且相关的参与单位和具体工作存在着比较明显的交叉问题,这使得档案管理工作面临很大的难度,特别容易产生文件丢失的问题,为了在最大程度上确保EPC总承包项目档案收集的完整性和及时性,要有效确保档案工作和工程建设同步进行,在项目的初期,档案部门就要委派专人进行负责,针对项目各个阶段的文件材料都维持在每道工序结束阶段,及时归集,在最大程度上确保归档文件材料的完整性及时性。
  4.2.根据具体情况进一步建立健全工程总承包文件跟踪管理网络。把内部网络系统作为主体,有效通过INTERNET网和电子邮件与各分包商进行紧密的沟通和联系,根据总承包项目的工作程序和档案工作自身的特点,布网、建点、设人,以点接线以线联网,确保网络覆盖整个工程项目。
  4.3.与工程技术、管理人员等相关方面进行有效的联系。档案人员要深入到施工现场与相关的工程技术管理人员进行紧密的沟通和密切的联系,通过多种方式进行技术交流,督促相关人员对于项目的每一个环节进行深入细致的记录,同时,在编制文件材料中涉及档案方面的问题进行有针对性的解答,指导具体的案卷编制方法,以满足档案管理的要求。
  5 EPC总承包项目档案管理之过程控制工作中需要注意的问题
  5.1.在实践的过程中要有针对性的严格根据国家档案局和相关的行业及业主档案管理标准,来制定出相对应的与本工程实际情况相符合的档案管理制度,进一步明确各自的职责和工作范围,并和经济责任制有效连接。例如:文件材料如果没有按照相关的要求进行归档,就不能展开相对应的工程结算。
  5.2在工程总承包项目的初始阶段,总包项目部一定要有针对性的把档案管理工作提到领导议事日程中来,并从根本上确保每一个负责人都具备档案工作的分管责任。
  5.3.由于工程总承包项目所涉及的单位十分复杂,并且各个分包商都不具备基本的专职档案人员,在这样的情况下,总包项目部一定要针对分包商的人员进行职业技能培训,使他们的职业素养和综合素质有效提升,为后续的档案管理和归档工作夯实基础。
  6结语
  综上所述,有针对性的对于EPC总承包项目档案管理之过程控制工作进行有效的分析和研究是十分重要而且必要的,在工程总承包项目当管理的过程中要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件等一系列相关方面内容,进行标准化管理,在最大程度上有效确保整个工程总承包项目档案管理的有效性和一致性,使档案管理工作实现平稳有序的推进。
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