开发利用档案信息资源的思考

来源:用户上传      作者: 韩天佑

　　目前馆藏档案利用率偏低是不争的事实，究其原因，主要有以下几个方面：一是市场意识不强，计划经济条件下形成的封闭保守、等客上门的思想意识和工作作风还没有改变。二是馆藏不丰富、结构不合理。三是一些档案人员素质不高，对利用工作的特点、规律及利用者缺乏研究，服务质量在低水平上徘徊。四是管理手段落后，服务形式单一，不适应利用工作需要。
　　 改变这种情况，我认为必须做到以下几点：
　　 一、树立市场意识，提高服务水平。集中表现在档案信息资源的开发利用工作上。要做好这项工作，首先要明确服务方向，档案工作必须为社会主义物质文明、政治文明和精神文明服务。各级档案馆应根据各自的特点和条件，明确具体的服务重点。档案工作者必须具有高度的责任感和群众观点，千方百计为利用者提供方便。档案馆是文化场所，是利用档案的中心，利用者能否及时查到他们需要的档案，是衡量档案馆服务水平的一个重要标志。因此，我们需要树立市场意识，全面提高服务水平。
　　 二、通过多种途径努力丰富馆藏，改善馆藏结构。尽管随着《档案法》的实施，近年来，档案工作的环境和条件从总体上来说有所改善，但仍有不少的档案馆由于经费不足等原因，许多应进馆档案还没有及时进馆，造成馆藏档案数量有限、结构单一，远远不能满足利用者的实际需求。因此，各级档案馆应积极争取领导支持，加强馆库建设，抓紧对应进馆档案的接收工作，巩固档案馆作为档案利用基地的中心地位。同时，面向社会主动进行档案征集工作，为利用工作提供良好的物质保障。
　　 三、研究利用工作的特点和规律，熟悉档案，了解需要。熟悉档案，即要求档案工作人员熟悉馆藏档案的内容、成分和数量，以及存放的位置，熟悉全宗的形成和整理状况以及利用价值，对重点全宗和珍贵档案尤其要了如指掌，以提高利用工作效率。了解需要，就是要做好档案利用的预测工作，了解不同时间、不同方面对档案的不同需要，有的放矢地开展利用工作。
　　 四、重视和加强对利用者的研究，积极为利用者提供服务。档案发挥作用已涉及到当今人们社会生活的各个领域，要提高档案的利用率，必须重视和加强对利用者的研究，不仅研究利用者的当前需求，还要研究他们的潜在需求。以更大限度地消除利用者利用档案的障碍，将潜在的利用者转为当前利用者，将利用者潜在需求转为当前需求。
　　 五、正确处理利用和保密的关系。国家保存档案目的是为了利用。在利用工作中既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。因此特别要做好档案开放的鉴定工作，依照开放档案的规定和保密原则，对应开放的档案及早开放。同时我们要加大宣传力度，采取积极有效的措施，打破档案馆在公众心中神秘不可接近的社会形象，逐步清除公众对馆藏档案利用的心理障碍，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用档案。
　　 六、努力实现档案管理现代化，多种形式开发档案信息资源。各级档案馆必须顺应社会信息化的趋势，用数字化改变档案馆的传统服务功能，从而使档案信息资源共享由梦想变为现实，满足人们利用档案的需求。同时还应在此基础上，通过设置阅览室、档案外借、制发档案复制本、举办档案陈列展览、制发利用档案证明、开展档案咨询、开展档案资料编研、创办馆刊公布原始档案资料等形式积极向社会各方面提供利用档案，不断提高馆藏档案利用率。
　　 七、转变观念，提高队伍素质。档案系统由于长期不变的工作模式、工作环境、工作群体，养成一种惰性，观念陈旧、思想保守、进取精神不强。面对新形势、新任务，一定要加强队伍建设，要解放思想、转变观念、走出自我封闭的思维模式。档案的价值通过服务社会取得实效来体现，档案管理工作要加强内部管理机制上创新、强化竞争意识、打破以往“看摊守摊的保管员”观念。加强培训学习，提高工作能力和水平，不断学习不断提高，打造一支技术强、作风硬的档案队伍，这是做工作的根本保证。

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