增效控本、内部控制与废旧物资管理
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摘要：随着我国社会经济的快速发展和企业竞争的日益激烈化，如何处置更新换代、闲置淘汰的废旧物资，是资产密集型企业日常经营管理过程中需面临的一大难题。文章针对资产密集型企业废旧物资管理的内控现状，提出优化废旧物资内控管理的若干建议，以提升经营效益、控制企业成本，推动企业持续健康地发展。
关键词：增效控本；内部控制；废旧物资管理；资产密集型企业
一、废旧物资的概念
废旧物资，是指企业在日常生产经营过程中，因为技术更新等原因更新替换，或因为长期搁置不用，以及由于自然灾害等不可抗力因素提前损毁的固定资产、存货、低值易耗品、备品备件等。
二、废旧物资内控的重要性
对于资产密集型企业而言，废旧物资的回收与处置通常管理粗放，容易导致企业资产处置随意、浪费流失，存在安全隐患问题。因此，如何运用内部控制的理念与手段，有效优化废旧物资内部控制管理，实现资产安全，提升资产使用效率，增强企业经营效益，控制经营成本，对于盘活企业、推动企业可持续性发展意义重大。
三、废旧物资内控管理现状
据调研，资产密集型企业在废旧物资管理过程存在以下常见问题。
（一）对废旧物资管理认识不足
废旧物资位于资产管理的尾端，且处置流程复杂琐碎，单件金额通常较小，因此企业经常重视生产经营建设，轻视废旧物资管理，误认废旧物资处置仅仅是物资管理部门的职责，从而导致资产流失、财务信息不全面、滋生舞弊甚至“小金库”等现象。
（二）制度设计盲点导致实施难
废旧物资管理制度体系通常不够健全，存在配套制度细则方面的盲点，往往体现为缺少资产报废、技术鉴定、净残值评估、报废手续申报及审批、资金回收等环节的流程操作要求，由于职能部门责任不清、权责不明，进而难以有理有据开展具体实施管理活动。
（三）缺少废旧物资关键环节把控
除了要求制度对废旧物资管理制度上全面覆盖，更应该针对不同企业实际情况，排查潜在风险点和薄弱环节，加强对废旧物资管理的关键环节的把控。特别是更新改造、新建工程项目，但凡涉及拆除废旧物资，往往未明确要求在施工合同里罗列明细清单、传递废旧物资相关资料，忽视了工程废旧物资的有效管理与运用。
（四）跨部门沟通与配合有限
由于废旧物资管理的业务流程中涉及资产管理部门、生产安全部门、使用部门、财务部门、审计监察部门等多个部门，当各部门缺乏有效顺畅沟通、出现职能责任交叉时，往往容易造成账实不符、各部门账账不一致、财务信息失真、督查不力等问题，无法达成资产保全和经营管理效率效果的目标。
（五）缺少信息化管理
当今信息化技术日益普及，但企业对于废旧物资的管理却多停留在纸质单据流转、手工或Excel台账记录的阶段，容易造成废旧物资信息不全面、多部门信息不一致、无法信息共享和追溯实物监管、以及再利用等问题。
四、优化废旧物资内控管理
（一）全员重视废旧物资管理
企业管理层应当发挥垂直模范作用，并通过宣传培训、案例示警等多种形式进行内部思想整顿，促使公司上下全员尤其是基层员工，充分认知废旧物资管理的必要性和重要性。通过思想革命，让企业和员工都认识到废旧物资管理人人有责，废旧物资管理与自身利益息息相关，这样，废旧物资的内部控制管理流程才有可能真正地执行。
（二）完善落实废旧物资制度设计
制定切实有效的废旧物资制度体系，拟定或修订公司的《废旧物资管理办法》、《固定资产管理办法》、《存货管理办法》等，在其中明确废旧物资的概念、废旧物资管理的范围、相关职能管理部门的工作职能及基本原则等；制定配套的《废旧物资管理实施细则》，明确详细的废旧物资管理业务流程，引导相关部门各司其责开展工作；并通过奖惩考核机制将废旧物资执行效果纳入相关单位或部门的绩效考核，有利于规范工作程序，促进工作作风，提升管理水平。
（三）严格把控废旧物资关键环节
按照企业实际建立健全废旧物资内控制度，合理设置废旧物资归口管理部门和职能部门及相关岗位人员，确保不相容职务、岗位相分离，严格把控关键控制点，相关部门和人员共同重视薄弱环节问题：在工程合同中应列明拆除明细清单，拆旧物资移交与工程支付款项挂钩，工程竣工决算应报告物资实际使用状况；定期召开会议了解废旧物资回收及再利用情况，登记废旧物资收发存明细台账，包括出入库时间、名称、型号、数量、可利用具体信息等；结合企业需求采用公开拍卖或竞价、内部使用等多种方式有效利用物资实现经济效益。从制度设计和实际执行两方面都要求职能管理部门对废旧物资管理交接、审批手续齐全、存档资料完备，并建立追责机制。
（四）建立协同合作监督机制
首先，要打破部门壁垒，增强跨部门的协同合作。各部门在熟悉废旧物资报废流程的基础上，结合自身部门职责找出各个流程的关键控制点，以及与其他部门关联的关键控制点。通过跨部门业务流程图和关键控制点说明，打破多部门各自为阵的现状，增强内部信息传递，实现跨部门之间的流程再造和协同管理。对于物资报废审批流程应当关注，特别对于可以维修再使用的物资，需及时进行专业技术鉴定，看是否更适合维护修理、更新改造还是走报废流程，以保证资产利用的效率效果。
其次，建立联合监督机制，对废旧物资进行全过程跟踪，定期或不定期联合多部门盘点和抽查废旧物资，以提升物资处置水平，定期或不定期核对部门间的废旧物资记录，确保废旧物资全部登记入账且账实相符。其中，各部门应特别关注自身在工程项目废旧物资管理中的角色。项目部门和财务部门应当按照制度要求在施工合同里审核是否明确拆旧清单明细；财务部门应当严格执行工程款项结算与拆旧移交挂钩，未按合同规定上缴的不予结算；审计监察部门对废旧物资明细清单、废旧物资台账物资数量规格等进行审计监督，物资管理部门负责废旧物资的分类保管、登记台账、定期盘点、再利用情况及价格评估等工作。
（五）废旧物资管理信息化
企业可以结合自身实际需要，利用ERP系统或外包技术，实现废旧物资业务ERP系统与财务、存货管理及其他业务管理系统的无缝衔接，集成共享废旧物资的价值、实物、具体流转信息，提升跨部门工作效率，避免废旧物资与正常物资的混淆，确保企业生产质量良好，也有利于促进废旧物资分类、再利用处置，推动企业经营管理效益最大化。
五、结语
如何合理配置废旧物资，实现高效合理处置，是企业内控管理的一个重大课题。优化废旧物资管理对于提升资产利用效率、控制管理成本、規范企业经营具有重要的社会、经济效益。企业应当在日常经营管理过程中正视存在的问题，结合自身实际灵活运用内部控制的思想与途径，结合上述建议进行查漏补缺，优化废旧物资内控管理，更好地促进企业的发展。
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*本文为2017年广西职业教育教学改革研究项目“互联网+”背景下财经类创新创业人才培养模式探索（项目编号：GXGZJG2017B005）的阶段成果。
（作者单位：贺州学院经济与管理学院）
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