浅谈山东省淄博市周村区城建档案工作的几点做法

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　　[摘要]城建档案在国家、地区的经济建设中有着举足轻重的作用，是地方建设中的基础，是地方特色的体现，是一个地区发展的窗口，也是百姓生活幸福指数的体现。因此，怎样把城市发展中的点滴记录下来，怎样为地区今后的发展提供真实、可靠的依据，也就成了城建档案工作者的一可推卸的职责和责任。同时，结合社会发展的需要，怎样把城建档案和迅猛发展的信息技术相结合，形成数字化城建档案信息，打造具有时代气息的智慧城市也是我们今后工作的一个总体趋势，也是城建档案工作者努力方向，从而保证安居工程顺利进行，为民生工程保驾护航，促进地区建设顺利发展。
　　[关键词]城市建设 城市规划 档案管理
　　城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的方案、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。在我们具体工作中，城建档案基本分为城市建设工程档案和城市地下管线档案。
　　2013年初，周村区成立城建档案和地下管线管理办公室，在接收、整理属地工程档案的基础上，又增加地下管线、公用事业的管理工作。几年来，在各级的共同努力下，全区的地下管线、工程档案和公用事业等工作进行了有效的管理和服务，极大地促进了地方城建档案事业发展。
　　一、加强领导，明确责任，扎实开展定职明责工作
　　为保障城建档案工作得到扎实开展和落实，各级领导高度重视，研究对此项工作如何实施、安排部署等各个环节进行专题研究，制定相应的贯彻执行措施，进一步明确城建档案和地下管线管理部门的职责和要求，建立和完善各项管理制度和规范标准，进一步明确了相关科室负责的具体工作;将城建档案工作列入各下属企业和局内各科室年度考核目标;保证有足够办公用房、办公设施和档案保管设备;确保相关的责任和义务得到认真履行。
　　二、加强制度，规范程序，保证城建档案管理制度落实到位
　　我们严格执行省住建厅制定下发的《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）文件精神，按照《淄博市城市建设档案管理实施办法》有关要求，强化落实城建档案“两书一证”制度，使我区城建档案在归集、管理上取得了十分显著的效果。同时，根据建设部《城市建设档案管理规定》、省住建厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》和市住建局有关文件精神，结合我区实际情况，转发了市住建局《关于淄博市城市建设档案管理实施办法的通知》、《淄博市建设工程档案报送基本内容》、《淄博市建设工程档案整理基本要求》，编制印发了“建设工程档案归集管理程序和验收程序”，以及《建设工程档案服务指南》等文件、资料。为“两书一证”工作扎实有序地开展提供了可靠的组织保障。
　　具体工作中，在我区行政服务大厅设置城建窗口，把“两书一证”制度贯穿到建设工程管理程序中。做到未签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》的不予办理施工许可证;未填报《淄博市建设工程档案验收表》的不予办理建设工程竣工验收备案登记;未收到“工程地下管线竣工测量报告”的不接收工程档案;未收到《山东省建设工程档案预验收意见书》的不予办理竣工备案;未收到《山东省建设工程档案合格证》的不予办理房产手续。建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案管理机构进行工程档案预验收。城建档案管理机构要本着既保证重要审批文件和技术资料不缺失、又方便行政相对人的原则，在接到申请后5个工作日内完成预验收，预验收合格的出具《山东省建设工程档案预验收意见书》;验收不合格的，必须将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善相关资料。
　　三、加强信息化建设，为城建档案网络化、数字化进程夯实基础
　　城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。根据市管线处下发《淄博市住房和城乡建设局关于建设工程声像档案拍摄具体内容及要求》的淄建发[2014]79号附件1文件要求，对工程施工前原址原貌等，施工过程中地基主体、材料实验、水電等，竣工验收现场等都要进行跟踪拍摄。明确拍摄数量和时间，等等。
　　在加强“两书一证”制度的同时，我们注重建设工程电子档案的接收，积极推广使用“城建档案管理”软件。作为区县城建档案管理部门，要求各建设单位建立城建档案管理平台，安装使用管理软件。在接收城建档案时，我们纸质档案和相应的电子档案同时审核、验收，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读性。几年来，率先实现我区城建档案电子化管理和应用，在档案查询、利用工作中更加方便、快捷，进一步推进我区城建档案信息化建设。
　　同时，结合我们的工作程序，我们又严把全区地下管线的勘测资料质量关。保证我区地下管线档案工作形成走上规范化管理程序，我们做到，地下管线档案也是城建档案不可缺少的一部分。对新开发的地段和区域的地下管线资料必须和地下工程档案一并移交城市档案馆。积极协调并参与到其他科室、部门开展的道路升级改造和老旧小区改造工作中，保证地区道路开挖、维修、改造过程中，尽量避免挖断其他管线的现象发生，最后还要对相关工程项目进行竣工后地下管线测量，为今后的城建工作保存资料，减少不必要重复工作，避免浪费现象发生。
　　四、加强培训，提高业务，保证城建档案工作整体水平提高
　　几年来，通过联合办班、现场办班、以工代训等多种形式，普及省住建厅制定下发的《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》和“两书一证”制度。聘请市管线处有关专家来我区进行业务培训，讲解“城建档案专业知识，规范、标准、要求，地下管线建设管理基本程序”以及声像档案规范、要求等;相继举办了“全区城建档案管理知识讲座”、“全区数字化城建档案管理系统培训班”和“全区工程档案整理培训班”，对来自不同单位的300名资料员进行系统培训，有效促进了基层城建档案业务技能的交流和学习。通过积极开展多种形式的培训指导，使我区基层城建档案工作水平有了很大提高，在全市城建档案整理技术竞赛活动中我区荣获一等奖。
　　多年来，我们在各级部门的大力支持和指导下，在档案管理方面取得了一些成绩。在今后的工作中，我们将严格执行上级关于城建档案工作的部署和要求，学习兄弟单位的经验做法，努力推动我区城建档案管理早日实现“数字化”管理再上新水平。
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