优化人事档案管理措施提升人事工作服务水平

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　　【摘要】本文对加强组织人事档案管理工作的必要性进行了分析，然后结合目前人事档案管理工作存在的问题，进一步提出了提升人事档案管理水平的具体措施，以供参考。
　　【关键词】人事档案  管理  人事工作 服务  效能  措施
　　对于组织而言人事档案管理工作是一项重要的基础工作，人事档案记录了组织中个人的成长经历等情况，并且伴随人的一生，目前在人事档案管理工作开展过程中一些部门不够重视，人事档案管理制度不完善，相关的方法不够科学，人事档案管理人员的素质和能力不能满足组织人力资源管理工作的要求等，这些都不利于提升人事档案管理的服务价值。因此加强人事档案管理对策探析，具有重要的社会意义。
　　一、新时期加强人事档案管理的必要性
　　人事档案记录了一个人的家庭信息、学习履历、工作业绩以及职务任免等情况，对人事调动、干部任免、职称评聘等工作的开展提供了重要的参考支持。人事档案是一个人学习、生活和工作经历等情况的重要体现，新时期做好人事档案管理工作，一方面有助于完善个人的成长轨迹基础资料，另一方面人事档案管理工作，可以为组织人力资源管理等工作的开展提供重要的信息资源支持。一个人的经历很多内容都可以在人事档案中予以体现，所以做好人事档案管理工作，需要不断提高人事档案管理人员的工作责任心，通过完善人事档案，可以不断提升员工的责任感和使命感，进而为个人的成长加分。人事档案中包含着丰富的内容，对于用人单位人事部门需要高度重视人事档案中的相关的信息，并结合实际进行动态完善，这样才能更好地提高人事档案数据的利用价值。此外人事档案信息的完善程度一定程度上也体现了用人单位人事部门的工作质量，切实提升工作的规范性和科学性，才能提高整体人事部门的服务效能。
　　二、人事档案管理工作实施现状分析
　　目前在人事档案管理工作开展过程中主要存在的问题有：
　　（1）人事档案管理没有纳入组织的一项基础工作进行部署开展，人事档案管理意识淡薄。一方面人事档案管理工作对于组织而言没有认识到其重要程度，没有将其作为一项长期的基础工作来进行布置和安排，相关的工作主要是依靠人事部门来进行落实，没有进行检查监督等，人事档案管理工作的完善需要全员的积极参与，主动配合并提供相应的资料。但是员工人事档案意识淡薄，没有主动提供个人的基本情况，甚至人事档案管理人员也没有及时根据新的要求等进行相关档案的补充完善，有的部门还出现肆意篡改人事档案信息等情况。
　　（2）人事檔案管理体系需要进一步优化，人事档案管理信息化进程需要加快推进。一方面人事档案管理工作不规范，针对如何做好人事档案管理工作没有形成完善的制度体系，很多标准不够明确，人事档案依然主要停留在手工整理阶段，真实性以及全面性有待考量，另一方面人事档案管理信息化建设进程推进缓慢，虽然开展了人事档案信息化建设，配置了相应的软件和硬件设备等，但是在信息录入、整合分析和统筹管理、共享处理等方面还需要进一步加强精细化管理和技术创新处理。
　　三、新时期优化人事档案管理工作提升人事工作服务效能的具体措施分析
　　为了进一步提升人事档案管理现代化水平，切实发挥人事工作应有的价值和功能，建议从以下几个方面进行探索优化：
　　（1）加强制度建设，提升员工参与人事档案管理的积极性，并加强规范化管理。人事档案管理工作的开展是组织一项长期的系统工程，新时期对档案管理建设提出了新的要求，所以对于人事档案管理工作来说也应当加强理念的转变，提高全员对人事档案的重要性认识，主动提供真实的人事档案管理信息，同时成立专门的组织管理部门，制定人事档案管理制度体系，明确各级部门在人事档案管理工作开展过程中担负的职责和权限，细化工作流程，加强记录归档整理，并出台针对人事档案整理相关的详细的指导实施细则，这样可以更好地明确人事档案管理规范，确保各项人事档案资料统一规范有序，便于检查、整理、分析和统筹处理。
　　（2）加强人事档案管理人员素质和能力提升，完善奖惩机制，提升服务效能。人事档案管理工作的开展乃至人事工作的实施都需要有相关的人员来积极参与，既需要全员的参与，同时又要发挥好人事档案专职人员的积极性，这样才能确保人事档案管理工作稳定有序开展。所以要在开展相关政策、规范等集体培训的基础上，还应当进一步加强对人事档案管理专职人员的能力和素质培育，加强职业道德建设，制定完善的奖惩机制，提高他们的专业技能、业务素养和综合能力，为人事档案管理工作有序开展提供强大的人力支持。
　　（3）加强信息化建设，探索人事档案和人事工作服务新模式。一方面要加强硬件和软件设施配置，购置更多新型的人事档案管理设备，加强软件的开发应用，不断优化人事档案服务功能，还应当加强人事档案软件和其他业务软件的关联度，确保形成顺畅的共享机制，减少中间信息的重复统计等，另一方面要优化服务格局，要积极探索现代化人事档案和人事工作服务新模式，不断学习和借鉴其他项目管理工作等经验，在人事档案流程再造与优化、效能转化和成果利用等方面进行创新探索，不断提升人事管理效能。
　　总之，人事档案管理工作的开展是组织一项重要的基础工作，只有结合形势的变化和最新的政策要求进一步加强人事档案精细化管理，加强制度建设和队伍素质培育与提升，才能更好地提升人事档案规范化水平，提升人事工作服务效能，最大限度发挥人力资源的价值，提升组织绩效，推动组织实现持续健康稳定发展。
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