基于内部控制的高校会计档案管理研究

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　　【摘要】按照国家的内部控制规定，高校的内部控制工作逐步增加。会计档案管理在内部控制建设中发挥着重要作用，也是高校财务工作的重要组成部分。本文从内部控制的角度分析了高校会计档案的现状，并对当前档案管理存在的问题提出了相应的建议，增强了高校的会计管理观念。有望提高高校财务信息质量，为高校建设提供更好的保障。
　　【关键词】内部控制 会计档案 管理
　　 一、高校会计档案管理与内部控制的关系
　　高校会计档案管理与内部控制建设密切相关，在高校内部控制建设中发挥着重要作用。
　　第一，从内控建设的目的分析，会计档案的设立本身就是为了保障高校内部更好的财务管理。高校会计档案的设立就是为了能客观的记录财务工作中的各项活动，如财务预算、经费支出、财务结算等，保障各项财务活动能合理规范的顺序进行。这符合大学内部控制初衷，也符合大学内部控制的要求。
　　第二，从高校内控建设原则分析，会计档案管理对所有的经济活动进行监督，记录和归档会计资料，符合内控的全面性原则要求。同时随着信息技术的发展，我国高校的会计档案也有了新的记录形式，电子档案的出现也符合了内部控制的适应性要求。
　　二、高校会计档案管理的内容
　　会计档案在记录和反映学校经济活动中发挥着重要作用，是高校档案的重要组成部分。为加强会计记录管理，确保会计档案的安全性，完整性和及时性，根据财政部制定的会计档案管理办法，会计档案包括：财务管理规定，计划，批示等;会计报表，如预决算会计报表;会计账簿，如总账明细账，现金、银行日记账户，固定资产账户和其他辅助账户;各种原始凭证，会计凭证，银行存款余额调整表，银行对账单等。随着信息化的发展，高校的经济活动资料也包括了通过互联网计算机等设备进行的电子数据。
　　三、从内部控制角度看高校会计档案管理的不足之处
　　 （一）高校会计档案管理过程中的内部控制意识不明确
　　当前，高校对财务管理工作都比较重视，并且为了符合内部控制适应性原则，添加了电子档案的使用，与时俱进的实现财务信息化管理。但在观念上，仍有一些高校管理者或财务人员对财会档案的内部控制属性认识不够，认为财务工作就是为学校提供财务服务，将重点仅仅放在预算、核算与结算之类工作上，而把会计档案看成是对这些工作的成果记录，没有意识到会计档案是财务会计工作的信息载体，没有明确认识到内控意识的重要性，导致管理不足，它不符合内部控制系统的全面而重要的要求。
　　（二）高校会计档案管理的制度要求不够完善
　　财政部颁布的《会计档案管理办法》，通过制度进行会计档案的规范化管理。办法对会计档案管理的规定主要分为两个方面：企业和行政机构。但高校属于事业单位，不是完全的行政机构，其经济活动具有独特性，也就决定了高校的财务会计档案管理工作不能光按照财政部制度来进行，否则会出现不完善之处。 但现下许多高校却没有制定适合自身实际发现的会计档案管理制度，依然只按照国家规定的执行，造成管理制度的漏洞。
　　（三）高校会计管理人员的专业水平有待提高
　　记录管理必须规范统一，管理人员是关键因素。在调查中，一些高校缺乏专业档案管理人员。在档案管理知识和财务基础知识的双重评估要求中，指出管理者不符合这一要求。在实际工作中，财务专业知识的应用反映在收集，管理，识别和利用的各个方面。
　　四、在内部控制环境的基础上，优化高校的会计管理
　　 （一）提高认识，加强领导
　　高校应加强对会计档案的管理。只有当领导关注文件管理时，下屬管理者才能拥有相同的概念。在推进档案管理方面，高校应遵循高校领导的正确引导和领导，广泛宣传档案管理的重要性。每个管理层，每个教职员工都要注意会计档案管理。树立良好的制度意识，认真做好会计档案的收集，整理，归档和销毁工作，为高校会计档案管理奠定基础。
　　（二）优化高校会计档案管理人员结构，规范传递流程
　　在社会的快速发展中，对高校会计管理者的职业素质和道德水平提出了不同的要求。培养具有档案管理能力和财务管理能力的复合型人才，以应对会计管理档案管理的不同需求。从内控视角下规范会计档案传递流程。首先，文件的收集和整理由业务部门的工作人员完成。其次，业务部门提交的原始文件由专门的档案管理员审核。审核无误后进行入册、装订。档案管理室应由专业的管理人员轮班值守，在与前一环节专管员交接时，再次审核防止原件的丢失。交接完毕后，即可进入档案室。建立约束评估，提高档案管理人员的责任感，使他自律。
　　（三）做好组织建设，明确岗位职责
　　大多数高校的会计档案功能都反映在相关的业务部门。从内部控制制衡的角度来看，管理能力不是集中统一的，导致关系不平等，往往导致文件管理功能由业务部门主导。客观公正地记录会计活动和经济过程，或在业务部门的指导下伪造会计档案是不可能的。结合内部控制系统，文件管理岗位系统，明确文件管理员的职责，建立约束力评估，提高档案管理人员的责任感。
　　（四）优化管理方法，提高信息管理水平
　　在信息化和数字化时代，高校数字校园的建设已成为当务之急。信息化建设可以有效改善财务档案管理。在如何建立，管理和使用电子财务文件，提高会计和财务管理效率的管理水平，借助现代化的设备和手段，可以加速文件管理的现代化。信息化管理可以充分利用信息技术来提高财务档案管理的效率。文件信息由计算机记录，可以更方便地访问和管理。可以清晰地看到不同类型的文件分类管理，为高校的发展需求提供最现实、最有效的基础。
　　五、结束语
　　综上所述，时代的进步和高校的发展给高校的内部控制工作带来了新的要求，会计档案管理既是财务工作的重点又是内部控制的重要体现。因此，高校必须从内部控制的角度，全面查找会计档案管理工作中的不足，并且加以改正和弥补，从而保障高校的财务工作能准确无误的开展，为各项工作的顺利进行提供支撑，进而使高校能更好的为国家和社会服务。
　　参考文献：
　　[1]财政部、国家档案局令第79号.会计档案管理办法.2016.1.
　　
　　[2]吴玉芳.内部控制视角下高校财务管理的研究[J].科技经济市场，2018（02）.
　　
　　[3]李佳.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].教育财会研究，2018（29）.
　　基金项目：本文系河南职业技术学院2018年度学院科研基金项目“基于内部控制的高校会计档案管理研究” （2018-HZR-04）阶段性研究成果。
　　 作者简介：刘文娟（1983-）女，汉族，河南郑州，硕士学位，讲师，会计师，研究方面：高校内控建设、财会档案管理。
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