基于国外高校采购活动内部控制研究的启示
来源:用户上传
作者:
摘要：政府采购活动内部控制研究随着国家的要求不断，高校政府采购内部控制管理的研究也在不断深化，本文拟通过对国外高校政府采购活动中预算管理、供应商管理、信息发布等方面的研究，从中分析借鉴国际经验，提升高校政府采购的国际化水平。
关键词：采购活动;内部控制
随着国家财政性资金对高校的投入不断增加，高校政府采购逐步成为高校教育、科研以及社会服务持续发展的重要资源支撑。高校政府采购活动内部控制的理论研究还处于相对分散阶段，通过对国外高校采购活动的风险管理与内部控制体系建设的相关经验研究，为高校政府采购内部控制体系建设的构建和应用提出启示。
一、国内高校政府采购活动内部控制现状
随着近年来教育部对高校采购活动的规范化、制度化和信息化进程的推进，高校对采购活动的组织实施也逐步受到重视，特别是近年来国家对高校教育的投入不断加大，采购活动也越来越活跃。加强高校政府采购活动内控控制，一方面有国家法律法规的强制性要求，另一方面也有高校发展的内部刚性需求。
（一）采购需求主体分散
高校采购活动有别于企业、政府机关、事业单位等部门的集中采购，高校除行政办公、后勤保障、基建工程（含修缮）、物业服务等专项采购工作由学校相关部门实施集中采购外，其他货物、服务采购大都实施分散采购，基本上是由作为学校主要群体的教师或教学科研团队独立进行采购的。因此，高校的采购个体量大面广，采购部门既要面对校内二级部门，更要满足教师个体或者教师团队的采购需要。
（二）采购预算编制和计划执行不尽如人意
高校年度预算是根据采购计划，科研经费情况以及上一年度预算收支所汇编的预算，各单位可使用的经费也相对比较固定。目前高校政府采购的预算管理体制中[1]，采购预算管理模式繁多，各高校采购的执行部门也比较分散，在预算与计划管理、采购活动管理和资产管理等部门之间，制定的管理制度和业务流程不匹配，没有形成统一，使得采购预算与计划、论证与审批、采购流程、资金支付与项目验收等环节之间的管理存在脱节，导致高校的预算管理不够精准。同时，高校承担有教学科研等任务，采购要求也相同，除了部分通用设备采购外，大部分是用于教学科研的高精尖设备和特殊材料，且采购的品目繁多，科研项目研究需要创新，导致采购预算随着科研的进度发生相应的变化。
（三）采购信息公开的时效性及力度不够
近年来，随着采购信息化的推进，特别是国家不断加强信息公开力度，各高校基本上都建立了校内采购信息管理系统，对于学校采购部门集中的采购信息，基本都给予了及时的公开和披露，与前几年相比，不公开采购信息的现象大为降低，信息公开已经深入人心，使得公开成为一种惯例，不公开则成了例外。但有些采购信息公开的范围和力度有限，也存在少数不公开行为，难免存在采购人、供应商串通等廉政问题。因此，与国家对采购信息公开应有的要求相比，高校采购信息公开的力度和内容还有很多提升和改进空间。
（四）采购方式比较单一
目前高校普遍采用的采购方式有公开招標、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价以及国家法律规定的其他采购方式。虽然采购方式还是比较丰富，但在实践应用中，各高校采购部门组织实施的采购项目大都是以公开招标为主，对于采购金额在政府采购限额以上的项目，由于需要报上级主管部门审批，流程相对漫长，因此，采用竞争性磋商、谈判等非公开招标方式的比例还是比较低。
二、国外高校政府采购内部控制的特点
西方发达国家对内部控制的重视由来已久，以政府采购和高校政府采购为代表，其采购政策相对完善，大多依据国家颁布的政府采购政策及相关办法，管理依据国家和学校方共同进行。
（一）严谨的预算管理
通过对美、英、德、荷兰，以及澳大利亚等国家高校采购活动内部控制进行研究，发现其财务预算编制比较规范。这些国家高校采购活动预算编制都有确定的原则和法定的审批程序，如伊利诺伊大学[2]预算资金分为经常费用预算与建设设想费用预算，执行预算相当严格。预算执行控制严格，学校预算下达后各级部门必须坚决执行，不能超出预算支出，实行预算管理的强约束机制，经校务委员会审批确定，通过后的预算任何人无权调整变更。
（二）选择适用的采购方式
国外政府及高校的采购一般根据采购项目的技术难易度作为选择采购方式的重要依据，而不是仅依靠采购预算。英国的采购方式主要有邀请招标、公开招标、谈判。对于采购的货物技术含量比较高的项目，会采用邀请招标，而对于以采购的货物价格为主要因素的项目，则采取公开招标方式;对于比较复杂的采购项目，会采取有竞争性的协商谈判方式[3]，甚至可以在投标后另行协商，以利于学校更好地使用资金，对买卖双方都有好处。
（三）严格管理供应商
意大利对供应商管理非常严格，参加投标的供应商必须具备必要的条件，并在有关部门注册[4];供应商注册时应当按规定提供必要的材料，以证明企业的实力和能力，同时出具由银行或保险公司提供的资信证明;在对供应商的管理过程中，要求企业及时反馈业绩，告知已中标项目、金额及用户评议;除了这些基本条件外，意大利对参加政府采购活动的供应商还提出了一些政策性要求，以及供应商参加投标时要提供由其法律顾问出具的是否符合政策性要求的证明材料[4]。
（四）专业化的采购队伍
采购工作人员（包括评审专家）的水平是高效采购的重要保证。综合各国情况看，采购人员要熟悉相关法律法规，具备较强的逻辑分析思维、善于协调沟通能力;还应该是会做前期市场调研分析，能够编制招标文件、主持开标会议的管理人员。德国十分重视建立复合型的采购队伍，建立了系统的培训制度以及全国统一的专业考试，政府采购人员必须经过考试后才可持证上岗[5]。
三、国外高校采购活动内部控制对我们的启示 （一）建立预算管理绩效评价体系
建立完善的外部控制环境，从而明确内部控制责任。高校在预算执行的过程中，应该强调过程跟踪与流程控制相结合，不仅要注重预算执行的结果，还应关注预算执行是否严格、是否按审核审批程序执行、是否进行有效的考核监督，同时通过设立专岗实现分级授权和不相容岗位分离，做到预算执行有分工、职责分明、程序规范、流程统一的内部控制运行机制。
建立有效的预算控制评价体系。绩效评价的主要内容可包括预算目标的确定是否能够实现、绩效指标的设定是否真实客观的衡量预算的执行情况、预算实施结果与目标的差异分析等[2]。通过对采购活动结束后的绩效评价，重点评估资源投入总量与其预期成效，对于不达标的行为坚决予以追责。通过这种方式，从采购源头上提高资源投入的有效性，引导教师真正把资源用在刀刃上。
（二）根据项目技术难易度选择采购方式，提升采购效果
高校应根据采购活动的特征及数量等因素，对不同的采购项目运用不同的采购方式，可以采用公开招标、邀请招标、协议采购，询比价采购，竞争性磋商等多种采购方式。对于技术难度不大的采购项目，可以采用公开招标的方式，让任何对项目感兴趣的供应商都参加投标竞争;对于技术难度较大的采购项目，可以采用竞争性磋商、谈判等采购方式[6];对于价格相对比较稳定的成熟市场产品，还可以建立电商直采平台，通过网络询价直接采购。同时，通过建立价格追踪机制，及时掌握市场供求走势，在采购活动中处于主动地位。
（三）分級分类管理供应商，提高管理效益
高校供应商种类、数量繁多，服务于科研、教学的能力参差不齐。“分门别类”管理可提高管理效益和采购质量[7]。而供应商的管理是整个采购过程中重要环节，因此，在供应商管理中，可以通过对供应商的评估和考核，以及采购目标以及特征，对供应商进行分类，大致可以分为战略供应商、重要供应商、优质供应商和普通供应商等，同时对不同类别的供应商实行差异化分层管理[8]。战略供应商应该说是信誉较好，是可供学校选择的最优质供货商，它提供的产品质量过硬，供货渠道可靠，对战略供应商管理的重点在于以提高双赢质量，保持长久良好的合作关系。此外，还应该对供应商进行定期考核，通过对考核结果的评估，重新确定战略供应商以及合理取消不合格供应商的投标资格，通过这种动态的管理，优胜劣汰确保供应商质量。
高校可以利用自身的优势，运用大数据管理建立供应商的信用档案，及时更新供应商库信息、定期对相关信息进行分析和评估，对各类供应商进行归类、归档，通过对供应商的严格管理，从而也确保了合格供应商合法参与竞争的权力。
四、结论
随着高校“双一流”的建设与发展，高校政府采购工作的规范化程度不断提高，采购活动内部控制管理体系将进一步完善，通过对比研究，从管理体制上提出高校采购活动的效能，加强预算管理、灵活采购方式、完善供应商分级管理等方面进一步提升高校采购管理的水平。
参考文献：
[1]何磬.高校政府采购预算管理内部控制研究[J].企业改革与管理，2018 （5）： 2-2.
[2]管玉红.国外高校全面预算管理经验借鉴与启示[J].教育与职业，2013 （08）： 95-96.
[3]姚聪莉.政府采购制度的国际比较及对我国的启示[J].陕西省行政学院.陕西省经济管理干部学院学报，2005 （03）： 21-24.
[4]王绍双.欧盟及意大利政府采购制度之考察[J].中国政府采购，2002 （3）： 6-6.
[5]田璐，王杰，梁勇，张颖.国外政府采购政策对我国高校政府采购的启示[J].实验技术与管理，2014 （06）： 252-255.
[6]赵琼.学习国际政府采购制度[J].决策与信息（财经观察），2006 （05）： 26-27.
[7]汤卫克，张湘虹.统一标准、分级管理[J].中国政府采购，2018 （05）： 79-80.
[8]李璞.采购管理中的主要环节及其有效控制[J].中国物流与采购，2012 （10）： 62-63.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15000692.htm
