与时俱进，开创科技档案工作的新局面

来源:用户上传      作者: 陈继宁

　　［摘 要］科技档案是一个企业的重要资源，科技档案工作直接影响着企业的生存与发展。随着社会的发展和进步，科技档案工作的作用会越来越重要，科技档案工作的要求也会越来越高。因此，科技档案工作人员要有强烈的使命感，要有随时代发展的创新思想，要有主动的服务意识，要用新技术、新手段、新方法开发科技档案管理工作，以符合社会发展的要求。
　　［关键词］科技档案工作；服务；创新
　　［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2009）01-0126-02
　　
　　一个企业要保持生命活力，提高生存质量与空间，关键在于不断完善和加强企业管理机制以及产品的质量，而这一运行的过程则需要科技档案管理技术作为重要的支撑手段来实现。通过最大限度地开发和利用科技档案资源使之提高企业的竞争力和经济效益，是社会主义市场经济环境下科技档案管理工作的中心目标。
　　
　　1 思想观念要创新
　　
　　在市场经济的新形势下,要用科学发展观指导科技档案工作，增强工作的主动性和敏锐性，使科技档案管理工作努力为发展生产力服务。
　　1.1 提高业务水平，树立主动服务意识
　　过去对科技档案管理工作的评判，主要看这个企业的科技档案管理制度是否完善，科技档案的归档是否齐备，科技档案的检索是否便捷，科技档案的信息是否准确。而在新的市场环境下和技术手段不断更新的情况下，科技档案管理工作要顺应时代要求，建立新的理念，以“小平台”存储“大资源”，充分发挥信息资源的优势，从以往的“被动”服务方式转变为主动服务方式。
　　我所是一个科研企业，其主要科技档案包括企业管理文献记录、资产记录、市场经营记录、科研成果记录、工程项目记录等内容。在实际工作过程中，我们通过应用计算机技术，在规范科技档案工作的同时，对我所多年来市场经营的数据科技档案进行了分类，从不同角度对市场经营状况进行了统计和分析，并生成了客户群体按地理区域、按行业划分以及市场的占有率等情况的多种数据和图形，供领导层及时了解、掌握市场动态，以决定主营市场的发展方向；通过建立标准钢材市场的动态价格科技档案，提供给工程技术部门做好工程项目的成本预算；通过利用科研成果和工程项目科技档案，主动制订我所的参展和宣传战略，有效地扩大我所的市场知名度。
　　1.2 增强全员科技档案意识
　　不少同志对科技档案工作的重要性缺乏正确的认识，科技档案意识不强，不懂得做过工作以后，应当总结、组卷、归档，留存必要的活动记录，以备日后工作查找和借鉴。要知道只有掌握已知的基础，才能探求未知，只有充分利用现有的成果，才能在新的探索中少走弯路，节约人力、物力、财力，而这一切都需要科技档案。
　　技术科技档案管理工作有其重要的特点，一个完整、准确的图纸和数据记录，可以使设计者在原有的基础上避免重复错误和在技术进步上得到快速和有效的提高，使企业产品得到不断的完善和更新；反之，图纸和数据记录的不完整则会造成不断的重复设计和错误，造成企业产品的停滞不前，以至于被社会淘汰。随着我国法制化体系的不断健全，科技档案管理工作的逐步规范，科技档案作为国家、企业的资产，势必要成为企业管理的重要工作内容。随着企业国际交往的日趋频繁,以及企业内部各项管理工作的逐步规范,无论是内部工作还是与外界交往,都更需要用事实说话,用证据解决问题。而这些证据有相当的部分则是存在于科技档案的原始记录、原始凭证、原始数据之中。今后科技档案的凭证作用会随着国家的法制化、经营的国际化、管理的规范化而越来越显出重要作用。那种认为科技档案工作与己无关,只是少数人的工作,与单位发展无关紧要的思想，将直接影响有关业务及管理工作的正常进行，我们必须要引起重视，要正确引导,加强科技档案方面的培训、学习,增强全员的科技档案意识。
　　
　　2 科技档案管理体系要创新
　　
　　在我国实行社会主义市场经济的新的历史时期,我们必须建立能够适应世界经济一体化,市场竞争全球化的现代企业管理制度。科技档案工作,必须与我所发展,提升我所的竞争力密切相关,必须把我所科技档案工作从过去只能在事后查证服务的定位上,提高到与我所管理融为一体的有机整体,及时变革科技档案工作的思维方式,建立起一个能与我所管理同步运行的科技档案管理制度体系,在新的社会环境中谋求我所科技档案工作的继续发展。
　　
　　3 科技档案工作思路要创新
　　
　　3.1 拓宽科技档案工作发展空间
　　在空间上，科技档案类别十分广泛；在时间上，科技档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要完成时代赋予科技档案工作的光荣使命，就需要科技档案工作者更好地适应时代,结合本身的工作特点,不仅应具备科技档案方面的专业知识,还要有较高的素质,广博的知识,现代信息技术运用能力,信息加工处理能力,树立超前意识,发展隐性知识(科技档案工作者的认知、情感、信仰、经验、技能),拓宽科技档案室以外信息和非科技档案信息收集渠道,及时将各门类、各种载体的科技档案征集、分类、整理、归档,使丰富的科技档案资料为科技档案利用打下良好的物质基础,为向科技成果的转化创造必要的条件。
　　3.2 创新服务机制
　　科技档案工作者要用“假如我是利用者”的换位思考提高服务意识,及时捕捉科技档案工作服务与现实需求的结合点和切入点；必须变单一的保管、查档为深入一线基层，了解用户对科技档案的需求，提高科技档案服务的及时性、针对性和实效性。服务空间要拓展，服务形式要多样，服务水平要提高，多方面、多角度地为利用者提供方便，把科技档案服务工作提高到新的水平。
　　3.3 统筹兼顾,树立全局观念
　　在做到科技档案信息资料的开发利用的同时,要抓好科技档案的安全保管;在做好科技档案基础设施建设的同时,不要忽视了科技档案的基础业务建设;在科技档案信息化的实现中,科技档案管理现代化也要紧跟其后。无论社会怎样发展,一些基础性、最原始性、最传统性的工作还是必须坚持做下去,只有在坚持中求创新、求改革,科技档案工作才能做到解放思想,实事求是,与时俱进，开拓进取。因此,科技档案工作者要统筹兼顾,树立全局观念,从过去的单纯“保管科技档案”的小圈子里解放出来,充分认识自己所肩负的新的历史使命,增强紧迫感和责任感,使科技档案信息搜集、分析、整理、综合、筛选、研究、储存、利用工作的开展适应信息时代的要求,要把自己所从事的科技档案工作置于全局整体服务的大视野中谋划和发展,不断开创科技档案工作的新局面。
　　
　　4 服务方式要创新
　　
　　随着高新技术的广泛应用，技术科技档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，科技档案的服务方式也应随着形势的变化而不断创新。
　　4.1 科技档案信息的开发服务
　　科技档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。积极开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务，将死档变成活档，使科技档案信息发挥最大的作用，充分体现它的价值。
　　4.2 科技档案信息推销服务
　　从信息资源开发的角度看，科技档案工作人员不再单纯是科技档案的保管员，还应是科技档案信息财富的拥有者和提供者；科技档案管理部门也不再是单纯的收藏部门，还应是科技档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。要将科技档案信息主动介绍给利用者，使其能及时利用所需科技档案信息，提高科技档案信息的利用率。科技档案信息推销服务以发挥科技档案人员的主观能动性为前提，以激发利用者的科技档案意识、唤起利用科技档案信息的需要为目的。
　　4.3 科技档案信息网络服务
　　电子网络信息服务方式是建立在现代信息技术基础之上的。它以计算机硬件及通信设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息资料为利用对象。一方面可以将信息资源传递和信息咨询统一起来，另一方面又有助于最大限度地实现个别化服务。网络技术在科技档案工作中广泛应用，为科技档案信息服务提供了最佳的技术手段和实现途径。它具有节奏快，周期短的特点。科技档案机构应该建立网络，利用网络服务传输科技档案信息，不仅能促使具有悠久历史传统的科技档案提供利用服务跟上时代的步伐，与现代技术同步发展，同时也能使用户享受到现代化数字信息服务的快捷与乐趣，激发人们对新知识的不懈探求。
　　
　　5 服务手段要创新
　　
　　科技档案工作管理手段的创新是实现科技档案事业创新发展的重要因素之一。科技档案工作的技术手段和条件是提高科技档案工作效率，确保科技档案服务工作质量的重要条件，是科技档案工作创新的硬件基础，因此，在科技档案工作管理的手段上，要从单一的媒体到多媒体，从延时提供到及时提供等运作方式的转化方面进行探索。要努力实现科技档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高科技档案工作的技术含量和水平，使科技档案管理手段由“旧”变“新”。
　　
　　［收稿日期］2008-11-15
　　［作者简介］陈继宁（1956―），女，湖北人。

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