通识教育平台上高校院系学籍档案管理工作初探
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作者: 梁玉莲
摘要：基于通识教育平台下高校学籍档案管理办法科学化、规范化不够，管理人员档案意识薄弱，学籍档案管理工作任务量大、工作繁杂，档案利用不充分等诸多问题，提出建立沟通交流新机制，增强院系教学管理人员的档案意识，创新学籍档案服务利用方式等措施以改善现状。
关键词：通识教育；教学团学一体化；创新服务
中图分类号：C93 文献标志码：Ａ文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０11）11－０266－02
为了实现人的和谐发展，培养“高素质的毕业生和负责任的公民”，全国大部分高校都在积极探索多样化的人才培养模式，比如 “通识教育+专业教育+实践教育”的“1+2+1”基本培养模式等，以强化通识教育，构建以能力为本位的实践教学模式。在体现教学工作、团学工作两位一体的模式上，长江师范学院在上面模式的基础上进行了2009级本科学生培养方案大改革，即2009级本科新生统一在钩深书院进行一年的通识教育，彻底改变原有的办学模式。在这种情况下新生的学籍全都集中在书院，大大增加了管理上的难度，加上学籍管理是高校教学管理中一项具体、细致而又繁杂的重要工作，而学籍管理仍使用旧模式，因此如何加强学生学籍管理也就成为学校院系学籍管理工作者和教育决策者们共同关注的问题。
一、通识教育平台上学籍档案的特点
高校学籍档案是指被国家招生部门正式录取，并按规定办理了注册手续取得学籍的学生，在大学期间学习、生活和参加社会实践等活动形成的对学校、社会、个人具有保存价值的历史记录，包括入学注册、学生名册、证件号码登记册、学籍卡、历年学习成绩登记、留级、休学、复学、转学、退学、毕业分配去向等。这部分档案集结了广大教师、教学管理人员和学生的劳动成果，是高校档案管理工作的一个重要组成部分 。
学籍档案除了与其他专业档案一样具有的社会性、历史性、服务性特征外，信息化、网络化的学籍档案还具有以下特点。
1.原始性与真实性。学籍档案是大学生在校学习期间思想品德、学习成绩、学籍异动等方面发展状况的原始材料，它记录的信息准确度高、可靠性强。它具有法律凭证作用，比较真实地反映了教学思想和教学活动的全过程，能准确地评价大学生的政治素质以及业务能力，是了解大学生受教育情况的最原始的材料，能为高校的教学管理、教学研究和用人单位选拔大学生提供最原始的凭证。学历证书电子注册将毕业生彩色照片扫描到计算机上与身份证号码和学历证书一同注册上网，使用人单位能方便快捷地查阅到人才信息，既具有真实性又具有监督作用，杜绝、打击了制假、贩假证行为。
2.便捷性。利用正方教学管理系统查询学生基本情况、成绩等各种信息，大大提高了工作效率，也减少了差错。
3.变动性。高校学籍档案产生形成的周期较长，学生学籍情况处于不断的变化中。比如，有的学生考试可能从补考到及格，有的可能从受处分到取消处分，有的可能从休学到复学等等，这些变化都要及时做好记载，以便准确反映学生学籍情况。
二、高校学籍档案管理中存在的问题
高等学校学籍管理的改革，经过几年来的努力，在管理机制和管理手段上都有了进一步的发展。但在新的发展形势下，旧的矛盾解决了，新的问题又在不断涌现。在实行通识教育后，高校学籍档案管理存在以下四个方面的问题
1.学籍管理制度科学化、规范化不够。目前，尽管我们国家相关部门颁布有《档案法》和《高等学校档案管理办法》有的省市也有相关的档案管理条例。但是，在高校学籍档案管理方面，没有统一的、详细的、符合实情的、可以具操作性的管理规章制度。高校一般都是沿用以往的老传统与老办法，在学籍档案管理方面，学籍材料归档范围不够明确，也没有一个统一的标准，这样收集的档案材料也就不可能齐全；在整理学籍档案的环节上也没有科学的管理规章制度，造成鉴别核对、归档整理、保管保密和信息使用等方面的管理不规范。而高等学校学籍管理工作是一个涉及部门比较多的岗位，涉及的因素也很多。各部门管理人员、教师以及学生对管理制度了解不深，在处理相关问题不按管理的要求，使得管理效率很低，达不到监督、导向和激励的作用。同时，随着档案利用的扩大化和多样化，档案的安全问题也是一个不容忽视的重要问题。如何防止一些非法访问，也是学籍管理制度中一项重要内容。
2.新生集中在一个院系。与以前分散到各个院系来说，学生相对集中，而大多数院系只有1名教学秘书负责学生学籍档案管理，工作量大、任务繁重，各方面待遇较低。加之我校对学籍材料管理实行二级制，教务处学籍管理科学籍管理教师和系院教学秘书共同管理，系院秘书负责学生学习成绩和学籍变动的记载和上报，学生处和辅导员负责学生的奖惩情况，而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成，形成多头管理，给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果部门之间互相通气不够，容易使学生在校期间一些重要情况，如奖惩材料等不能集中反映到学籍档案中，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。
3.档案管理意识淡薄。学籍档案是学生在校学习情况所形成的客观、真实而详细的历史记录，是原始的档案具法律凭证性的重要依据。如果院系教学管理人员对学籍档案的重要性认识不够，就会导致学籍档案管理中填写档案表格不认真，归档材料不完整。在一些鉴定性与评语性的材料上，多数材料是千篇一律的套话，没有客观真实地反映每个学生的实际情况，没有特点，缺乏可信性。
4.学籍档案利用不够。目前，学籍档案的利用处于被动服务状态，停留在你要用我提供，主动服务还不够。其实，利用学籍档案包含的丰富信息，完全可以主动为学校的教学、管理，以及为社会服务。
三、改进院系学籍档案管理的新思路
1.进一步促进学籍档案管理制度的科学化、规范化。要建立、健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度，做到有法可循、依法建档、照章办事、奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。在新生入学前将一整套学籍管理规章制度等汇编成学生手册，新生入学时发到学生、教师以及相关部门的手中，使其知法、懂法、用法、守法。同时，在校园网络中建立主页，随时备查、备用。每年定期组织教学部门以及相关学籍管理人员进行深入的学习，达到规范化和程序化的操作和管理目标。
在日常工作中，用制度去规范管理工作，善于动脑去做工作，使学籍管理工作更加科学化、规范化。首先，明确院系教职工学籍档案的收集内容，明确学籍档案建设目标；其次建立学籍档案定期检查和抽查制度。再次，建立有效的激励机制，实行奖惩分明的考核制度，奖励在学籍档案工作中成绩突出者，以此促进学籍档案工作的健康发展；最后，对档案利用安全性要加以重视，不能让非法人员有机可乘，建立严格的查询审查制度和网络安全访问机制，让档案的安全性有所保障。
2.建立沟通交流新机制。在学校教学工作、团学工作两位一体的思想指导下，建立沟通交流新机制，教学秘书和思想政治辅导员一起做好新生的各种档案工作。首先，要共同做好新生报到情况及新生各种档案原始材料的收集与整理工作。其次，做好新生的考勤和注册工作。由于新生刚进校，流动性大，所以需要随时关注新生的流动去向问题，杜绝“在籍不在学”和“在学不在籍”情况发生，随时做好各专业各班在校生人数统计工作，及时掌握放弃入学资格的新生、退学的新生、转专业的新生以及高年级降级、复学到新生班的学生情况，并记录在案，而且思想政治辅导员和教学秘书、教学秘书和教务处主管学籍的老师要及时沟通，以确保新生数据的准确。最后，掌握通识课程学生修学分情况，并做好统计工作，做到学生成绩万无一失，为学生一年后转入专业院系学习做好准备工作。
3.提高院系教学管理人员的档案意识。《高等学校档案管理办法》明确指出，“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”所以院系领导一定要组织教学管理人员深入学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》，增强档案意识，教育和引导广大师生提高对学籍档案重要性的认识，克服人民大家对学籍档案管理工作存在的各种偏见，努力形成一种领导重视、统一协调、分工明确、广大师生积极参与的良好风气。
4.创新学籍档案服务利用方式。教学团学一体化指导思想下，学籍档案积极主动服务于教学、团学工作。学籍管理人员积极主动与思想政治辅导员联系，配合做好《正方教学管理系统》中各种学生信息的录入完善工作，共同熟悉《正方教学管理系统》操作规程，以充分利用资源为自己的工作服务，为师生服务，提高工作效率。比如，在与家长联系时，可以把学生成绩向家长报告一下；另外，思想政治辅导员可以直接从《正方教学管理系统》中统计出各项数据（如各专业各班的成绩、优良率、及格率、不及格率），为学生各种选拔，评优等方面服务。再比如，建立学籍档案数据库，设置一定的进入权限（出于保护学生隐私的需要），供学校和社会查询利用，减少利用者上门查找的麻烦，也减少档案管理人员的工作量，从而提高办事效率。
总之，高校要高度重视学籍档案管理工作，不断优化学籍档案管理，在实践中不断摸索，总结经验，完善制度，让学籍信息档案及时有效地为学生、学校以及社会提供服务，使学籍档案管理工作走上规范化、制度化、科学化的道路。
参考文献：
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