高校固定资产管理问题探析
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作者: 吴朝阳
一、选题背景及研究意义
高校作为人才培养和科学研究的重要基地在我国社会经济发展中发挥着极其重要的作用而固定资产是高校从事教学、科研、生产等各项工作的物质基础,高校资产的使用管理水平直接影响到人才培养和科研工作发展的速度、质量。近几年,随着我国高等教育事业的不断发展,高校办学规模的不断扩大。许多高校纷纷利用银行贷款投资建设新校区,高校所拥有的固定资产大幅度增加。但是,如何进行科学的资源配置、提高投资效益,特别是如何加强固定资产管理,向管理要效益,相关研究者对这些问题的研究还较为缺乏。多年来,固定资产管理工作一直是高校管理的一个薄弱环节,存在着资产管理体制不顺、机构不健全、管理基础工作不够规范、家底不清、账物卡不符、使用效率不高等问题。在新形势下加强和完善高校固定资产管理已是各个高校发展中急需解决的重要课题。
二、高校固定资产管理现状
目前,提高资产质量与会计信息的真实性和准确性、实现计划管理的有序性和有效性、加强监管检查已成为固定资产管理体制改革的首要要求。由于管理要求的不断细化,以及固定资产管理工作本身的复杂性,一些基于历史原因以及现有体制不完善之处而产生的问题逐步显现出来。
(一)对固定资产管理思想意识淡薄、观念落后、管理过程缺乏有机协调。我国高校大部分是公办性质,属于事业单位管理体制。高校的固定资产主要通过国家财政投资建设而成,长期以来高校无偿地使用固定资产,不计提固定资产折旧,也不需要进行成本核算,导致了高校对财务管理特别是固定资产管理和教育成本核算的重要性认识不足。人们头脑中很难形成国有资产管理意识,这种思维定式是高校资产管理长期不被重视、人们头脑中至今还被重钱轻物、重购置轻管理思想困扰的根本原因。忽视了对固定资产的管理,缺少固定资产的定期清查盘点制度,账面反映的固定资产与实物不符,有账无物、有物无账的现象较多。造成账实不符的原因:一是固定资产采购项目的计划指标被挪用,形成固定资产虚列;二是利用账外资金越权违规购建固定资产,但为逃避监管而不入固定资产账或部分入账;三是会计差错,即已报废、盘亏的固定资产未及时进行账务处理。账实不符问题来源于多年的积累,并未得到根除。其次,不少高校主要忙于学校的教学、科研和行政工作,忽视了高校固定资产管理工作,导致高校固定资产管理机制不健全、管理手段落后、管理工作缺乏科学性,从而造成高校普遍存在着重钱轻物、重购轻管、公物私用、重复建设、资源浪费的现象,使固定资产难以发挥其在高校教学科研中应有的作用,影响了学校的可持续发展。
(二)运行管理机制不健全,管理职责不明确,制度落实不到位。高校的固定资产种类繁多、数量大,使用部门不集中,财务部门很难进行认真的清查,只能通过报表加以控制,财务部门与资产管理部门的数据很少一致。比如:许多仪器设备的占有使用部门早已将其淘汰报废,但因未履行报废手续,财务和管理部门未能及时销账;各部门、院系自筹资金购建的固定资产,未纳入学校的统一管理,这就造成“院系有实物,校方无记录”的局面;有的资产已交付使用多日,但入账手续仍未办理完毕;管理人变更移交手续不完善,甚至不交接,其名下的物品也就随时间延续而不知去向,导致资产总账不符等等,使得固定资产存量不明,家底不清。
(三)资产的建设和配置缺乏计划和论证。计划和论证是资产管理的工作之首,要实现资源的优化配置,必须加强资产建设和配置的计划和论证。在固定资产多头管理的高校,各管理部门站在各自的立场,带着或多或少的部门功利色彩,对资产的建设和配置提出计划上报学校,最终由学校决定投资决策,缺乏统筹规划和系统论证。而在资产粗放管理型的高校,也因其管理不到位而使计划和论证工作流于形式。
(四)资源配置缺乏科学的预算管理,缺乏统一规划,浪费现象较为严重。许多高校进行资产管理时没有将资产管理与预算管理进行有机结合,存在着资产购置经费与现有资产存量状况脱钩的现象,学校资产管理部门和资金使用部门之间资产存量信息不对称,往往使预算安排陷于被动局面,难以有效控制资产重复购置和超过实际需求购置资产。并且没有对预算配置相关的预算执行情况进行有效的跟踪监督,部分部门不按预算规定的用途和标准配置资产,严重削弱了预算管理的严肃性。近年来,随着科教兴国战略的实施,国家对教育的投入不断增加,各高校的资产规模都有大幅度增长,一些高校不顾现实和可能,相互攀比,贪大求全,千方百计地多要经费。为了满足教学、科研需要和顺利通过上级进行的各种评估,学校每年投入大量资金添置资产,存在着无计划购置、盲目购置、重复购置等现象。学校内部资产配置则实行供给制、按需分配,而且一旦配置,终身拥有,很难做到资产在全校范围内资源共享。由于使用部门对配置得当与否、利用率高低与否不承担责任,因此常常贪多求全,致使各学院(部门)所拥有资产的数量和其所承担任务的实际需求之间很不平衡。一些部门宁可让资产闲置,也不允许其他部门使用,出现了一方面资产闲置;另一方面还要重复购置的怪现象,于是一方面设备购置经费紧张,另一方面从全校来看,却有许多闲置资产,没有发挥其使用效率,随着技术消耗和自然消耗,很快就淘汰报废,造成了大量资产的闲置和浪费。
(五)综合利用率低,缺少资产使用效益的评估体系。受政府办学体制的影响,很多高校对固定资产的管理至今仍局限于资产账面管理,对资产使用效益缺乏必要的评估。部分高校对教学、科研所占用的资产使用没有进行完全成本核算;加之管理人员基本素质不高,理论基础薄弱,没有制定具体的资产成本核算及计提折旧的实施办法,使单位的资产成为不用白不用的“唐僧肉”。同时,没有建立资源共享机制,对闲置资产漠不关心,使国家花钱购置的教学、科研设备形同部门的私有财产,甚至局限于个别人来使用,造成高投资、低效益的现象。众所周知,在当前市场经济大潮的引导下,高校固定资产已经逐步发展成为一门产业。既然是产业,那就应该在市场中运作。那么,作为高校经济价值体现的固定资产管理方式也就应按照市场经济规律来确定。然而,高等教育应是有序地为社会培养高层次专门人才的一种社会效益明显的基地,这一本质特征决定了它的非盈利性、有序性、运作的长期性与整体性。因此,如何把高校固定资产管理工作系统化、理论化,做到物尽其用,优化资源配置,发挥资产的最大使用效益,是当前市场经济条件下高等教育大发展时期亟待解决的问题,也是推行绩效预算的基础。
三、加强高校固定资产管理的措施
(一)提高认识,增强固定资产管理意识。首先,领导要更新观念,充分认识到固定资产管理工作对高校中心工作的保障和积极的推动作用。固定资产管理改革关系到学校其他各项改革能否顺利进行与发展目标能否顺利实现。因此,高校领导应彻底摒弃墨守成规的旧观念,在思想上高度重视学校的固定资产管理工作,充分认识到固定资产管理工作就是要采取有效的管理措施,使固定资产以最佳的状态为学校教学与科研提供最优服务和条件保障。既保证固定资产的安全完整,又要研究探索资源合理配置,为固定资产的投资提供依据;其次,加强对固定资产管理制度、法规的宣传和学习,使广大教职工统一思想,彻底纠正“重钱轻物”、“重购轻管”的错误认识,积极配合,主动保护固定资产的安全完整,努力提高固定资产的使用效益。
(二)建立健全固定资产管理制度。高等学校的固定资产是高校资产的重要组成部分,也是学校教学、科研和其他事业发展的必要物资保障。高等学校要强化固定资产管理,根据财政部门、教育部门和国家国有资产管理办法,结合本校的实际情况制定和完善一整套完备的固定资产内部管理制度,包括固定资产的计划、论证、购置、验收、保管、使用、维护、转让、处置等制度。对先进设备的配置,贵重仪器的购买,以及房屋建筑物的购建,都要进行可行性研究,实行专家论证和咨询制度。大型设备的报废,房屋的拆除,也要严格审批,坚持“先报批,后处置”的原则,防止固定资产随意报废,真正做到固定资产管理规范化、制度化、科学化。在制定制度的同时,要注意与校内其他职能部门管理制度之间的衔接与协调,使每项制度具有可操作性,执行权可落实到人,做到责任和权利相统一。为保证各项制度得到切实执行,高校还应结合实际情况建立起便于实行和考核的固定资产管理责任制和监督机制。另外,应建立固定资产管理责任机制,明确责任人。高校可实行单位主要领导人为全面责任人、分管校领导为主要责任人、使用部门负责人为直接责任人的三级管理责任制。明确相关责任人的责任范围,层层分解固定资产管理责任,并真正落实到人。高校固定资产管理是一项政策性、业务性很强的工作,因此高校必须加强固定资产管理队伍建设,要选拔和造就一支思想正确、作风踏实、责任心强、政策水平高、业务能力强、善于管理的固定资产管理队伍,同时加强管理人员的培训工作力度,努力增强管理人员综合素质和实际操作能力、业务技能,以保证管理水平的不断提高。
(三)建立科学合理的资产预算制度。建立科学合理的资产预算制度就是将资产管理和部门预算相结合,在充分分析单位资产的现状及履行公共职能需要的基础上,解决单位需要购置什么资产、如何配置和处置资产的决策。实行部门预算后,按照预算管理的要求,各部门以实物资产为依据,根据任务的需要提出实物资产的增(减)计划,编制部门资产预算,通过项目支出和公共支出的资金物化形成固定资产。这有利于运用资产预算和统计报告对单位的存量资产进行分析,运用资产预算管理对资产的投入形成、调节使用、审核报销、计价核算、处置报废进行监控,从而保证单位资产的购置科学、配置合理、处置得当,最终提高单位的资产使用效率。同时,将资产管理纳入部门预算,有利于使资产配置管理与预算编制相统一、资产处置与预算执行相匹配、资产报告分析与预算报告分析相印证。
(四)探索可行的绩效评价体系和奖惩机制。固定资产的绩效评价是对高校占有、使用固定资产的效果进行评定,主要评定其是否得到了合理配置、安全完整和有效使用。通过构建高校财务绩效综合评价体系,把高校资产纳入考核范围,以此来推动高校重视资产的使用效率,促进高校改善资产管理工作。高校每年对固定资产进行一次清查工作,根据清查结果调整管理系统数据,并设定条件统计各类报表,建立以固定资产保值增值为核心,以资产收益率、生均占用资产、固定资产利用率、资产闲置率等指标为体系的考核体系,从而促使使用单位合理、有效地使用所占用的资产。根据年末资产清查及绩效评价考核结果,给予资产收益率和利用率高、资产闲置率低的、本年度内无资产遗失损毁现象、资产清查时组织有序、认真负责,资产日常管理工作表现突出的单位给予精神和一定比例的物质奖励,而对于考核结果不合格、无故损毁学校资产或因保管不善被抢被盗的单位和个人给予一定比例的处罚。
四、结论
总之,认清高校固定资产管理现状,加强高校固定资产管理,目的是为了对高校固定资产进行合理配置,提高其使用效益,保护固定资产的安全与完整,防止资产流失。随着市场经济条件下国有资产管理体制的不断完善,高校固定资产管理工作必将纳入科学、规范的轨道上来。
(作者单位:南京艺术学院)
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