浅析档案工作规范化管理
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作者: 苏金凤
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
一、声像档案是一个单位档案的重要组成部分
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。加强声像档案管理工作的对策及建议:
(一)加强宣传,提高意识,争取领导重视。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。
(二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实。要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。
(三)加强监督,分类指导,注重业务培训。针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
(四)全面出击,形式多样,疏通收集渠道。要实现声像档案收集完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道,运用多种形式收集也很重要。结合地区实际,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种形式收集。
二、档案信息电子化
所谓档案信息电子化,就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。1、可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率;2、缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性;3、档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面;4、档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,扩大社会影响,拓宽服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高;5、档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
三、网络环境下的档案创新服务
当前,档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。1、创新服务手段。建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务;2、建立“电子文件(档案)数据管理中心”;3、电子文件的自动上传收集;4、开展在线服务。
四、文书管理的规范化和标准化
在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
(一)公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。一是规范、标准,符合国家的有关规定,排版形式为横写横排,左侧装订;二是注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等;三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用;四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入;同时,又要注意防止应归档文件的散失。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索;另一方面要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。
伴随我国高新技术的发展,文件档案的计算机管理提上了议事日程。它克服了以往工作环节、工作程序的重复、雷同,将文件和档案作为统一的系统工程,加强文件管理的超前控制,保证了档案的质量,从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期,从信息源头做起的思想,在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的,也是解决现实文档分离的根本办法。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
(作者单位:河北省泊头市营子镇计生委)
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