地市级邮政企业预算管理初探
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作者: 张 红
摘要:预算管理是现代企业管理的主要内容,随着市场环境的不断变化,越来越多的企业进行了预算管理实践,并取得了可喜的成果。文章就地市级邮政企业的预算管理问题进行了初步分析,从预算目标确定到预算编制、执行、分析进行了简要的阐述,并对相关问题提出了自己的见解和建议。
关键词:地市邮政企业,预算管理
一、引言
企业预算是各级各部门工作的奋斗目标、协调工具、控制标准、考核依据,在经营管理中发挥着重大作用。随着市场环境的不断变化,邮政企业经营发展也面临着新的机遇与挑战,为了应对不确定的未来,对邮政企业预算管理提出了更高的要求。
在邮政企业全面预算管理体系中,地市级邮政企业作为省级、县级邮政经营部门的中间环节,具有承上启下的作用,其预算管理具有一定的特殊性与复杂性。首先,地市级邮政企业是作为省邮政公司下属经营单位,为预算的执行部门,要服从全省邮政发展战略规划,确保实现省公司下达的预算目标。其次,地市级邮政企业作为县级邮政企业的管理部门,同时负担着根据各县市的经营发展现状,在各县局各直属单位间进行综合平衡,将预算目标进一步分解到各单位,并时刻关注各单位预算执行情况,及时提出有效应对措施。
由于存在以上特殊性和复杂性,地市级预算的组织工作尤为重要。
在相当长的一段时间里,预算管理通常被认为是财务管理的一种手段,仅仅与财务人员有关,一说预算就是财务部的事,事实上,预算管理不仅仅是一种管理工具,随着预算管理应用的发展,预算已经从传统上控制支出的工具,演变为使企业资源获得最佳生产率和获利率的一种方法,与企业的每一个人息息相关,贯穿于业务的方方面面,渗透在实现战略目标的全过程。从预算编制、预算执行、预算分析及考核的一系列过程中,只有明确每个人的预算责任,才能形成一股合力,朝着企业的目标迈进。
随着专业化经营的深入开展,专家理财观念的逐步形成,从管理者、实施者和归口单位(专家)的三方进行审核确定预算指标,使预算编制工作体系更加完善,提高了预算数据更大限度地接近实际情况的可能性。
二、预算目标的确定
由于地市的总体目标由省邮政集团公司最终确定,对地市级邮政企业来说,预算目标确定的主要难点在于对下一级单位预算目标的合理分解问题。
预算流程一般采用“自上而下”与“自下而上”相结合的方法,遵从自上而下沟通预算目标,自下而上的实施该目标的模式。这种方法经过管理者与实施者双向沟通,充分考虑各单位的实际发展情况及预算环境变化因素,经过多次反复的推敲,最终就预算目标达成共识。将二种方法结合使用,一方面有助于管理者充分了解预算背景,做出正确判断,避免预算过程时间过长出现“扯皮”现象,维护预算的权威性;另一方面也避免了实施者为了自身利益而刻意歪曲预算指标,造成预算松弛,对总预算目标实施不利;同时由于充分听取了实施者的意见,有利于提高实施者的积极性,激发主人翁意识及完成目标的责任感,为预算目标最终实现提供强有力的保证。
三、预算编制
在确定预算目标之后,为了稳定有序地实现预算目标,就进入到预算编制的环节。通过编制预算把各个具体环节细化、量化,将预算目标分解为一个个更加明晰、具体、可操作的项目,进而实现资源的合理、高效配置。
预算主要是为企业的会计年度而编制,也存在3年期、5年期甚至更长时间的预算以及期限短于1年的预算,作为地市级邮政企业一般以编制年度预算为主,然后进一步分解为季度和月度预算。
预算编制前的基础数据的收集整理工作:人员配备的基本信息及各项薪金、福利政策等;房屋、车辆、设备的基础信息及维护的消耗性支出等历史数据;业务成本分析资料,标准成本体系的确定;新业务开发方案;年度宣传方案;年度投资方案;其他预算需要数据。
完成历史数据及相关资料的搜集整理后,拟定预算初步明细数据。在这个预算原始数据的确定过程中,采用了几种常用的编制方法。主要有固定预算法、弹性预算法、增量预算法、零基预算法、作业基础预算法、滚动预算法等。
固定预算法是预算期内,对不随着业务量变化而增减的成本项目来确定相关预算指标的预算编制方法。弹性预算法是根据不同业务量水平确定应发生的收入费用水平的一种方法。增量预算法是根据在基期支出水平基础上,考虑预算期内各种因素变动,调整相关预算指标的预算编制方法。零基预算法是以零为基础编制预算,这种方法不受历史情况约束,从支出的合理性、必要性出发,逐项分析确定预算指标的方法。作业基础预算法是依照作业来分析确定预算指标的方法,需要编制单位依据作业成本法进行成本核算和较好的管理分析系统支撑。
在编制过程中可以不拘泥于一种方法,可针对每项支出的具体项目具体分析,使用不同的方法来确定明细指标。如折旧费、车辆保险费、房产土地税等项目在总体资源配置不变的基础上是基本上保持相对稳定的,可以采用固定预算法,而对不同的业务,要根据不同业务的特点采用不同的方法,如与业务收入成线性关系的成本项目可采用弹性预算法或增量预算法,新业务采用零基预算法,对于可节约固定办公成本等采用增量预算法(负增长)或零基预算法,需要说明的是除零基预算法外都要求对历史成本进行严密分析,剔除其中的不合理的和非经常性的因素,才能保证计算后的预算数据的合理性,不会造成成本上的浪费。
年度预算一般是前一年制订的,而企业的业务发展情况是复杂多变的,为了应对不断的变化,用最新的预测数据指导经营,一般通过滚动预算进行微观调整,使预算与实际情况更相符合。滚动预算分为永续滚动预算和定长滚动预算。永续滚动预算是预算数据始终保持12个月的预算周期,而定长滚动预算是在预算年度内始终保持定期间的预算,如一季度。由于永续滚动预算工作量大、成本高,相对来说,定长滚动预算更适合于地市级邮政企业,这样既达到了预算控制的效果,又不用为之负担过大的成本。
四、预算的执行
全面预算管理除了全员参与、预和算结合外,更重要的是在预算执行过程中进行第一时间的预算反馈和预算监控以及考核和激励等基于全面预算的管理职能,否则全面预算将成为流于形式的数字游戏。预算的实施者必须依据预算安排生产经营经营活动,对于预算外事项要及时报告管理者协调进行处理。对于关键性指标应加大绩效考核力度,以确保预算的实施;对于例外事项调整应纳入绩效调节指标,保证预算的稳定性,使管理者对全局有一个合理的掌控。
五、预算的分析
预算毕竟是预测,而变化是随时随地在发生,所以预算期末进行预算分析非常重要。预算分析主要是对预算指标与实际指标的进行差异分析。差异分析主要包括比较分析和因素分析。
通过利润预算进度表,将主营业务收入、主营业务成本、管理费用、财务费用、营业税金及附加、营业外收支及利润作为行标题,每期预算数、实际完成数、全年预算数及预算剩余数做列标题,这样就可以清晰地看到预算执行情况及产生的差异。但差异是怎样产生的,就需要每个预算责任部门进行深入细致地分析,对其在后续月份可能产生的影响作出判断,尤其是对于不利差异,提出预算控制方案,加大预算控制力度,尽量在以后月份消化不良差异。
预算应用于企业管理已经有百余年的历史,我国企业对全面预算的重要性认识及其应用逐渐深入,特别是计算机技术的发展、网络技术的应用为提高预算管理效率和推广提供了更大的空间。随着企业的成长,预算管理体系一步步地走向完善,但是我们仍应认识到预算管理是一项规模浩大的系统工程,没有固定的模式可遵循,作为邮政行业必须在企业管理实践中不断摸索、不断创新,探索出适应于自己的预算管理模型,为邮政事业的更快发展绘画更美好的蓝图。
参考文献:
1、张长胜.企业全面预算管理[M].北京大学出版社,2007.
2、张熙庭.战略预算-管理界的工业革命[M].广东经济出版社,2010.
3、财务成本管理编委会.财务成本管理[M].清华大学出版社,2009.
(作者单位:沧州市邮政局)
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