湖北省电力公司实施ERP的风险与对策研究
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作者: 张小牧 杨 平 张 翼
ERP不是一个纯技术系统,其灵魂是管理思想。从发达国家企业管理实践看,ERP是一种成熟的企业信息化管理模式。本文就ERP在湖北省电力企业的应用,分析ERP实施的风险。
一、湖北省电力公司实施ERP的背景
ERP(Enterprise Resource Planing),即企业资源计划,最早由美国的Garter Group咨询公司首先提出,作为一种先进的企业管理模式,它不仅包含了今世界最先进的企业管理理论,也是一种最佳的企业信息化集成方案。ERP把企业的物流、资金流、信息流集中起来,充分整合和利用企业各种资源,最终实现效益最大化。
湖北省电力公司(以下简称HBEPC)作为特大型国有企业,是湖北省域经济赖以发展的重要企业,负责对湖北省内电力市场实行输配售一体化经营,负责建设、管理、经营湖北省内的电网,经销相应的电力电量,为省内发电企业电力生产提供接入电网和经销电量服务。根据国家电网公司的统一部署和安排,HBEPC于2008年7月18日正式启动ERP项目,秉承创新理念,以流程最优为目标,以精益化管理为原则,积极推进项目建设。
ERP的实施有着巨大的风险,如果控制不当,防范措施不得力,将可能导致巨大损失。本文拟对HBEPC在实施ERP过程中的风险问题进行初步的理论探讨,以便为国内其他企业实施ERP项目提供一定的指导与借鉴。
二、湖北省电力公司实施ERP的风险分析
风险即为导致损失的可能性,而且风险总是与收益相伴。企业在进行决策时首先要考虑的问题就是风险与收益问题,在二者之间权衡利弊后做出选择。ERP作为中国企业提升管理水平、加快信息化和全球化建设的代名词,在实际应用中不可避免的存在着一定的风险。加上中国企业所面临的特殊情况和企业自身在信息化方面落后于发达国家的企业,中国企业在实施ERP过程中面临着更大的风险。HBEPC作为一家国有电力企业,在实施ERP过程中不仅面临着其他企业面临的风险,同时在面临着特殊的风险。纵观国内企业实施ERP的各种案例,结合HBEPC的实际情况,本文认为HBEPC在实施ERP项目中主要面临着来自三个方面的风险:管理风险、实施风险和技术风险。下面本文将对HBPEC在实施ERP过程中面临的来自上述三个方面的风险进行具体的分析。
1、管理变革风险
企业作为实施项目的主体,随着ERP项目的实施,企业必须对现有的管理方法或管理架构进行适当调整,以便于适应系统运行的要求。企业在管理方面作出调整之后仍然面临着不能很好的与企业实际相匹配的风险,这样就有可能带来管理的低效率甚至无效率,最终导致损失。在企业的各个管理层面都不同程度存在这种管理变革带来的风险,最为典型的则是组织架构调整风险和控制力减弱的风险。
(1)组织架构调整风险。ERP系统不仅仅是一种利用信息技术的管理手段,更是一种管理思想。企业在实施ERP的过程中,必须要对原有的企业管理模式和企业的组织架构做出相应的调整。企业在调整组织架构的过程中面临着一定的风险,即新的组织架构不一定能够完全适应企业管理的需要,可能会降低管理的效益,进而导致损失。HBEPC作为湖北省域内电网的运营商,尤其要注意控制实施ERP后由于组织架构调整而带来的风险。
(2)控制力减弱的风险。企业在引入ERP系统后,以前很多由管理者亲自履行的管理职能现在变为系统本身的功能,因此调整组织结构,有可能会导致对企业的控制力减弱。企业在引入ERP管理系统以后,企业管理人员如果不能完全适应新的管理模式或监督控制机制,则极有可能导致管理失控甚至混乱,最终给企业造成损失。
对于HBPEC而言,作为湖北省的电网运营企业,管理系统中的监督控制至关重要,轻则影响到企业的日程经营,重则威胁到整个区域电网的正常运行,进而导致严重的社会后果。因此,HBEPC在实施ERP过程中带来的控制力减弱的风险比一般企业更为突出。
2、合作伙伴选择及成本控制风险
ERP的实施不仅会由于对企业的管理带来变革而带来风险,而且在整个项目研发与实施过程中亦会产生各种风险,直接导致整个项目的失败,对企业造成直接的经济损失。合作伙伴选择与成本控制风险主要有来自以下几方面的风险:供应商选择、服务公司、人员组织、进度控制、成本控制等。
(1)ERP供应商选择风险。面对众多ERP软件供应商的游说,ERP项目小组容易陷入无所适从的境地。由于ERP项目投资巨大,因此必须慎重选择ERP供应商。在选择ERP供应商时,既可以考虑采用国内供应商的产品和服务业,如用友、金蝶、神州数码等,也可以考虑国际ERP供应商的产品和服务,如SAP、仁科、甲骨文、微软和Sage等公司。如果选择不当将给企业带来巨大的经济风险。
(2)ERP咨询服务公司选择风险。一方面由于企业在实施ERP项目中很多技术方面的问题需要技术专家的指导,如ERP系统的安装、配置,系统的定制等。另一方面,企业在实施ERP过程中,必然要求企业的组织架构和管理模式做出相应的调整,需要外部的管理咨询机构的帮助。因此企业在选择了ERP产品供应商后,往往还需要聘请管理咨询公司为ERP项目的实施提供相关的服务。而且ERP咨询服务公司对企业成功实施ERP有着不可替代的重要影响。
目前国内的管理咨询公司良莠不齐,服务能力亦有待于提高。企业在选择咨询公司时面临着信息不对称的问题,缺乏对咨询公司将来提供的咨询服务产品的了解,在选择咨询公司时处于不利地位。同时企业还面临着选择了软件供应商以后就只能选择相应的咨询公司提供服务,而没有任何选择的余地。企业在在选择ERP实施服务公司时承担很大的风险。
同时,在实施中,HBEPC还清醒地认识到错位风险,在实施ERP的过程中应当避免将软件公司和咨询公司视为项目主角,而使企业缺乏应用的主动性和积极性。HBEPC为获取ERP的成功实施和应用,必须积极主动,始终自己领唱主角。
(3)ERP实施成本控制风险。企业实施ERP的过程中通常会产生以下几方面的成本:硬件设备购置成本、ERP系统软件使用费、培训和管理咨询费用,以及系统的日常维护费用等。其中软件使用费用和管理咨询费用所占比重较大,尤其是管理咨询费用。根据国外的经验,管理咨询费用一般为软件使用费的两倍。
面对动辄几十万甚至数百万或千万的ERP实施成本,如果项目进展顺利并实施成功则可以为企业创造可观的效益,如果实施失败则直接造成损失。考虑到目前国内企业实施ERP成功率不高的现实情况,企业在实施ERP过程中必须注意控制好成本,否则将会导致损失。HBEPC同样也面临着ERP实施的成本控制风险,在实施过程中必须结合项目实施进度,将各项成本开支控制在预算之内。
3、技术风险
由于ERP是利用现代信息技术而进行的企业管理变革,因此,企业在实施ERP过程中,必然面临着技术风险,尤其以信息安全风险最为典型。本文着重分析企业在ERP过程中面临的信息安全方面的风险。
ERP实施过程中的信息安全风险主要发生在信息安全防护、信息日常保密管理、信息安全应急管理等环节,此外外部网络安全问题亦可能引发信息安全问题。ERP系统的主要优势就在于整合了企业管理中的信息流,如果信息在传输过程中发生上述任何一个环节的安全问题,则会直接影响到整个系统的有效运行,甚至会导致严重的失误或损失,因此,在实施ERP过程中企业不可避免的面临着较大的信息安全风险。
三、湖北省电力公司应对ERP风险的对策分析
1、创造良好实施氛围,强化风险意识
ERP系统建设是国家电网公司推进企业信息化建设的重大项目,也是HBEPC信息化发展的里程碑项目,更是公司管理创新与变革的发展大计,其根本目的在于引进先进管理理念、完善公司治理结构、优化业务流程、实现公司生产经营活动的集成与协同、曾强管理工作的透明度和可控性,从而提升公司经营管理效率和效益、提升公司的竞争能力。为了实施好这项宏伟的工程,必须通过宣传工作在整个公司内部营造一种良好的实施氛围。这样,一方面可以扫除广大职工的思想障碍,提高广大职工进行信息化建设的积极性,增强他们搞好信息化建设的信心;另一方面要让全体员工充分认识到实施ERP可能面临的各种风险,在主观上形成一种自觉的风险防范意识。
2、做好培训工作,建立ERP人才队伍
HBEPC紧紧抓住ERP项目实施的机遇,着力培养一支省公司内部ERP技术人才队伍,根据ERP项目建设的特点,针对不同对象、不同阶段制定培训计划,采取多种方式分层次、分阶段开展培训工作,切实提高培训效果,使公司全员掌握系统建设和本职工作的联系,掌握ERP操作技能,确保在系统上线后迅速投入实用化应用。
(1)对企业领导干部的培训。对企业中高层领导的培训是十分重要的,企业领导者对企业信息化有充分、正确的认识是ERP项目顺利实施的前提条件。公司采取了一些列措施来对公司的管理层进行培训,让广大领导干部尽快的自觉接受并掌握ERP管理模式的新理念、新方法,制定专门的培训计划,组织他们参加针对性的培训,并要求时刻关注系统建设工作,及时协调解决实施过程中的问题,全力支持项目组的各项工作。
(2)对企业骨干员工的培训。企业的业务技术骨干是公司的宝贵财富,同时也是推动ERP系统顺利实施的生力军。因此,必须吸收大批的有丰富经验和较高专业技术或业务水平的优秀员工参与到ERP项目的建设中来。
除了在实施前对他们进行专门培训外,还要让他们尽量在参与实践中积累经验,使之成长为公司的自己的ERP专家,以便在咨询服务公司离开之后能够使ERP正常的运行,避免长期过分依赖外部专家。这是ERP顺利实施的技术保证。在ERP系统实施前和实施中,要对技术骨干进行必要的系统软硬件操作培训,要让他们直接参与数据的采集,熟悉各种业务的程序和范围,以便在以后的系统运行及二次开发中发挥作用。技术骨干对软硬件系统的掌握程度和对业务的熟练程度直接关系着ERP项目的实施。技术骨干和企业部门的“一把手”是ERP项目成功实施的两大支柱,只有他们相互配合,才能真正发挥ERP项目的管理优势。
(3)对各种业务管理人员的培训。在对企业领导干部培训,对企业的业务技术骨干培训、培养的同时,还应广泛的对全体员工开展ERP的专项培训,让所有员工都能够科学认识ERP项目实施的必要性和重大意义,掌握ERP管理模式的核心思想和一般原理,在最大程度上保证ERP正式运行后收到实效。要有计划地对财务、物价、业务、采购、仓储、物流、生产、经营计划人员进行培训,只有夯实最基本的管理基础,才能使ERP顺利实施。
3、规范管理,有效防范实施风险
ERP项目实施必然会触及企业传统管理模式下的一些敏感问题,改变许多管理习惯,甚至影响部分个体利益,这都可能在实施过程中形成各种阻力,导致项目推进困难,增加实施风险。因此,必须在项目领导小组统一领导下,应用科学的项目管理方法,建立项目管理与考核制度,规范项目管理流程,强化系统建设的过程管理。各专业组严格按照项目领导小组作出的决策开展工作,将工作任务按照进度要求落实到人,细化明确项目每个阶段的工作内容、工作计划和进度要求并加强督促、检查与考核,保证各责任人按进度、高质量地完成任务,保证各项系统建设工作有序、顺利推进。HBEPC主要是通过加强计划管理、过程控制和内部沟通协调等措施来确保ERP项目稳步推进,同时将实施成本控制在预算之内,最大程度降低了实施过程中的风险。
4、转变管理方式,积极应对管理变革风险
ERP系统的上线,将彻底改变传统的思维方式和作业模式,实现从分散化向集约化、从粗放化向精益化、从个性化向标准化管理的转变。在项目管理方面,通过引入标准化的项目管理体系和结构,强化项目建设的预算管控力度,从“事后审批”工程建设费用的管理模式,逐步过渡到项目预算控制和进度控制的管理模式;在财务管理方面,通过减少核算层级和账套合并,实现公司本部和直属单位财务的一体化管理,通过财务和其他业务的集成,实现财务对业务过程的监督控制,改变以前注重两头,忽略业务中间过程的财务管理模式;在物资管理方面,通过规范物资管理流程,进一步划分明确了物资管理与采购执行的职能分工,物资采购过程的监控能力得到加强;在资产设备管理方面,通过业务联动,实现“账、卡、物”的动态一致,引入“工单”,实现电网检修的精细化管理。这些变化必然要与我们传统的管理方式发生碰撞,加之系统操作不熟练,在上线初期,可能会出现领导怀疑、员工抱怨抵触、工作量增加、款付不出去、流程走不通等问题。为此,HBEPC主要从抓组织领导、工作机制和责任落实三个方面来解决上述可能出现的问题。
5、加强过程管理,有效防范技术风险
由于ERP实施过程中的技术风险会随着项目的推进而逐步暴露出来,因此HBEPC主要是通过强化对ERP实施过程的管理来控制技术风险。
(1)加强计划管理。HBEPC首先加强了对实施计划的管理,有效防范实施进度和成本风险的同时,为加强对ERP实施过程的控制奠定了基础。一是做好计划分解。用科学的方法和先进的管理工具对项目进行全过程管理。项目实施小组细化实施计划,分解落实每个项目成员的责任和任务,严格控制关键节点和实施进度,建立高效的横向和纵向信息沟通机制,并及时做好总结。二是做好经费预算。根据HBEPC的ERP试点建设工作方案,确定工作目标和建设项目内容,科学严格的制定经费预算。根据项目之间的相互联系,逐年拨付年度建设计划和项目资金。在资金使用上,一方面要充分保证实际工作的需要,另一方面要注意勤俭节约。三是做好绩效考核。为了增强计划的指导作用,强化约束,HBEPC建立了详细的项目管理与考核制度,项目管理考核体系细化到项目组的每个成员,考核指标科学量化,对每个工作组、每个项目组成员、关键用户、试点单位都要进行考核,使项目小组的工作成效与个人绩效挂钩的同时,与所在单位的绩效挂钩。
(2)强化过程控制。ERP系统建设的实施过程就是将管理制度变为操作流程,通过将流程固化为计算机程序的方式实现企业管理制度化、规范化。各试点单位充分发挥试点的作用,对业务流程进行分析、梳理、优化,既要考虑到其实用性,又兼顾到整个公司的一般情况。企业资源计划系统建设是一项宏大的系统工程,任何细节的疏忽,都会影响整个工程的质量和应用效果。因此,HBEPC要求所有参与实施的员工必须关注操作细节,注重每个过程,努力做到规范管理、精益求精。
为了将ERP实施过程中的技术风险控制到最低程度,HBEPC紧紧围绕项目实施的目标,本着突出重点的原则,从以上五个方面采取了一系列的措施,强化实施过程中各环节的管理,有效防范了技术风险,确保系统运行安全有效。
四、结语
总之,尽管湖北省电力公司在实施过程中亦面临着与国内企业同样的风险,包括来自管理变革和技术方面的风险,以及实施过程中的合作伙伴选择与成本控制等各种风险,这些风险处理不好就会给企业造成巨大损失,但是从目前实施情况来看,湖北省电力公司的ERP项目实施进展顺利,已经取得了一定的成果。这主要得益于HBEPC从一开始就高度重视风险防范,在充分认识风险的基础上,制定了预防措施,转变思想观念,强化管理,严格考核,有效防范技术风险,最终确保项目能够有序的稳步推进。
(责任编辑:张琼芳)
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