新时期高校文秘工作面临的新挑战及应对举措
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作者: 李建伟
[摘要]随着我国高等教育改革的逐步深入,高校内外管理事务日益增多,高校办公室工作职能发生了较大转变,由此对高校办公室人员尤其是文秘人员提出了新的更高的要求。高校文秘人员应着重增强服务意识、学习意识、创新意识、保密意识,不断提升自身素质,以适应时代发展的要求。
[关键词]高校 文秘工作 举措
一、高校文秘工作的主要职责与任务
高校办公室是学校的一个综合性部门,参谋、协调、服务是这一部门的主要职能,围绕学校的中心工作和常规管理工作做好自己的本职工作是这一部门的主要责任。在这个机构里工作的文秘人员主要负责公文处理、信息收集、稿件草拟、调查研究、协调关系等职责。
高校文秘工作的主要任务可分为常规性工作和非常规性工作。常规性工作主要包括各类文书、领导讲话、汇报材料等的起草与印发;学校领导有关活动、文字材料的分类整理与建卷归档;信息搜集与整理,包括针对性的专题调研;机要文件收发、处理和保密等工作。非常规性工作主要包括突发事件的应对与处理;信访人员的接待;各级领导临时交办的其他工作。
二、新时期新形势对高校文秘工作的新要求
近年来,随着我国高等教育改革的逐步深入,高校内外管理事务日益增多,高校办公室工作发生了较大的转变:从单纯的任务执行转变为一个主要发挥参谋助手职能的智囊型机构,从注重内部建设转变为一个协调学校各部门各方面发展的综合型机构,从侧重行政化管理转变为一个满足师生和教学需求的服务型机构,从偏重经验式办公转变为一个程序化运行的专业型机构,办公室工作表现出越来越强的政策性、综合性、服务性和专业性[1],这对办公室人员尤其是文秘人员提出了新的更高的要求。
高校文秘工作在性质、程式、功用等方面有着相对稳定的一面,同时,高等教育的发展、社会的进步和科技的日新月异要求高校文秘工作不断改革创新。面对这些新形势和新要求,不少高校文秘人员还需要一个提高素质和逐步适应的过程。如有些文秘人员起草的文稿没有高度,缺乏深度,空话、套话连篇,未能紧密联系学校实际,不能解决实际问题;在工作中不能紧跟时代发展的步伐,无法适应当前新形势新要求;处理问题过程中不能灵活变通、把握好分寸等等。
三、加强高校文秘工作的举措
面对新形势与新要求,努力提高高校文秘工作水平,笔者认为高校文秘人员应着重强化以下几种意识,不断提高自身综合素质。
1.增强服务意识
围绕中心、服务大局是高校办公室永恒的主题。这个部门工作性质的核心是服务:为领导服务,为教学服务,为科研服务,为全校教职员工服务。因此文秘人员必须牢固树立服务意识,以有礼有节、不卑不亢的态度面对领导,面对全校教职员工。对待校领导“要做到规范性和创造性相结合,被动性与主动性相结合,不能一味地强调辅助作用,而放弃自己的独立意识,仅持一种被动适应的态度”。对待教职工则要“采取平等相待的态度,不能采取居高临下,漠然视之的态度”。
要牢固树立服务意识,就必须不断加强自身道德修养,要正确对待自我的身份与地位,谋事业,轻得失,重品行,讲奉献;要坚持群众路线,广泛听取群众意见,及时向领导反映群众心声;要清清白白做人,干干净净做事,保持自尊自爱的人格操守。
2.增强学习意识
社会发展日新月异,新事物、新知识、新经验层出不穷,高校文秘人员必须强化学习意识,不断开阔视野,提高素质。具体来讲,学习主要分为政治理论学习和业务能力学习。
政治理论学习方面,文秘人员要加强党的基本理论、基本路线、基本纲领的学习,牢固树立科学的世界观、人生观、价值观和正确的权力观、地位观、利益观,在任何时候都保持清醒的头脑,在思想上、行动上自觉同党中央保持高度一致,在工作中自觉运用马克思主义的立场、观点和方法分析、处理问题,“切实增强主动性、减少盲目性、克服片面性,不断提高自己的政治理论水平和政策水平,不断提高科学判断能力、明辨是非能力,不断提高分析问题和解决问题的能力。
业务学习方面,文秘人员既要向书本学习,又要向群众、向实践学习,把所学的知识转化为实际工作能力,不断提高工作质量和效率。在科学技术突飞猛进,知识经济迅速发展的今天,各行各业需要的都是既专且能的复合型人才。作为高校文秘人员首先要有合理的知识结构和扎实的专业功底,倘若没有广博的知识面,对自己所从事的工作是“门外汉”,就不能为领导当好参谋助手。其次要不断提高掌握运用各种公文种类、行文规则、收发文办理、公文归档及其管理知识的水平,不断提高各种文件、领导讲话稿以及各种资料的撰写水平和文字工作能力。
3.增强创新意识
面对时代的发展和社会的进步,高校文秘人员,不能仅仅局限于当电话接线员和“传声筒”,还应腾出更多的时间和精力用于思考,用于创新。要真正做到与时俱进,在思想观念、工作方式、工作机制上创新,不断强化创新意识,提高创新能力。要善于解放思想,用新思维去分析和解决问题,创造性地开展工作,才能变被动为主动,变保守为超前,变一般性服务为质量精品型服务。文秘工作只有不断创新,才能符合高等教育事业改革发展的实际需要,才能为推动学校各项工作的顺利开展作出应有的贡献。
4.增强保密意识
高校文秘人员会经常接触到学校的机要文件和核心机密,一旦泄密,将给学校工作带来不可估量的巨大影响。因此,文秘人员要牢固树立保密意识,严格遵守保密纪律,在任何时候、任何情况下都不能掉以轻心,要严格按规章制度和保密守则办事,养成高度自觉的保密习惯。文秘人员经常参加学校的一些重要会议,提前知晓学校各项政策和举措,免不了会受到其他人的询问。尤其是在岗位变动、人事升迁、津贴发放等敏感问题上,打听的人会更多。这就要求文秘人员严格做到不该说的不说,不该做的不做,不该问的不问,以保证学校政令的严肃与畅通。
总之,面对高校事业的快速发展,面对高校办公室的工作重心转变,面对领导和师生员工提出的更高要求,文秘人员只有全面完善自身素质,积极发挥自身作用,才能更好地履行职责,为各级领导和广大师生员工做好服务。
参考文献:
[1]中国高教学会秘书学会组织.办公室管理[M].北京:中国建材工业出版社,2005.42.
[2]董继超.公务秘书学[M].黑龙江科学技术出版社,1989.415-416.
[3]何兴发.浅谈如何做好高校办公室文秘工作.贵州民族学院学报(哲学社会科学版), 2008,(2).
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