计量检定机构质量记录的管理
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作者: 范增辉
[关键词]计量检定机构；记录的管理
计量检定机构建立并保存记录，以提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据。特别是每一份检定、校准或检测记录都包含着许多信息，有利于分析影响不确定度的因素，并使检定、校准或检测在尽可能与原条件接近的条件下复现。记得有这样一个案例：一家企业的锅炉发生爆炸事故，造成司炉人员死亡，锅炉(含锅炉上2块压力表)严重损坏。当地劳动安全部门提出锅炉爆炸可能是压力表有问题。经县计量检定测试所检定，合格证在有效期内的压力表有问题，言外之意是压力表未经检定或检定不合格贴上了合格证。在一片追责声中，计量检定测试所在压力表检定原始记录(档案)中找到了这两块压力表的检定原始记录。记录内容很清楚，很全面，使这两块压力表的原检定过程得以复现，证明压力表经检定并且是合格的。计量检定测试所(和检定人员)从锅炉爆炸追责中解脱出来。如果找不到这两份原始记录，岂不是跳进黄河也洗不清了。由此不难看出，随着经济和社会的发展，投诉、申诉、仲裁、行政复议和诉讼等活动的增多，检定机构质量记录的管理更显重要。
一、记录的分类
计量检定机构存档的记录主要分三类：
1.质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：（1）内部审核和管理评审记录；（2）纠正、预防和改进措施记录；（3）人员培训考核及教育情况记录；（4）抱怨处理记录；（5）质量管理体系文件控制记录；（6）服务和供应品的采购记录；（7）合同评审记录。
2.检定和检测设备技术运行记录为技术记录，主要包括：（1）检定和检测原始记录；（2）实验室比对或能力验证记录；（3）计量标准稳定性考核记录；（4）仪器设备运行检查记录；（5）证书或报告及副本。
3.相关资料及记录主要包括：（1）与检定和检测工作有关的国家、行业、企业标准，国家计量检定规程，国家量值传递系统；（2）开展检定和检测工作取得认可的资格证书及相应技术文件，包括建标技术报告、历次检定合格证书等；（3）接受上级主管部门委托检定或检验工作任务书；（4）检测仪器设备档案；（5）事故分析报告及处理结果；（6）检定和检测物品的接收、交接、发放记录。
二、记录的内容
计量检定机构的检定和检测原始记录应包含检定规程和标准上规定的足够的信息，以便有争议时尽可能接近原始条件下，按这些信息足以保证检定或检测过程的再次复现。如检定非自行指示秤的原始记录应包括秤本身的基本信息：使用单位、制造单位、准确度等级、最大秤量、最小秤量、型号、器号、分度值和使用条件等。还应包括检定观测（值）信息：空秤变动性、秤量及灵敏度测试、偏载测试、重复性测试、检定结论、检定证书编号、检定日期等。通过上述信息，足可以将该秤的检定过程得以复现。
经调修后合格的计量器具，其调修前后的数据和调修的内容均应记录。
检定和检测原始记录还应包括采样、检定、校准和检测的执行人员以及结果的核验人员的签字。
三、记录的要求
原始记录要求客观、如实、规范、准确和及时。主要有以下四个方面：
1.检定、检测人员清楚地记录检定或检测的全部过程，如观测结果、数据处理和数据的计算，详细标志出测量时的具体被测物品，保证原始观测信息的全面性。
2.对送检物品的接收、处置、包括抽样过程都应详细记录，保持记录的完整性。
3.记录的修改。记录中发生错误允许更改，但要规范，不能擦掉，也不能删去，应在错误数据上画一横线，把正确的值写在上方。对所有的更改应有更正人员的签名或盖章。更改只能是检定或检测人员，核验人员不允许更改数据。
4.检定和检测记录应在检定和检测进行时同步完成，应覆盖所有规定内容，如因故不能覆盖时，应加以说明。记录不可追记，记录应是永久不变的。
四、记录保存期
记录的保存期限太长会增加保存压力，太短满足不了需要，建议采用如下标准。
1.管理评审、内部审核等质量记录的保存期为五年。
2.检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训记录的保存有效期为三年。
3.原始记录等技术记录一般保存期为两个周期，但计量标准稳定性考核记录应长期保存。
4.服务和供应品的采购记录一般保存两年。
五、记录的保管
1.收发室、管理室、检定和检测室按各自的职责范围，对已完成的质量活动，按照规定的记录格式认真填写、收集、整理并编目。
2.记录经整理编目后，各部门应及时交管理室统一存档保存，并认真履行交接手续。
3.存档的记录未经审批不得更改、查询。
4.存放记录的场所应干燥，具有防火、防盗措施。
5.记录管理人员应及时登记存档记录，以便检索查阅。
六、记录的管理
计量检定机构对记录(档案)应严格管理。
1.可以借阅的记录(档案)。以下档案材料可以办理借阅手续，并按时归还，根据需要可以复制：(1)与检定有关的标准、检定规程、国家量值传递系统等资料；(2)建标技术报告、检定合格证书、编制的检定或检测方法；(3)仪器设备档案材料。
2.不可随便借阅的记录。其他记录(档案)材料，本所工作人员因工作需要查阅时，须经质量负责人批准办理登记手续，但不许拿出档案管理室，且不许复制。本所记录(档案)一般不外借，外单位需要查阅，须经所长批准，填写查阅登记单。
3.记录(档案)的保密。记录(档案)要有保密制度：(1)记录必须保存在管理室档案柜内；(2)借阅人员不得失密、泄密，未经批准不得借阅与借阅人无关的记录资料；(3)发现失密、泄密情况要及时向有关领导报告并采取补救措施，对严重泄密者要严肃处理。
4.记录的销毁。管理室保存的记录如超过保存期限和失效的记录资料，由管理室负责人提出申请，须经质量负责人和技术负责人批准，由管理室统一销毁，销毁记录材料应登记并存档。□ （编辑/永安）
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