浅谈如何加强园林档案管理

来源:用户上传      作者: 王丽娟

　　园林绿化在城市中有着美化环境，净化空气，调节气候，减少噪音等方面的作用，是城市建设的一个重要组成部分，园林绿化档案，是记述或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录。实践证明，园林绿化档案在城市建设和发展中，发挥着重要的作用。
　　
　　一、对现阶段档案存储方式问题的分析
　　
　　人类自从发明纸张以后，纸质档案逐步取代其他载体的档案而成为馆藏档案的主体。纸质档案的普遍存在和广泛应用。充分证明了它自身的独特优势。随着信息技术的发展和无纸化办公的进程的推进，产生了大量的电子档案，海量电子档案的产生带来的实际结果会怎样呢?
　　1.海量电子档案必须及时归档。电子档案集中归档，必然构成电子档案集群，成为一个相对于传统档案馆的电子档案馆。
　　2.电子档案的虚拟性决定了人们不能像读纸质档案那样无须借助现代设施设备来读取电子档案。人们对纸质档案的阅读习惯决定了他在相当长的时间内还有顽强的生命力。
　　3.产生和存储电子档案的设施设备不断更新换代是一个不争的事实。人们不能保证以往条件下产生和存储电子档案能永久地适应新的设施设备要求，因此保存必要的纸质档案是一种可以信赖的保证。
　　4.电子档案的不稳定性，包括信息容易被篡改、复制、网络成为黑客攻击的目标，自然或人工环境对于存储电子档案的设施设备的潜在影响，以及软硬件的多样性、差异性、周期性和能否互融沟通等。相对纸质档案，人们保存和保管电子档案需要付出更多心血和更高代价。人们对于电子档案的适应性还不可避免地存在一个漫长的过程，人们在收集和保管电子档案的同时，还必须保存和保管和纸质档案。
　　可见，无纸化办公虽然是对传统办公方式的一次革命，但在一个相当长的时期内，纸质档案与电子档案并存是一种必然趋势。从电子档案方面分析，一是现代计算机和网络工具的普遍应用已成现实。伴随产生大量的电子档案必须及时归档，成为增加电子档案的重要来源；二是普遍开展的馆藏纸质档案数字化，必然产生大量的电子档案。从纸质档案分析，一是已经积淀形成的大量珍贵纸质档案不可能因为有了电子档案就全然销毁；二是在对电子档案的保证性还没有足够的认识之前，人们在收集和保存电子档案的同时，还在不断地收集和保存新的纸质档案。所以不论是采取何种方式，都应引起人们高度重视。
　　
　　二、电子化管理真实性的认定
　　
　　所谓电子文件是指人们在社会生活中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。一般情况下，通过归档时对电子文件进行全面、细致的检查，档案馆保存的电子档案与相应的纸质档案内容应该是一致的。如果出现不一致的情况，人们会怀疑电子档案的原始性、真实性。其主要原因是纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化。人们可以从这些信息上确认文件的原始性；而电子档案本身存在着技术手段难以克服的缺陷，电子文件由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被伪造删改和抵御病毒侵略的最终方案，人们对其原始性、真实性认定的难度较大。因此，一些档案馆根据纸质档案的内容来认定电子档案的真实性，是有一定道理的。但这种认定电子文件内容真实性的方法还不全面。
　　目前。国内外对电子文件内容这事行认定的方法大体有三种：一是系统自动鉴别法。二是人工检查法。三是人机结合鉴别法。本人认为人机结合鉴别法比较科学。因为单纯的系统自动鉴别可能较难发现内容上差异，而仅有人工检查有可能出现较大的误差。因此建议档案馆在电子文件管理中，一要严格挑选系统软件，二要建立健全各项管理制度，为电子文件真实性的认定提供支持。
　　
　　三、档案信息的安全保障
　　
　　1.档案信息安全思想保障。树立和坚持全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是保障信息安全的思想基础。
　　2.档案信息安全策略保障。档案信息安全策略是档案信息安全保障体系的核心和纲要，是档案信息安全保障的总体规划和具体措施。
　　3.档案信息安全技术保障。先进的科学技术研究和应用是保障档案信息安全的重心所在。
　　4.档案信息安全人才保障。档案信息安全保障体系中，人才的教育和培养是关键因素之一。档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案人员的要求越来越高。树立现代化人才观念，坚持依法治教，有计划、有重点、分层次、多形式、多途径地开展档案信息安全人才的培养和教育。增强档案信息意识是档案信息安全事故预防与控制的一个重要手段。通过教育培训、媒体宣传、政策导向等途径，宣传贯彻档案信息安全法规。培养和强化档案信息安全意识。

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