浅谈环保档案的现代化管理

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　　摘要：实现环保档案现代化管理可以提高储存、收藏能力，提高信息处理和信息资源的开发利用能力。随着环保事业的发展，环保档案信息数量越来越充实，载体形式越来越丰富，电子挡案材料已开始成为环保档案较普遍的载体形式。笔者认为只有加快现代化管理的步伐和水平，只有对这些在环保活动中所产生的大量的专业性强．信息量大．载体新颖的环保档案材料进行有效管理，才能使环保档案工作跟上环保事业的发展步伐，跟上信息管理现代化的步伐。就目前而言，关键就是要加强对环保挡案信息的数字化管理工作。
　　关键词：环保档案；问题与对策；数字化管理
　　
　　一、环保档案管理的现状
　　 档案是科技知识的载体，它蕴含着大量的科技成果、环境信息和当地的一些技术数据，是一种丰富的信息资源。环保档案是在环境科学研究和环保开发以及应用推广过程中形成的，是环保工作成果的载体，是重要的环保科技信息资源，是环保事业发展水平的具体体现，也是继续为环保科技服务的可靠依据和必要条件。随着环保的不断发展，环保档案的存储利用以及现代化管理越来越引起各级环保单位领导和广大环保工作人员的高度重视。克山县环境监察大队对本所科技档案进行了一次全面清理、整顿，将过去分散管理的环保档案统一集中管理，完成了环保档案卷壳的更换。在此基础上，着手进行现代化基础设施建设，安排装修了档案管理专用房，使办公用房和库房分开，投入十多万元购置了自动化程度较高的新型密集架以及计算机，建立健全了大队环保档案归档、接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等规章制度。在部分业务内容和环节上开始使用计算机管理，如标题著录、编目、编研、办公事物管理等，使克山县环境监察大队环保档案管理硬件设施以及现代化管理程度达到了一定水平。
　　二、环保档案现代化管理的必要性
　　 环保档案现代化管理是现代经济发展的客观要求。现代化管理方法是环保档案现代化管理的构成要素，要实现档案管理的现代化，就必定实现管理办法的现代化。环保档案工作作为环保工作的一部分，其管理方法的现代化也是整个环保工作管理现代化的重要内容。环保档案现代化管理是档案事业发展的必然趋势。随着市场经济的发展档案这门管理科学也得到了不断发展和完善，环保档案职能的内涵和外延也随之不断充实。为适应环保档案事业的发展，更好地实现环保档案的各项职能，单凭传统的档案管理方法是远远不够的。应用现代化管理方法是适应环保档案工作转轨变型的迫切需要，随着改革的不断深入和市场经济的建立，环保档案工作也随之转轨变型，主要表现在环保档案工作由过去封闭半闭型、单一性向开放型、多面性转变，从一般保管查询向信息知识再生产转变；从档案信息的分散管理向网络化管理方面转变。因此迫切地需要把现代化管理方法应用到坏保档案工作中去。
　　三、实现环保档案现代化管理的手段
　　 首先应加强人员队伍培养与建设，实现环保档案管理现代化，对档案工作人员提出了更高更严的要求，要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构，提高自身素质，至少要做好3个方面的工作：一是掌握专业基础知识，这包括对环保专业知识和技术档案管理知识的掌握，没有坚实的专业知识，环保科技文献编撰难以开展；二是掌握相近和相关学科的知识，这是由当代科学技术高度综合趋向统一和现代学科的相互渗透、交叉、分化的现实决定的；三是掌握计算机、微缩、复印、网络等先进技术和设备的工作原理并能进行熟练的操作。惟其如此，才能适应环保相关档案管理现代化的需要。
　　 其次要加大基础设施建设，在环保档案工作现代化建设中，需不断加大档案部门的基础设施建设。现代化设备的购置是实现现代化管理的物质基础，克山县环境监察大队基本配备了档案专用计算机设备，应用计算机技术管理科技档案，还同时配备了复印机、扫描仪、光盘刻录机用于档案文献加工。
　　 最后要选择比较好的档案管理系统，提高使用效率，全国已开发了几十种类型、各个层次的档案管理实用系统软件，由于开发历史相对较短，缺乏统一管理，在设计方面存在诸多问题。一是设计标准不统一、不规范及设计语言不相同，造成软件开发出来之后兼容性差，难以实现各档案馆(室)之间的信息和资源共享；二是环保档案计算机管理软件低水平重复开发，并带有浓重的地方色彩，造成人、财、物的大量浪费，没有一家能形成规模打开市场，行销各地。因此，选择使用相对较先进，适合自身使用的软件至为关键。
　　四、做好档案的收集归档工作
　　档案的收集归档工作是环保档案信息数字化管理的基础工作，针对收集归档工作中存在的问题，笔者认为收集工作必须解决几个问题：一是建立相应的电子文件的收集制度，使收集工作真正落实。二是不能忽略对电子文件内容、原始性、保存，识读有关的技术状况的鉴定工作，处理好利用与建库成本的关系，剔除不应归档的电子文件，对重要文件则应打上归档标记。三是不能忽略著录工作，著录是对电子文件从产生至结束的整个生命周期的控制，没有著录就不能有效地实现归档、检索．利用、统计等各方面的工作。四是收集归档工作中要预防数据丢失和泄密，要注意对传输过程中的加密工作，特别是要防止通讯线路上的窃听、泄漏，篡改和破坏。五是在收集过程中注意采用签署技术、输入隐形条码等方法以与伪造或复制件相区别，从而达到对原始性的安全保证。
　　五、做好环保档案的开发利用工作
　　环保档案的开发利用工作是环保档案信息数字化管理的目的，数字化管理的出发点和最终目的是满足利用者的需要，提高社会利用率。档案部门必须将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，使档案信息的潜能得到充分发挥。目前的工作应该是充分利用环保档案信息的数字化管理优势，使档案信息与最新技术接轨，通过建立科学的检索体系为用户提供高效便捷、准确系统的档案信息服务，充分发挥其数字化管理的时效性特点，以满足环保工
　　作决策部门、各类专业人员以及社会各方面对环保档案信息的不同要求。
　　 在工作实际中，档案的安全，保密问题是必须解决的原则问题。数字化管理以后，利用工作变得更开放了，安全控制也更困难了，这些新变化要求档案部门必须通过加强对电子
　　档案开放的鉴定工作，处理好利用与保密的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享。
　　 环保档案信息数字化管理对于环保档案工作者提出了更高的要求：熟悉环保档案管理业务，精通计算机软硬件、网络等技术，了解和把握运行过程中出现的各种技术问题，具备较高的政治觉悟和良好的职业道德，能对数字化档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等等。因此，档案人员要以新的思维，重新审视自己的职责和任务，重塑自己的职业形象。随着环保档案工作领域的变化，环保档案人员不仅是档案信息的管理者，而且是档案信息的分析者、组织者、传播者，更是档案信息利用的导航者。
　　

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