浅谈如何加强电力系统档案管理

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　　摘 要：档案管理工作是电力系统经营管理工作中的一个重要组成部分。目前，电力系统管理体制越来越先进化和现代化，档案工作作为电力企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应现代电力系统管理模式。文章分析了电力企业档案管理中存在的问题，进而提出了相应的解决办法。
　　关键词：档案管理电力系统对策
　　
　　引言
　　电力档案是电力工业发展历史的真实记录。随着中国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。我们应当借助档案，了解过去，总结经验，汲取教训，扬长避短，从而改进和制定企业的管理模式，使企业充满蓬勃生机和活力，在改革的大道上越走越宽，越走越远。
　　
　　一、电力企业档案管理的重要性
　　电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。
　　
　　二 档案工作内容
　　a.文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。
　　b.档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。
　　c.档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素,档案始终处于渐变性的损坏过程中,为使其长久保存,采用科学方法对档案加以有效的保护。
　　
　　三、电力企业档案管理中存在的问题
　　1档案管理信息化建设滞后
　　一是少数电力企业领导对档案信息化建设的认识不够深刻，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，对档案信息化建设缺乏必要的资金投入。二是企业档案信息化缺乏相应的制度和标准，在具体工作的开展过程中缺乏具体可行的依据。三是档案信息资源的开发利用程度较低。有的企业尽管档案数字化建设前期花了很多精力，但没有对数字化资源进行持续开发和利用。还有的尽管实现了计算机检索和利用，但仅限于档案室内部使用，而没有在整个企业内部实现信息资源的网络共享。四是档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化建设和管理人才。
　　
　　2档案管理体系不健全
　　一方面，当前对各电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，比较重视，对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。另一方面，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工时就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统
　　性、完整性和规范性。让一些应该归档的材料没有归档，而不应该归档的材料却归档了。
　　3档案记录不完善
　　一方面，当前很多电力企业档案管理只注重整理收集技术数据资料，对生动、形象的声像档案却完全忽视了，有的单位虽然有配置录音、照相或者摄像等设备，但却没有发挥其应有的作用，有的即使进行了相关声像资料的收集，却没有按档案管理要求送档案室归档保存，
　　造成了多数声像资料的流失，影响了声像档案的长久保存和有效利用。另一方面，部分人员在档案管理的细小方面也不规范，比如档案记录方法方面，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这些细节方面极大程度影响了计算机的检索，降低了检索效率。
　　4档案管理中暗含安全隐患
　　概括而言，电力企业档案管理工作中存在的安全隐患有以下几种情形。其一，档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房选址不恰当，因湿度过大而导致库房日久生霉。有的档案库房使用玻璃门、玻璃窗，只在门窗上贴一层挡光纸或者普通窗帘作为防护。其二，档案库房的使用不合理。有的企业档案馆在经历多次搬迁之后，临时找几间房作为档案库房，由于面积狭小，大量档案只能杂乱无序地堆积在一起，并且由于窗外没有专业化的防护设备，室内又没有配备灭火设施，因此隐含了发生盗窃或火灾的忧患。
　　5档案管理的理论研究和业务指导滞后
　　电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题，亟需加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题，电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。
　　四 做好电力企业档案工作的对策
　　电力企业出现上述问题是带有普遍性的，对经常出现的这些问题如不及时解决，就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源，其利用价值就会被浪费，影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施：
　　1持续培训提高档案管理人员专业素质
　　加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先，可以采取多种有效的培训方式，一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导，另一方面还可以采取现场培训的方式，将培训和实际操作相结合，使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。其次，要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员（尤其是新进档案人员）进行定期培训，还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况，根据实际需要，不定期地开展有针对性的培训。
　　2 配备现代化档案管理设施
　　实现档案管理现代化，必须配备档案管理技术设备，采用最新、最先进技术、提高档案管理的科技含量。档案办公自动化所配置以电子计算机为核心，配有光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像等专用设备。采用高新技术手段将大量声像、文字资料信息集中于档案管理服务器上，其存储载体主要以照片、唱片、影片、光盘等磁性材料的形式出现。声像档案有着文字记录材料无法比拟的优点,即信息传递准确逼真、信息记录密度高、信息受众覆盖面广。
　　3 规范档案管理制度
　　由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量
　　
　　4加强对电力声像档案的重视
　　首先，电力企业高层领导要改变传统的档案管理模式，全面加强对声像档案的归档、保护以及有效利用等工作环节的重视，在资金投入、人员配备等方面给予足够的支持，并抓好制度建设工作，不断强化档案管理人员对声像档案的重视程度。其次，对于电力工程人员而言，要严格规范其在整个业务探讨工程实施过程中对声像资料的全程收集工作，并建立起严格的声像档案移交制度，从而避免声像档案在移交过程中的流失。再次，要开展有效的声像档案维护工作。具体而言，一是对声像资料的保管、借用、开发等一系列环节都要制定出严格的规定；二是避免声像资料受到光线、磁场等因素的影响；三是定期开展声像资料的备份工作；四是定期倒带检查部分长期保存且不常用的声像资料载体，并对其及时修复、复制，或者光盘刻录延长其使用寿命。
　　5认真做好档案安全防护工作
　　具体而言，电力企业要按照国家对档案保管保护的相关规定，通过投入专项资金,配备防火、防盗、防潮、防有害生物侵蚀等必要设施，建立起符合档案安全保管条件的专门库房。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理工作，尤其是对一些特殊载体的档案，更要采取有效的安全防护措施进行重点保护。
　　6加强档案的信息化建设
　　信息技术的迅速发展对电力档案管理工作的影响不言而喻，这就需要电力企业结合自身条件，尽快把档案的信息化建设纳入企业的发展规划之中，并予以实施。对于经济效益相对较好、现代化管理水平相对较高的电力企业，全面开展档案信息化建设应包括如下内容，一是建立健全电子文件的管理制度：二是对电子文件和电子档案进行全程管理；三是通过建立企业内部的网络服务系统来实现资源共享；四是积极开展非电子档案的数字化转换工作。
　　
　　五 总结
　　随着科学技术的迅猛发展，电力企业档案事业正面临着信息时代的挑战。电力企业的档案管理工作是一个庞大的系统工程，会随着企业内部对档案管理力度的改变以及各种新技术的推陈出新而不断发生变化。因此，这一问题的研究也将是一个动态和持续的过程，还需要更多的档案管理业内人士在今后对这一问题进行更加深入和系统的研究。
　　
　　参考文献:
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　　[2]钱菊.电力系统档案数字化的对策[J].沿海企业与科技.2007(10)．
　　[3]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力.2007.(01

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