建设工程沟通管理探讨
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作者: 黄勇
【摘要】项目沟通管理关系着项目的成败。文章从沟通管理对工程项目实施的影响及当前建设项目沟通存在的困难入手，提出做好沟通管理工作的五个措施，以期从中找到可靠有效的工程管理方法。
【关键词】沟通管理；建设工程；沟通
建筑施工项目管理是一项系统工程，涉及成本管理、质量管理、沟通管理、时间管理、风险管理等诸多方面。工程项目实施的复杂性及利益相关者的多样性导致了施工项目管理过程中大量沟通问题的存在，施工项目团队之间、项目相关利益者之间只有顺畅、高效地进行沟通，才能了解项目组织的目标和方向，才能在项目组织计划和工作任务等方面达成一致看法，进而够顺利完成项目的各项任务。因此，本文重点探讨在建设工程中如何做好沟通管理，以期从中找到可靠有效的工程管理方法，并以此和广大同行分享。
一、沟通管理对工程项目实施的影响分析
项目沟通管理，是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程，它既具有一般沟通管理特点，又具有范围广、内容多、层次复杂和沟通过程贯穿项目始末的特点。沟通管理对工程项目实施的影响如下：
（1）沟通管理是实施现代项目管理的重要内容，是项目各项管理的纽带，贯穿于现代项目管理其他八个方面（集成管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理）的全过程，是在人、思想和信息之间建立的联系。（2）沟通管理是提升建筑施工项目团队凝聚力的有力保障。有效的沟通可以增进项目团队成员间的了解，促进领导者改进管理工作，激励团队成员的工作热情和管理的积极性，进而增强团队成员的凝聚力和工作效率，为建筑施工项目团队提高整体绩效提供保障。若沟通不畅，项目团队成员就不能正确理解和执行领导意图，项目也就无法按照管理者的意图进行，最终导致施工项目管理的混乱甚至失败。（3）沟通管理是建筑施工项目团队与项目其他利益相关方协调关系的需要。建筑施工项目团队不仅要在团队内部，团队与施工企业组织间进行大量的沟通活动，还要通过有效的沟通来协调与建设方、监理方、分包商、贷款方、设计方、供应商、咨询单位、政府、社区等项目利益相关方的关系，以保证有效达成项目目标。（4）沟通管理是提升项目绩效的有力保障。相关研究表明，良好的项目沟通能够促进项目绩效的成功实现，相反，沟通存在障碍或无效的沟通将阻碍项目目标的成功实现。项目沟通能对项目的三大绩效目标（进度、费用和质量）存在显著的正相关影响，其中对进度影响最大。
二、项目沟通存在的难点
（1）现代工程建设项目规模较大，参加单位多，项目技术复杂、新工艺的使用、专业化和社会化的分工以及项目管理的综合性和人们的专业化的矛盾等，使得交流和沟通的难度进一步增强，造成所有参加者沟通面大，人与人之间都存在着复杂的联系，沟通网络更为复杂。（2）由于业主、项目经理、承包商、技术人员等各参加者利益、动机和兴趣的出发点不同，对项目的期望和要求也不同，对项目目标和目的性的认识也不同，项目目标与他们的关联性各不同，造成行为动机的不一致。（3）由于项目是一次性的，项目组织都是新的成员、新的对象、新的任务，则项目的组织摩擦大，一个组织从新成立到正常运行都需要一个过程，都有许多不适应和摩擦，所以项目刚成立或一个单位刚进入项目，都会有沟通上的困难，容易产生争执。（4）项目的建立是一个新的系统，人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言对沟通都会造成协调的困难，造成行为的不一致。
三、做好沟通管理工作的几点思考
1．创建沟通的平台。沟通平台涉及到解决客观障碍和恶意态度问题。以较为形象的交通运输概念来理解，缺乏沟通平台等于没有路，缺乏沟通渠道如同没有车，缺乏完备的信息则等于没有货。因此，沟通的前提要从铺轨、造车、备货的基础设施开始，作为领导者，要在平时的工作中训练团队成员的概念共识，建立通过善意沟通解决问题的动机和愿望，搭建好沟通平台，为做好沟通管理工作打好基础。
2．讲究沟通方式。沟通方式一般有很多种，而口头沟通是最为常用的一种，其优点是可以直接、快速地进行信息传递与反馈，缺点是比较难查收和归档。因此，项目管理团队在工作日记中应建立备忘录，将工作中的口头沟通（包括时间、地点、参与人、执行情况等）记录在案，以备日后查询，对于重大问题要在工作会议上重申和说明，并写入会议纪要。项目管理团队的沟通方式应该以书面沟通为主，在信息传递文件单上标明信息的传达、接收、签收部门或人员，信息中明确执行结果反馈的方式与时间，以此作为责任归属、工作分派、绩效考核、奖优罚劣的主要依据。在沟通方式中还有最为常用且有效的方式即会议。对于会议的规范管理，体现了一个专业管理团队的水平，对会议的把握控制也能够体现一个管理者的综合管理水准。同时，在沟通中，还要善于用非语言信号为语言的效果进行铺垫，通过真诚的微笑、专注的眼神、热烈的握手、尊敬的寒暄等给对方带来好感，活跃沟通的气氛，确保沟通的顺利进行。
3．完善沟通的实施过程。因项目参与者不同，因此项目的沟通也不能永远千篇一律，在规划阶段形成的框架需要在实际执行中不断完善和调整，尤其是沟通管理中要制定明确的操作方法，指导实际操作。如：信息发布与接收的偏差往往在刚开始时是存在的，要注意在不影响项目正常进行的前提下进行整改，耐心地进行指导，直至符合要求；对于不配合、不服从的现象决不能姑息，而是要坚定地予以惩处。这样，经过一至两个月的磨合，把利用率不高的信息进行合并、归类整理，并根据需要制定新的信息种类及传递接收的反馈方法，从而逐步完善对沟通的管理。
4．理好施工过程现场工序交接间的沟通关系。在施工过程中，现场管理预算人员必须与施技术人员、材料机械人员等密切结合，互相了解，以经营管理为核心，避免材料、机械使用的浪费，达到节约成本的效果。（1）现场技术人员对于施工中的工程项目或工程量增减应及时与业主沟通，办理变更委托手续；对于分包队伍，现场技术人员要加强责任心，及时签证，并熟悉定额内容或市场价格行情，减少费用的流失。（2）材料人员在定货数量上一定要根据技术人员提供的图纸量略加损耗来控制，避免浪费，把握进货时间，避免二次搬运，同时定货单价要及时反映到经营部门，以便经营部门能够调整预算价差。对于特殊材料价格严重超预算的，要有业主部门认可，否则，将为结算带来不便。（3）机械部门在机械台班安排上要做好沟通工作，要根据现场工作量情况合理组织实施。
5．做好项目团队沟通管理的合作伙伴关系。（1）项目沟通管理包括保证及时和恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程，做好沟通管理是项目团队成本管理的关键因素，从项目团队接手项目起，项目的信息就以各种方式传递给项目管理的各方，所有的项目参与者，包括项目的业主单位、施工单位、设计单位、专业分包单位、监理单位、质量监督站等，都希望能以各自的沟通能力、技巧来完成必要的沟通，以使项目建设顺利进行，达到各自的目标。（2）在工作中，每个部门要根据职责说明书相互配合、相互支持地开展工作，每个人的行为都要以该流程的要求为准则，完成各自的目标功能，如此才可能把业主单位、施工单位、监理单位等各部门、各岗位的功能融入项目整体管理的团队体系中，从而形成一个完整规范的运转系统。（3）加强团队建设会议，通过团队成员之间的沟通与交流，相互学习，取长补短，进而增强团结力，提高工作热情和工作水平，共同参与项目的建设管理。
总之，建设工程项目管理是一项复杂的工作，沟通管理作为其一个重要的知识领域，是进行各方面管理的纽带。对于一个工程建设项目来说，特别是在大型复杂的工程建造项目中，各种人员或各种不同的专业人员将提供不同的专业服务，且每一项专业服务都非常重要，若各专业间不能很好的配合，缺乏协调和沟通，往往导致材料的浪费、费用的超支以及工期的拖延，从而无法确保企业经济效益的正常实现。因此，在建筑施工项目管理中，只有不断改进项目沟通管理，才能科学地组织、指挥、协调、控制项目的实施过程，促进项目目标的顺利达成。
参考文献
[1]李世蓉，邓铁军．工程建设项目管理[M]．武汉：武汉理工大学出版社，2007
[2]全国一级建造师执业资格考试用书编写委员会．建设工程项目管理[J]．北京：中国建筑工业出版社，2007
[3]刘俊玮．项目经理在项目开展过程中的沟通管理探析[J]．项目管理技术．2010（8）：66～68
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