浅析档案的编研工作
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摘 要：在新形势下，传统的单一的管理方式已不能完全满足档案管理工作需要，加快推进档案编研工作势在必行。本文从概念、特点、程序多方面对档案编研进行论述，对单位提升档案管理质量起到了重要作用。
关键词：档案；编研；利用；汇编
0 引 言
随着我国科学技术和经济建设的飞速发展，国家对企事业档案的科学管理也提出了更高的要求。在目前的档案管理活动中，已将档案的编研列为考核的一项任务，要求我们的档案部门从只提供原始的、单一的、零散的信息转变到提供综合加工的高层次的信息，这就促使我们档案人员要学习研究编研知识，具备编研能力。编研工作是档案利用工作发展到一定阶段的产物，它是其他工作方式所不能代替的一项工作。编研工作以馆藏档案信息为主要对象，以满足社会利用档案信息的需要为主要目的，在研究的基础上编辑评介材料和原始素材，加工资料和专门著述，以便进行档案信息反馈。它是帮助我们提高处理信息的速度和质量、扩大信息反馈影响的一种必不可少的特殊方式。在实际工作中，我们的编研工作在认识和理论上还有许多问题值得进一步研究和探讨，这里仅对档案编研过程中一些具体问题进行简单探讨。
1 编研的概念
编研就是对档案进行汇编和研究，就企业档案的编研具体讲就是根据需要按一定的专题将档案经过加工汇编成各种参考资料，撰写专著和论文，编史修志等都属于档案编研的内容。档案编研成果的范畴就是对一次文献（原始档案）进行二次加工得到的二次文献，在二次文献的基础上再进行加工得到的三次文献，以此类推到多次文献。什么是汇编呢？汇编是根据本单位中心或专项工作的需要按照一定的题目对原始档案进行加工，综合汇编而形成的档案编研成果。汇编又分摘录式、全文式、介绍式三类。摘录式汇编以一个专题或一个阶段为课题对一组档案材料的关键和主要内容进行摘录或论述，采取总编辑的形式而形成的参考资料。如各种检索工具以及分类卡片、著录卡片、各类基础数据汇编、获奖科技成果汇编、设备图册汇编等；另一类汇编是全文式汇编，按照某个专题将利用频繁的档案原件汇集成册，如历年批复文件集、违法违纪人员的处理决定文件汇编等。还有一类汇编是介绍式汇编，根据生产、建设、科研的需要以文字叙述的方式将有关某个专题、工程项目或产品作专门的报道。如全宗介绍、科研成果简介、大事记等，汇编主要是对档案进行二次加工的产物。
2 档案编研的目的和特点
档案是信息系统中最重要的一个组成部分，编研的目的就是为了迅速、完整、准确地提供筛选、提炼和综合加工的信息，以满足利用者的需求，为各项工作开展超前服务和定向服务，使我们的提供利用工作变被动为主动。
企事业档案的编研不同于档案馆的编研，它的特点一是：第一，偏重于现实和对经济建设有参考价值的档案信息的加工，而不是偏重过去，偏重于历史史料的加工；第二，主要是为本单位利用、查考，因此多为内部刊印；第三，是以编为主，编研相结合。根据企事业各项工作的需要也要产生一些高层次的深加工的编研成果。
3 编研的程序和编研成果的内容结构
编研的基本程序为：选题――选材――加工编排――加按作序――校对审核――刊印6个环节。
选题是编研的重要环节，选题即确定汇编的题目，必须依据三个条件。一是根据现实和本单位中心工作的需要，要遵循为企事业生产经营、科研和管理服务的原则，选题要立足于实际工作中对生产、科研和管理工作中尚未解决的问题；二是根据库藏档案完整齐全情况，档案不齐不全就影响编研的质量；三是考虑编研的力量。
选材是编研的关键环节，编研成果的价值如何，对实际工作的指导作用如何，主要取决于编研的内容，选材最基本的要求是其真实性。档案材料的加工、编排，需要认真地研究，要按照一定的逻辑关系和有机联系分类排列，正确处理好文字、标记等方面的问题。
编研成果的内容为：封面――前言――目录――正文――封底。
封面写编研的标题、责任者和编辑时间，目录要指明所选编材料的名称和所在页数，正文是编研的主体部分，另外再附上封底、页码，这就构成了一本完整的编研材料。
我们作为企事业档案室的工作人员，应加强信息编研，努力改善利用条件。企事业档案室应全面履行综合性职能，一方面要积极编制各种检索工具，改变以往检索工具单一、分类检索工具和辅助检索工具少的状况，适应开放型、多层次、高效率提供服务对象的需要。从企业实际出发，区别不同门类档案的特点，按照方便保管和利用的原则，并考虑到从当前的手工检索向将来的计算机检索过渡的长远需要，在编制全宗介绍、案卷目录等检索工具的同时，注意加强专题检索卡片和主体标引卡片等的编制；另一方面要投入力量，深化档案信息编研工作，对档案信息进行分析、研究、归纳、综合、加工编制专题汇编、专题资料、大事记等参考资料，提供二、三次文献资料和反映综合性、规律性、对比性的信息，为各项工作服务。
总之，企事业档案室的编研工作应当使档案检索工具编制得更加科学适用，更有效地揭示档案信息的内容，以增加利用的深度和广度，提高查准率和查全率，方便开发利用。
主要参考文献
[1]李莉.论如何做好企业档案编研工作[J].云南档案，2009（9）：48-49.
[2]陈宁宁.档案编研创新的尝试与再思考[J].档案学通讯》，2010（2）：41-45.
[3]蔡颖.论高校档案编研工作的创新管理.云南档案，2010（1）：45-47.
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