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新时代加强机关档案工作的思考

作者:未知

  【摘要】档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业,是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作,档案工作者使命光荣,责任重大。作为从事国家管理和行使国家权力的各级机关,加强档案工作更是恰逢其时。
  【关键词】档案工作;新时代;机关;加强
  档案工作是很重要的专业事业,是实现强国梦想,开展历史研究,进行各项工作的必要条件,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。在新时代背景下,我国机关的档案工作仍处于落后状态,我们意识到,管理模式落后,对档案利用重视不够,没有适时、积极地宣传档案的重要性,得不到各级领导的重视。因此要尽快改进当前机关档案工作中存在的落后状况,充分发挥档案在全面建成小康社会进程中的作用。
  一、新时代加强机关档案工作的必要性
  在新时代背景下,社会发展迅速,环境不断变化,经济不断发展,使得各级机关必须发展新局面,采取新思路。现阶段国家机关的职能性不断加强,目的性也不断明确,所以机关事务工作必须与时俱进。1983年4月28日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《机关档案工作条例》,明确了机关应建立、健全文件材料的归档制度,要求一个机关在工作活动中形成的全部档案,应在文书或业务部门立卷的基础上,按照一定的要求进行分类、加工整理和保管。2014年5月5日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,对完善档案工作体制机制、建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、建立健全方便人民群众的档案利用体系、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系、加大对档案工作的支持保障力度提出了具体的建议和要求,标志着我国对机关档案工作的重视。
  各级国家机关在行使国家权力、管理国家事务的活动中承载着不同的工作任务,在所属行业及专业范畴内都起着引领作用。机关内设的档案部门或大或小,但是都承载着本单位、本行业文献资料的保管和研究工作。以《人民日报》为例,70年的风雨历程,在宣传党的理论和路线方针政策,宣传中央重大决策部署,及时传播国内外各领域信息方面,都留下了深深的足迹。
  二、新时代机关档案工作存在的问题
  (一)管理模式相对落后,信息化水平较低。在目前的机关档案工作中,大部分采用传统的管理模式,机关档案资料的提供、利用和开发都以纸质载体为主,档案管理的信息化、数字化水平较低。在新时代背景下,信息化已经进入了我们的生活,在工作各方面都有所体现。信息化管理大大提升了工作效率。在机关档案工作中,部分单位没有将信息化、数字化全部引入档案工作中。传统的纸质档案操作管理模式依然根深蒂固,传统管理存在着效率低,查询不方便,重复利用效果差,归档工作量大等等问题。有些单位逐步开始了数字化工作,但是扫描工作不专业带来存储空间浪费,计算机软硬件大大落后于实际应用的需求等等,这些弊端影响了档案工作的进步。
  (二)档案工作人员水平有待提高。《中华人民共和国档案法》第23条规定各级各类档案馆应当配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。在我国大学教育工作中,对档案管理专业设置较晚,且设置档案管理专业的高校也比较少。除专业档案馆外,各级档案部门缺少相关的专业人才来源。机关档案工作中,主管领导对档案工作重视不够,资金投入不足,对档案人员疏于管理,大多数机关内部档案工作人员技术水平偏低,缺乏相关的专业知识,主管部门也没有开展相关的培训工作,跟不上时代发展的步伐,影响机关档案工作的有效性,阻碍了工作人员的自身发展。据了解,机关单位中,档案工作缺编现象严重,专业教育程度偏低,办公室文秘兼职现象普遍,更有甚者,以年老闲置人员填充档案岗位。
  (三)档案建设意识薄弱。档案作为人类社会实践的真实记录,既是文化传承与发展的重要载体,又是宝贵的历史文化资源,档案工作担负着记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的神圣职责,档案部门在推动文化建设方面具有得天独厚的优势和不可替代的作用。目前机关档案工作只是完成简单的记录、存储以及使用的功能,不符合现代化的档案工作要求。各级领导观念陈旧,忽视了档案工作的日常管理,档案建设意识薄弱,缺乏创新手段,档案工作比较封闭,宣传工作不到位,导致大多数人对档案工作缺少一定的认识,认为档案工作只是一个简单的辅助工作,不存在任何技术层面的知识,制约了机关档案文化的建设和传播。
  三、新时代加强机关档案工作的几点建议
  (一)创新管理模式,提高机关档案工作信息化水平。根据机关组织机构未来发展需要,把思维创新、科技创新、组织创新等各类活动有效统一起来,以体现前瞻性的制度体系引导档案工作的科学发展。档案管理工作在很多人看来枯燥无味,想要做好档案工作,必须从大局出发,增强服务意识和创新意识,在整体管理模式上也应该采取创新的手段。伴随着大数据的普遍应用,通过对档案信息化管理相关标准的制定,加快电子档案的管理工作,同时对这些档案信息进行规范的整理加工,实现公开档案信息的有效联网,从而实现馆藏档案的数字化、传输的网络化及资源的共享化。信息化管理条件下,档案作为机关各项工作的全记录、全信息、覆盖到机关的每一个人、每个工作岗位和每个工作细节,上一项工作形成的档案能够很快成为下一项同类型工作的借鉴和参考。
  新时代背景下,工作任务越来越艰巨,档案的使用频率越来越高,采用信息化档案记录,既能够提高工作效率,也能够形成庞大的数据库,同时增强了档案工作的意义。
  (二)提高档案工作人员水平。配备技术强的档案管理工作人员,适时参加专门业务知识培训,提高档案管理人员技术水平。国家应加大各高校对档案管理专业学科的设置,并且配备具体的实践课程,为国家机关提供更多的优秀技术人才。增加机关内部档案工作的资金投入,完善软硬件设施建设,以便于工作人员操作及后续数据利用。专人专岗,杜绝身兼数职。对于新人必须经过专业培训,熟悉机关档案工作相关规定,综合能力符合上岗需求。档案工作是需要弘扬“工匠精神”的工作,也是能够培养专家、造就大师的工作。要想发挥机关员工工作的主动积极性、内在潜力和创新精神,需要站在档案事业长远发展的高度,把人才培养作为干部队伍建设的一项重要内容,健全培养机制,加大培养力度,搞好梯队建设。对老同志要帮助解决后顾之忧,对年轻同志要加强培训,提供更多学习锻炼机会。使员工与单位具有共同的责任感、使命感、成就感。
  (三)深化档案建设意识,推进档案文化建设。加强单位主管领导配备,充分展示档案文化建设的重要意义,以科学发展为引领,以改革创新为动力,在机关领导的组织协调和督促检查下,完善档案工作。档案部门必须以当前需求为导向,主动为机关开展档案服务利用工作,切实提高档案服务的有效性和真实性。加强档案建设的宣传工作,提升档案部门认知度,树立档案部门权威、丰富、亲民的文化形象。通过进一步强化档案意识,强化机关档案文化建设工作的理念,不断提高档案工作者的档案文化意识和自身的文化修养,以此推动档案文化的建设,为机关构建一个良好的档案工作环境,努力成为拥有高素质档案工作队伍,具有丰富馆藏资源和良好档案文化形象的机关单位。
  四、结语
  新时代政治、经济、文化等都发生了具有进步意义的重大变化,各层机关都面临着社会转型的难题。机关作为国家权利的行使机构,具有较高的执行力,档案作为机关各项工作的全记录、全信息,是各项工作之间的必然链接,也为其他机关的工作提供了宝贵经验数据。新时代加强机关档案工作,要着力增强档案建设意识,提升专业人员技术水平,创新管理模式,引入信息化工作模式,提高加强机关档案工作的效率,以便于日后的档案检索与利用,为机关行使行政权力,服务社会提供坚实的保障。
  【参考文献】
  [1]張蕾.对推进机关档案文化建设的思考[J].档案学研究,2015(06).
  [2]苏莉.改进机关档案利用服务工作的几点思考[J].城建档案,2017(08).
  [3]郭萍.新时代加强机关档案工作的思考[J].陕西档案,2018(04).
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