ERP环境下存货的内部控制要点
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【摘要】存货作为企业流动资产的重要组成部分，是企业创造价值的载体。其采购成本的高低、流转速度的快慢、实物保管的安全与否等因素均直接影响到企业当期的经济效益。在企业信息化日益普及的今天，随着企业资源计划（以下简称为ERP）项目的实施，存货的内部控制也体现出不同的特点。本文结合内部控制要素，分析在ERP环境下存货内部控制中需要注意的要点，以期对实务工作者有一定的启发。
【关键词】ERP项目 内部控制 存货
一、ERP环境下内部控制的特点
为了深入挖掘实施ERP项目的企业内部控制的特点，下面结合COSO内部控制框架的5个要素进行分析。
（一）控制环境
内控环境是企业风险管理的其他要素的基础，它直接影响着企业目标的制订、经营活动的组织、风险评估以及应对措施、信息与沟通以及监控措施等方面。虽然它涵盖了企业文化、管理层管理风格以及公司治理等，但在ERP项目实施后，由于信息传递的方式较传统方式而言，已经悄悄地发生了重大变化。信息传递的速度和数量变得更快和更多，这对于企业进行管理决策提供了更多的便利。
（二）风险评估
风险评估的作用在于识别企业实际运行中的各类风险并制定出有效的解决方案，以此降低和预防企业经营风险的发生，确保企业健康运行。在ERP环境下，通过企业分析现有企业价值链和业务流程，在专业顾问的协助下，比较容易判断企业的风险控制关键点。在此基础上，企业可以在系统中预设风险预警模型并结合企业内外环境的变化等实际情况定期进行修正。
（三）控制活动
控制活动有助于保证管理层的各项决策得到执行，主要包括了组织的控制、职责划分、批准和授权、人力资源、会计、监督等。ERP项目的实施，从根本上改变了原来“人制”的方式，通过成本费用中心的设置解决了组织机构的设定；另外通过权限的划分和业务流程图的制订保证了批准和授权的合规性；会计核算和财务报告系统变得更为及时和准确。虽然，ERP项目为控制活动提供了很多便利，但一个企业完整的信息化系统还应包括专业的人力资源系统。目前，较多的ERP系统中的人力资源管理模块还仅仅局限于基本的与绩效考核相关的功能，更多的人力资源管理有待借助于更为专业的软件来实现。
（四）信息与沟通
信息的有效传递和管理对于企业的高效运转发挥着重要作用。ERP项目的实施使得信息的传递更为高效，并且其信息量更为丰富，企业管理层需要关注的各类业务数据和管理信息可以随时提交。这也促使企业加强信息的有效性和及时性。众所周知，信息加工的基础是企业日常经济业务，在信息加工过程中，如果出现的错误并未被发现，可能导致管理决策的失误。故此，信息安全和完整性是ERP项目实施后应予重点关注的部分。
（五）监察
监察作为持续评估内控系统的充分性及完整性的重要手段，应当受到重视。通过ERP系统的支持，企业可以确定内部控制的评估点、评估方法以及对应责任部门和责任人，以此明晰协助评价的业务部门具体职责。另外，在评估过程中，需要归集评价档案记录，以此保证内控评价过程规范化和全面性。
从上述简要分析可以看出，ERP项目的实施改变了传统的内部控制体系。ERP系统很大程度上提高了内部控制的有效性和及时性。但是，其安全性在互联网发达的今天也受到了一定的质疑。总体而言，只要企业做好信息化规划并配备合适的信息管理人员，应该能够充分发挥ERP系统的优势，从而促进内部控制体系的健全和完善。
二、ERP环境下存货内部控制的要点
针对内控在ERP项目实施后所呈现出的特点，笔者认为，存货的内部控制至少应关注以下几点：
（一）完善组织架构，明确职责
内部控制的环境决定了企业的管理基调，也是企业内部控制活动的基础。在企业建立了有效规范的治理结构的前提下，针对存货的内控，企业需要建立合适的组织架构，至少需要设置和完善采购、质检、仓库、生产管理、销售和财务等职能独立的部门。同时，以岗位说明书或者操作手册的方式明确各相关部门的职责，既互相独立又能相互监督。这样，从企业整体层面可以为存货的内部控制提供一个有效的制度基础。在实施ERP项目的背景下，企业应将上述管理思想融入到ERP系统中的成本费用中心、权责分配以及业务流程中。
（二）采取预警机制，防范风险
针对存货采购和售价价格变动频繁以及存货流通、保管过程中的风险，企业可以通过运用ERP系统中的合同管理来防范采购和销售的价格风险。另外，对于仓储部门而言，其根据存货的类别进行分类管理以及保证安全库存量显得比较重要，ERP系统通过基础设置一般能够得到实现。最后，为了保证存货的安全，定期和不定期的盘点是必须的，不管是采取全盘还是抽样的方式。不可否认的是，ERP项目的实施为盘点带来了很多便利，诸如存货的数量和库位及库龄等信息在ERP系统中随时可以调阅。当然，企业可以利用ERP系统建立存货的风险模型，结合其报表分析系统实现存货风险的自动警示。
（三）健全业务流程，规范管理
业务流程的建立，为日常工作的开展提供了一张“线路图”。这张“线路图”是否最佳，关键在于业务流程的设计是否规范有效。ERP项目正式上线前，实施顾问一般会进行反复的调研并结合企业需求，拟定出企业的业务流程。在企业核准后，再将其融入到ERP系统中。因此，企业应当充分重视业务流程图的制订和完善。关键是看业务流程是否在提高工作效率的同时，保证了内控管理要求。
1.编制采购计划，货比三家，降低采购成本
对于一般制造型企业而言，大多施行的是以销定产并结合公司对市场的判断而制订的生产计划。采购部门在获得生产计划后，在参考安全库存的基础上制订采购计划。采购计划编制得合理与否直接影响到存货的流转。目前，很多ERP系统都有采购计划编制功能。企业需要做的是针对不同的原材料同供应商谈判，以期获得具有竞争力的采购价格。当然，企业在长期经营过程中，已经培养了自己的核心供应商并维持了一个较为合理的采购价格。不过，这并不意味着忽视对长期供应商采购价格的定期调整，毕竟市场是变化的。在日常运作中，企业可以结合ERP系统提供的大量历史数据对供应商相同产品的价格进行考评，以最大程度上降低采购成本。
2.加强存货保管，强化质检，保证存货品质
对于存货的质量控制，应当从整个物流环节着手。无论对于原材料、在产品、半成品、产成品或者是周转材料以及低值易耗品等，企业的质控部门一定要合理分配人力资源，保证品质监管涉及到物流的各个环节。防止因疏忽而导致不合格品或者是次品流入到客户，从而造成负面影响。“质量是企业的生命”这个口号不论企业是否实施ERP项目永远都不过时。
3.严格收发存货，加强监管，提高流转速度
对于仓储部门而言，对于各类存货的出入库，一定要根据企业的规章制度进行收发，避免出现制度执行不力的局面。ERP系统一般要求企业编制所有存货项目的编码，实际操作中，仓储部门可以采用条形码的方式对每一种（个）存货进行管理。这样，不但可以随时了解存货状况，而且规避了随意收发的状况。
4.定期盘点存货，严格要求，保障存货安全
定期地对存货进行盘点是保证其安全和完整的重要手段。通过严格的盘点，企业可以发现各类存货的实际状况。ERP项目的实施为存货及时盘点提供了便利条件，同时由ERP系统提供的库龄状况表可以为企业处理呆滞物料提供基础的参考资料。对于不同企业而言，定期或不定期采用全盘或抽样的方式进行盘点，可以有效降低货物丢失、账实不一致等情况的出现。
（四）统一信息平台，便于沟通
ERP项目实施后，对企业内部信息的传递与沟通起了积极的作用。ERP系统将原来分散在各部门、各岗位的信息进行有效整合。用户虽然看到的是同一张报表，但由于其所处的角度不同，得到的信息也不尽相同。用户可以根据自己的需要随时加工将其作为决策参考的第一手资料。这样，便解决了信息孤岛问题。
另外，ERP的实施，会将使用者的操作记录予以客观记载，拥有相关权限的管理人员可以随时查看。这样，就防止了篡改业务数据、扭曲经济业务真相以及违反内部控制等不良现象的发生。
（五）加强内外监察，持续改进
没有制约的制度不是好制度。即使在ERP项目实施后，通过不同途径对企业的内控运行进行评估和改善也是必需的一项工作。企业可以借助内部审计人员的力量发现现有内控制度的缺陷并加以完善。同时，企业在进行财务报表审计以及接受国家税务局等相关部门检查时也会遇到内部控制运行是否完善的质疑。为此，通过社会中介以及国家相关机关的专业力量，也可以发现内控需要改进的地方。无疑，这也为企业持续改进内部控制制度提供了有效的帮助。总之，通过企业内外监察，可以进一步提高内控制度的完善程度及其有效性。
主要参考文献：
[1]财政部 证监会 审计署 银监会 保监会.关于印发企业内部控制配套指引的通知[S].财会[2010]11号文，2010年4月15日.
[2] 财政部会计司.企业内部控制指引解读：[EB/OL].（2010-10-28）.
[3]中国注册会计师协会.公司战略与风险管理[M].经济科学出版社，2009年4月第1版.
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