浅谈外经贸企业内部控制建设

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　　目前,大部分内部控制制度的设计要求按5个因素来考虑,即控制环境、风险评估、信息传递、控制活动、独立有效的监督等5个方面。内部控制的五要素涵盖了企业各个基本生产要素,但是它核心在于信息传递环节,在于消除信息的不对称。笔者认为:外经贸企业内部控制建设应该从以下几个方面加以改进:
　　
　　一、不相容职务相分离
　　
　　进出口企业由于业务流程长,不相容岗位多,容易由于信息的不对称产生舞弊行为。这种舞弊可分为直接舞弊和间接舞弊。直接舞弊就是在发盘、询盘过程中直接要求外商或国内供应商给予回扣。这种舞弊容易被发现和识别,经办人的风险高。与此相对应的间接舞弊主要表现在当和外商建立起信任关系后,经办人把本该由公司做的业务介绍给其他公司,或者干脆自己注册一家新公司自立门户。这种舞弊行为在过去的进出口业务中屡见不鲜,其行为更隐蔽更难以被发现,对企业造成的伤害也更严重,往往会失去一个地区或一个板块的业务,甚至造成连锁反应,整个企业就此解体。
　　结合内部控制的理论框架和管理舞弊的理论基础及进出口业务本身的特点,要比较好的解决进出口业务的舞弊行为,特别是间接舞弊行为,首先是要严格做好岗位轮岗和不相容职务的分离。特别是在接触外商和国内供应商的岗位上一定要定期轮换。为了使得岗位轮换顺利和高效,在平时的工作中一定要按照内部控制基本规范的信息传递要求,做到业务岗位手中的客户资料等信息共享以及流程的标准化,使得与客户打交道的是公司而不是具体某个业务员个人。同时,在一个业务流程结束后,一定要有独立的监督部门对整个业务进行合法性、合规性、合理性的审核。监督的及时性可以防止舞弊人员的侥幸心理,防范于未然。职务分离,流程标准化,信息共享,及时监督是企业进出口业务内部控制制度设计的关键点。
　　
　　二、培养优秀的企业文化和团结协作精神
　　
　　培养优秀的企业文化,才能为企业提供一个更高层次的内部控制环境。企业的管理层有责任培养积极向上的企业价值观,有责任让每个员工看到美好的企业愿景,培养员工的社会责任感和遵纪守法的意识,倡导爱岗敬业,进取创新,团队协作的精神。同时做好员工的效绩考核,评价,激励工作,从制度上让每个员工认识到有付出就有回报,有舞弊就有惩罚。基于舞弊的特点,要让员工知道,企业加强和完善内部控制制度,是为了从制度上更好地保护员工的职业生涯,更好地完成企业的目标,而不是为了控制和监督员工个人,控制和监督的是具体的岗位。
　　加强企业的团结协作精神是现代内部控制思想的创新。它不仅有利于提高员工的工作积极性,而且也能避免产生舞弊。由于个别销售业务员包办了公司整个流程的业务,导致企业的业务资源载体个人化。企业可把其中的经常性业务独立出来,派专人或部门来负责办理。如配载发运可由专门的货运部门负责,而采购商品可另设助理,提供货源。这样销售业务员可以把大部分精力集中在销售上,并且在制度上限制个别岗位放权过大,避免个人包办所有业务管理,反对个人主义的风气。此外,还可以建立有效的绩效考核和激励机制,加强业务员间的合作和竞争,逐步弱化个人垄断对企业业务资源的制约作用,使业务资源的安全性建立在有效的内部控制制度的基础上。重视“以人为本”的集体主义精神文明建设,建立良好的企业文化气氛。
　　
　　三、应收账款的系统化管理
　　
　　应收账款对于企业的价值在于支撑销售规模的扩大。一般说来,应收账款与销售收入规模存在一定的正相关,当企业放宽信用限制时,往往会刺激销售,但同时也增加了应收账款;而企业紧缩信用,在减少应收账款时又会影响销售。
　　如果企业没有有效的销售信用管理,导致应收账款过多或回款期过长,则企业的资金循环和周转就不能顺畅地完成,经济效益就不能完全实现。这就形成企业一个非常大的风险点,因为只有最终能够转化为现金的应收账款才是有价值的,而那些预期将无法转化为现金的部分就是无价值的。在会计上,对预期无法收回的应收账款将通过提取坏账准备的会计核算方式来反映,这就是用会计方法来管理商业风险的主要体现。
　　加强应收账款的管理,应把它看成是一个系统工程。这就需要做到在企业内部建立一个独立的信用管理机构或人员;强调要对企业信用进行全程跟踪管理,企业内部应建立3个不可分割的应收账款管理机制,分别是前期的资信调查和评估机制、中期的债权保障机制以及后期的应收账款管理和追收机制。并且需要各部门之间相互协调、相互配合、相互监督,形成一个应收账款信用管理的组织体系。
　　应建立独立的应收账款信用管理部门。企业应认真组织不同部门的专业人员,专门研究企业的营销策略,调查了解客户的资信程度,真正制定一套适合自身特点的信用管理体系。例如很多外资企业采取的是在财务部下将信用职能和其他职能分离,由总经理直接领导,将有经验的人员充实到该部门,根据公司的总目标对销售进行全程信用管理。公司从流程制度方面建立了一整套的防范方法。首先,为了确保信用管理制度在实际的业务运行中不被架空,在业务流程上作了更改。任何一张订单,都必须首先通过信用管理部门的审核才能放行。超过信贷额度的特殊订单,必须经过信用管理部门的特别批准。而且,信用管理部门有最终裁定权。销售总监放行的订单,也可以被信用部门一票否决。
　　
　　四、完善信息传递机制
　　
　　应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合,提高信息的有用性。从内部信息来讲,要求企业根据经营目标等建立与其经营活动相适应的信息系统,持续性地收集经营活动所生成的各种信息。比如建立起ERP系统对整个企业进行资源整合,分类汇总,这样也有利于对企业整个经营状况的正确反映、确认、计量、披露以及各个节点上的控制。由于所收集的各种信息来自于不同的渠道和信息源,属于零散的、非系统的,必须对所收集信息进行必要的筛选、整理和加工,以提供给有关方面。
　　信息的最终目标在于为企业经营目标的实现服务,处于内部控制之中的信息则必须服务于内部控制,服务于内部控制的有效性。为了提高内部控制的有效性,企业应当将相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间进行内部传递。内部信息传递一方面要完善信息向下传递机制,使企业内部参与经营活动各个方面和全体人员了解企业实现经营目标方面的信息,明确各自职责,了解自身在内部控制体系中的地位和作用;另一方面要完善信息向上传递机制,使企业员工能够及时将其在企业经营活动中所了解的重要信息向管理层及董事会等方面传递。此外,还须建立信息横向传递机制,特别是要使信息在管理层与企业董事会及其委员会之间进行沟通。企业应当建立良好的外部沟通渠道,加强与外部投资者、客户、供应商、中介机构和监管部门等有关方面之间的沟通和反馈。
　　
　　五、加强监督管理
　　
　　由于一项经济业务往往会由几个部门同时进行,要做到相互之间的信息沟通。财务负责人可以指派专人随时随地与销售及发货等部门核对账务,及时互通信息,查实原因,做到账账相符。如交付一笔销售定货,会涉及到销售部门取得定单,信用管理部门检验信贷批准情况,仓库部门挑选货物,会计部门作出经济业务的记录,货运部门检验发货项目的正确性,并准备发货。这种由几个不相容的部门和人员相互协作、相互监督共同完成一项业务,不但能激励员工完成工作的积极性,提高作业效率,而且也加强各部门间的信息沟通,确保会计信息的真实,使内部控制成功发挥作用。另外也可以鼓励客户索取所有业务票据,这可以防止收款人员少记销售数量,从中谋取利益,加强外部监督。
　　内部控制的管理体系,需要信用管理部门、销售部门、财务部门、生产部门等部门的共同参与和密切配合。供应商与买方订立完善的销售合同并完全履行是买方付款的前提条件,各部门包括售后服务部门的疏忽或产品或服务的质量瑕疵,都会影响货款的及时和完全收回。赊销的决定权、应收账款的监控权、考核权、核销权彻底地分开,使每个环节都处于其他相关部门的监控之下,最大限度地减少了个别人员或部门徇私舞弊的可能性。并使得各部门和销售人员一定期限内的应收账款发生额保持在一定限额之内,从而使公司的总体风险被控制在一定范围之内,不至于对生产经营造成巨大影响。而动态监控有利于及时发现和处理应收账款管理中存在的问题,并及时调整相关的策略,避免问题扩大,保证了公司现金流动顺畅、充足,为公司进一步发展提供了坚实的基础保障。可见,完善的应收账款管理体系的建立不仅仅是信用控制部门的管理职责,也不是销售部门催收时的单兵作战。而不能一味地让某一部门负责,只有各部门相互配合才能达到理想的效果。
　　随着企业管理理念的发展,内部控制也需要与时俱进,它不仅仅是一个规范,更是一个指引,让管理者在从事经营管理活动中,知道干什么和怎么干,它已经作为企业管理的一部分,还涉及了风险控制和预算管理等方面内容,并且它是为企业的健康发展和实现最终目标而服务的。其职责不仅包括保证财产的安全完整,检查会计资料的准确、可靠,还将促进企业贯彻经营方针以及提高经营效率纳入其中。

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