基于信息技术实现公司信息化平台闭环管理
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作者: 刘丽娟,刘月凡
（感谢辽宁省教育厅计划对此研究的支持,项目号:L2010084）
[摘 要] 针对威海卓远船务有限公司日常管理复杂、点多面广，公司日常工作多处于开环工作特点，提出了基于信息技术实现公司信息化平台闭环管理的总体思路和基本框架，明确了公司管理流程中每个部门的职责、任务、时限、标准。通过对威海船务有限公司构建公司信息化平台闭环管理，提升管理团队的执行力，提高工作效率，创造了经济效益。
[关键词] 闭环管理 信息化平台 信息技术
一、公司背景
威海卓远船务有限公司是一家集轮船制造与维修于一体的大型船务公司，拥有员工300多人，管理人员20人，该公司承接了很多大型的造船项目。现在很多项目都容易面临一个危机，那就是工期紧。客户就是上帝，并且这些客户都是长期合作的老客户，为了化解这一难题，为了让客户达到100%的满意和认可，管理工作是非常关键的一个环节。因此如何提高管理效率，实现公司利润最大化是公司目前的首要任务。作者通过对威海卓远船务有限公司构建公司闭环管理信息化平台，从而达到迅速落实威海卓远船务公司的重点工作，不断夯实基础管理，真正体现闭环管理[1]的作用，并在工作中提升管理团队的执行力，提高工作效率，为公司提高经济利益。
二、建立闭环管理信息化平台
管理部门从下达新任务直到任务完成、归档要环环相扣，有始有终，形成一个闭环，主要应由以下几个阶段组成，见图1。
新下达：闭环管理工作项点首次发布。
进行中：当责任单位对新下达的闭环管理工作项点接收完成后，项点状态自动改变为进行中状态。
阶段性完成：根据责任单位反馈的工作项点进度情况，由办公室将进行中状态改变为阶段性完成状态。
验证阶段：当某些工作项点需要非责任单位进行效果验证时，由办公室将阶段性完成状态改变为验证状态。
完成：对于临时性工作项点可以直接从进行中状态进入完成状态；对于需要经过验证的工作项点，当验证工作完成后，进入完成状态；对于经历阶段性完成阶段并且工作内容已经常态化后，将由阶段性完成状态进入完成状态。
归档：所有完成的闭环管理工作项点均需要归档，归档的工作项点在闭环管理信息化平台中默认为隐藏格式。
三、公司闭环管理信息化平台工作流程
1.发布
（1）对于新增加工作项点，办公室负责整理项点标题、相关要求、责任单位和完成时间等内容，并通过闭环管理信息化平台进行发布，必要时给责任单位第一管理者发送邮件进行提醒。
（2）对于某项已确定的工作有新要求或内容发生深化扩展时，办公室将进行动态更新，并下发“督办通知单”通知责任单位。
（3）对于需要立办的工作，办公室通过电话及时通知相关单位管理者。
2.接收
单位第一领导可以通过邮箱中的超级链接进入闭环管理信息化平台查询闭环管理工作项点。公司各单位工作人员可以通过闭环管理信息化平台的网址浏览闭环管理工作项点。
3.反馈
（1）各单位固定专人负责闭环管理工作项点的反馈工作。
（2） 对于新下达状态的工作项点，责任单位要在三天内完成接收反馈，否则系统将记录工作滞后。
（3） 对于要求完成期限大于或等于2周的工作项点，需要责任单位每周至少反馈一次工作进展情况，否则系统将记录工作滞后。
（4） 对于要求完成期限内没有达到阶段性完成状态的工作项点，系统将记录工作滞后。
（5） 对于阶段性完成的工作项点，责任单位根据后续工作实际开展情况进行不定期反馈，但每月至少反馈一次，直至进入完成阶段，否则系统将记录工作滞后。
（6） 对于进入验证阶段的工作项点，由责任单位督促验证单位反馈验证信息，一个月内没有完成验证工作的视为工作滞后。
4.归档
进入完成阶段的工作项点由办公室负责归档，归档时要保存完整的工作项点文件资料，以备后续查看。
四、适用范围及部门职责
总经理办公会布置的重要工作、公司早站会布置的重要工作、公司中干例会布置的重要工作以及公司领导临时布置的重要工作实施闭环管理，并使用公司闭环管理信息化平台进行过程监控。实施闭环管理的工作完成期限应在一周以上，对于立即办理的工作采用“督办工作通知单”进行管理。
1.办公室
（1）负责闭环管理工作项点的综合管理、检查、督办和考核，并执行闭环管理信息化平台的工作程序。
（2）负责公司闭环管理信息化平台的日常管理和优化改进。
（3） 负责定期向公司领导汇报各项点进展情况，安排责任单位进行专项汇报，并根据公司领导意见进行追踪和调整。
2.责任单位
执行闭环管理信息化平台的工作程序，按照项点内容和工作要求组织相关单位开展工作。
五、公司闭环管理信息化平台督办与考核
1.凡未按时间节点要求进行反馈时（以系统记录为准），由办公室向重点工作负责单位下发督办通知单，以达到提醒负责单位加快工作进程的目的。如未整改，根据考核等级，相应扣分。
2.凡按时间节点未完成且又未提前提出延期申请的，或虽提出延期申请但未批准的，根据考核等级，相应扣分。
3.当未完成重点工作对公司发展和管理造成不良影响时，按照《中层领导问责制》的有关规定对主管领导问责。
六、结束语
2010年，通过信息化平台闭环管理提报各类项目13项，闭环率达到97%。2010年工作绩效与目标比达到99%，比2009年提高了26%。事实证明，威海卓远船务有限公司通过实施信息化平台闭环管理系统，不仅提高了工作效率，调动了员工的积极参与，并且还促进了经济效益的提升。但是需要注意的是，信息化平台闭环管理只是个系统，作用仅仅是个提醒与督促，更多地是需要员工来自觉遵守管理法则。下一步的工作是将公司信息化平台闭环管理与后台应用系统（如业务系统）集成[2]，建设一套客户支持的行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
参考文献：
[1]于宝申,张敏,张雷.基于信息技术实现企业日常工作闭环管理[J].《科技创新导报》,2009(19):221-222.
[2]杨兴凯,张笑楠,杨键鸣.人大互动服务信息平台闭环管理模式与方法[J].《电子政务》,2008(10):86-91.
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