物流企业内部控制体系的构建与完善

作者:未知

  摘要:伴随着国民经济的高速发展和人民生活水平的提高,电商行业迎来蓬勃发展的同时也促使物流业不断地向前发展。国内的物流企业以中小型企业为主,在它们迅速壮大和发展的同时面临着来自外资物流企业和国有大中型物流企业的竞争和挑战。与外资和国有物流企业相比中小型物流企业普遍具有规模小、竞争力弱、融资困难、运营成本高等弱点,这也使他们在竞争的环境下更显得势单力薄。因此这些物流企业应在物流时代大发展的环境下,努力摆脱目前状态,加强内部控制体系的构建和完善,不断寻求机会,逐步改善,使企业在激烈的竞争中能始终处于不败的行列。本文以国际物流企业A公司为例,论述了其发展中遇到的各种问题并加以讨论与解决,旨在改善物流企业的现状,提出一些新的理念。
  关键词:国际物流企业;内部控制体系;问题;构建与完善策略。
  中图分类号:F275 文献标识码:A
  国际上很多国家在物流研究、设计和技术开发中一直处于世界前沿,有十分成熟的物流管理经验和发达的现代物流。从20世纪50年代物流发展初期的“实物配送”阶段,到80年代的“物流”阶段,再到当今的供应链管理阶段,一直将物流战略作为企业商务战略的核心组成部分予以高度重视。虽然物流企业在国际上有了迅速的崛起和发展,但一些小型物流企业的内部控制仍存在一些问题,部分领导层对内部控制的理解不够深入、一些相关人员知识储备能力的缺陷和内部控制体系设计、构建的不完善,导致了一些企业忽视了内部控制的重要性,觉得内部控制体系可有可无,以前的管理方案至今仍在延续,无法做到与新时代的物流企业接轨。一些有内部控制体系的物流公司仍使用计划经济时期的内部控制管理体系,在公司日常工作中根据企业自身条件及管理模式虽然有些改进,但都是换汤不换药,谁也没有勇气去做颠覆性的改革。即使有所改进,改进后的内部控制管理体系仍不是很完善。完善本企业的内部控制体系应从自身的实际情况出发,借鉴一些优秀的物流企业的内部控制制度,再结合自己实际情况加以调整、改进,这样才能提高物流企业管理层对内部控制的認知,提高相关人员的知识能力,让企业的每一位人员都能了解到内部控制的重要性,从而提高企业的效率,使企业利益得到最大化。
  1相关概念阐述
  1.1物流企业
  物流企业是金融物流公共信息平台运营和建设的主要参与者。物流企业会通过一些平台发布需求信息、车货跟踪定位或车货交易等相关信息,扩大信息能够影响的范围;集百家所长,谁能够提出更加符合时代的理念,打响自己的物流品牌,这不但需要有扎实的团队做根基,更需要将金融公共信息平台为物流企业提供动态信息,这样才能够有效地减少信息不对称性,比较全面地掌握企业、物流行业和金融机构的信息,同时也可以增加企业的合作机会,能够有利于发展新的业务,提高本企业的竞争力。
  1.2内部控制
  内部控制是一个单位内部建立起来的能使各项业务活动相互联系、相互制约的方法、措施和规定。企业在日益激烈的竞争环境中,为了增强自身的竞争能力,需要不断地改善内部管理措施,逆水行舟不进则退,保证现有的产品质量和工作效率。还要提高内部控制手段,一般内部控制会从以下几个方面开始展开:一是合理的职责分工,务必做到物尽其用人尽其才;二是严格的检查审批。建立一系列的赏罚措施,一经发现严肃处理、绝不姑息;三是健全的企业管理制度和会计制度。说到管理制度和会计制度,其实并不是各自有一套完整的体系,而是要做到相辅相成,将对方出现的问题怎么样在内部得到完美的解决;四是严密的保管制度。这点就是建议不要让某一个人或者某一个团体有独断的专权,相互制约是下下策,互相协调,互相帮助应为上上之选;五是完善的内部审计。每一个部门必须严格执行自己的工作准则,不可由别的组织部门借调人手加以帮忙,确保真实可靠性六是合格的工作人员。内部控制的严谨程度将会直接影响单位的会计数据和其他的资料的可靠度,因此审计中会把各单位的内部控制管理制度当做审计的起点,也是审计工作中的重点,经常通过对内部控制制度的核实、调查、评价来确定审计工作内容的范围、重点和深度。
  2中小型物流企业发展现状
  伴随着快速发展的物流企业,如雨后春笋般的中小型物流企业与日俱增,成为物流行业中坚力量,同时也是一个国家重要的国民经济的组成部分。但是物业企业的龙头老大屈指可数,这需要点点的星星之火才能铺满大地,据2011年的统计数据,高达73万家物流公司以个人独资企业等形式注册、在这里面,90%是中小型物流企业公司,29%是以类似家族企业的小型物流公司。公路干线的运输主要是由中小型物流企业所承载着,物流的主要承担者是第三方物流。它可以说是在整个物流体系金字塔的顶端,起着承上启下的重要作用。
  2.1企业的数目众多,规模还略小
  随着网络购物、电商等产品的经济发展,物流行业的竞争趋于白热化,更多的人们加入到物流行业这块大蛋糕里面,使得物流行业的门槛很低,甚至说几个人,一个小团体,组织点车辆用于运输,就可以成立一个物流企业。20年来,迅速发展崛起的中小型物流企业,在北京郊区的各大物流院区,随便以一家规模不大的中小型企业为例,类似的企业不少于200家,维持着固定的一片区域。再大点的物流企业甚至可以达到上千家。在这里面家族式的物流企业占比较大。在里面直系的家族成员占重要位置,企业的规模还比较小,结构也略显简单,从事专线的公路运输业务是这类企业的主要业务。
  2.2竞争的日趋激烈
  竞争的日趋激烈与残酷,中小型的物流企业数量还在不断增多,有以下三个表现方面:一是在市场方面的竞争,市场上占有大比例的中小型企业,数目多,而且份额较小,这就要面对来自本国大型物流企业,甚至是国外物流企业的竞争;二是同等规模物流企业的竞争。资金、技术、人才等发展都是影响同规模企业的重要因素,虽然按照不同的人员和资产都定义为中小型企业,但同等规模的行业竞争更加残酷,日月星辰交替的发生屡见不鲜;三是区域的竞争。一山难容二虎,更何况是在这个僧多粥少的行业,一个中小型物流企业在干线上的运输,同一个公司甚至可能经营几十条运输干线,这就不可避免地会出现干线运输的激烈竞争,为了获得更大的市场竞争,不得不萎缩利润,但这种饮鸩止渴的方式不是长久之计,企业的生命力不在于一度强生一度衰弱,更多的是平稳高效的运营理念。   2.3主要的承运人:第三方物流
  在第三方物流的影响下,由企业传统运输、仓储公司转型而来的中小型物流企业,它们企业结构简单,技术落后,但是它们敢打敢拼,除了大中型物流企业物流外包业务,还承接着生产业、零售业、消费等行业的外包业务,就是活多利少。其次,承担着零散货物运输的中小型物流企业的主要载体,同时还满足了市场上零散货物运输的需求。这是一种无奈,现在的小型物流企业,甚至是中型的物流企业所展现的能力水平有限,更多的是扮演一种“掮客”的角色。
  2.4中小型物流企业的重要作用
  作为最末端的服务,中小型物流企业涉及的范围之广,纵深之长,是最直接,也是最深入的了解顾客们的需要,对于满足低层次需求方面,有着大型物流企业无法代替的作用。而且,作为物流产业中的主力军,中小型物流加速了物流市场的竞争,加速了物流产业的发展,也促进了结构产业的调整。与此同时,在解决就业和物流人才的培养方面做出了巨大的贡献,说他们是先驱者,探路者也不为过,他们促进了中小型物流企業在向规模化、集团化的发展趋势。
  3物流企业内部控制体系构建中存在的问题——以A企业为例分析
  3.1A物流企业基本情况介绍
  A物流企业为一家民营国际物流公司,公司由三名股东组成,为了和国际线路接轨,成为了一个“走出去”的物流企业,在非洲多个国家都有土地及车辆的投资。A企业主要业务为跨国运输,运输路线是莫桑比克赞比亚刚果或者是赞比亚刚果。
  3.2A物流企业内部控制体系构建中存在的问题
  3.2.1内部控制环境缺乏完善
  管理思想的被动和经营方式无序。A企业无明确的责任分工,管理层没有全面控制的意识,没有正确对待经营风险的态度和规避经营风险的方法;这就要涉及两个管理层面,一是对工作人员的把控,组织、协调、监督、检查、验收,管理者不需要亲力亲为,管理的目的是让物流企业的员工充满希望地去工作;二是我们所说的内控管理,诸如企业重要数据,机密会议要件需要有值得信赖的人把控权限,切不可过度地专权,当然也要适当的放权,在物业管理的体系中这两个环节是相辅相成,缺一不可。
  无完整的资金管理制度。司机发车时需要领用备用金,由于车辆较多,发车的频率频繁,而且均是跨国运输(A公司的运输路线是莫桑比克赞比亚刚果或者是赞比亚刚果),司机又都是非洲当地人,文化水平低,上岗前没有做过财务方面的相关培训,无财务意识,在运输路上不会主动索要过桥过路费发票、加油费发票或其他费用票据,而且企业没有完整的资金管理制度也没有相应监管系统帮助,无法及时发现,导致一定的资金风险及税收风险。
  内部审计缺乏独立性。企业无单独的审计部门,因此无法进行完整的企业自我独立评价活动,管理层不能依据内部审计的结果审核一些控制政策和程序是否有效。
  3.2.2风险评估体系的构建存在问题
  A企业没有健全的内部控制体系,不能及时监控各项经营指标,不能及时对异常情况作出预警,同时没有设置日常经营工作的相关规定及风险规避工作,可能会导致部门执行人因个人利益而不顾公司需要承担的风险作出决定,公司领导层不能得到及时监控导致公司风险被无辜放大。
  3.2.3内部控制活动不到位
  A企业内部控制活动不到位主要分为以下几点:一是岗位职责不明确。明确岗位职责是企业内部控制活动的主要要求,A企业因在海外从事车队运输,很多的车队所需的备品备件太多太杂,没有专人进行管理,无法做到细致管理,导致配件丢失或者使用都没有记录;二是工作流程不明确。因A企业没有明确各岗位的具体职责,导致员工在工作中不能自主地检查自己或其他员工的工作情况,无法达到相互牵制的目的;三是没有完整的绩效考评制度。一些企业为了实现一定的工作目标,设置有效的激励和奖惩机制,能够激励员工在工作中的热情,还能在工作中发现问题和改进方式,而A企业完全忽视了这一点;四是账务记录及票据管理。A企业没有完整的信息系统帮助,导致业务部门数据没有及时传递给财务部门,使得财务丢失数据,少开发票、漏开发票或者少录成本。五是无完整的离职交接流程。A企业没有信息系统帮助,财务数据或业务数据都保存在相关人员各自的工作电脑中,有人在离职时擅自删除电脑中的数据,导致数据丢失,对后面的业务及财务都造成人力及财力的损失。
  4物流企业内部控制企业完善的有效策略
  4.1转变观念,完善企业内部控制环境
  每个企业都应该有自己完善的企业内部控制环境。A企业应转变观念,规范企业的内部结构,制定各工作模块的规章制度,并在各部门指定负责人,负责人应在工作中充分地发挥领导作用,部门员工也应有明确的分工,能够在工作中相互制约、相互监督。同时也要明确各部门的职责,避免因部门之间、员工之间因相互串通、拉帮结派。所以,企业负责人的内部控制观念很重要。A企业主要的业务都是在海外,但作为一个企业也应建立一个完整的组织机构,在工作中明确各管理职能问的关系,划分好每个一个组织之间的责任权限。
  4.2从细节抓起,加强风险评估机制的构建
  对于一个物流企业来说,对风险的重视程度将会直接影响一个企业的生存和发展,还将决定企业在市场竞争中所处的地位,风险管理和内部控制管理之间的关系不只是单一的模式,在企业运行初期,内部控制服务于风险管理,而在后期实际管理过程中,内部控制的完善主要体现于风险管理。无论两者处于什么样的角色,加强内部控制的重要措施就是加强风险管理。在今后的工作中,A企业应根据实际的工作情况,建立一套适合本企业的内部系统,能够及时跟踪车辆的任何信息情况,比如车辆运行轨迹、备用金使用情况、货物送达情况等,应从细节抓起,建立起风险意识,进行事前评估,事中预警,事后分析、总结等一系列完整的风险评估管理机制,对财产风险和经营风险进行全方位的控制。
  4.3从小处着手,实现内部控制活动的落地实施
  完全实现内部控制活动,需要从小处着手,加大“内部控制”的宣传力度,加强对相关人员的培训,及时了解企业内部活动实施的动态,以达到更好开展内部控制落地实施工作,让企业的每位员工都能了解、认识到其重要性。可以将相关规章制度落实为《制度规范手册》,对营运业务流程进行梳理,明确各岗位职责,形成内部控制管理文化,将员工被动接受工作变成主动完成工作,才能达到内部控制的真正目的。
  4.4加强沟通,保证内部控制信息沟通与交流的顺畅
  在一个企业执行内部控制管理实践中,最主要的是各部门之间的沟通,也离不开各部门之间的互相协作,A企业应建立一个用于本企业员工之间沟通交流的平台和方式,使得员工能够及时、准确地了解企业在运营过程中的相关事项,为全体员工提供履行各自职责的相关信息,减少因沟通不当或不及时产生的差错,提高企业内部控制管理的效率和效果。同时将日常的审批手续都变为电子审批,这样不仅可以大大提高了工作的时效性,还方便日后查阅,避免因保管不当或交接不及时丢失重要数据。
  4.5与时俱进,完善企业内部监督机制
  随着经济的发展,企业对内部控制的要求也越来越高,在提高企业内部控制的同时也要建立一个完整的内部控制管理监督体系,从而达到内部控制的最终目标。企业在建立完整的内部控制监督体系时,根据企业实际工作中的经济活动制定监督制度,不仅要合法有效,还要全面。要利用企业财务报表中的信息对企业管理进行监督和评价,这样才能更好地达到实现内部控制的目标。
  5结束语
  随着物流业的进一步发展,要求物流企业在服务水平和经济产量上都要有所创新。这条路是对的,但是不能着急。与此同时企业的内部管理同样也要跟上时代的步伐。企业管理者应该充分认识到企业的内部控制体系直接关系到企业的生死存亡,因此完善企业内部控制体系对企业的发展显得尤为重要。本文以A企业为例从目前物流企业内部控制体系中存在的问题进行分析,并提出了些许建议。总而言之,对物流企业来说,提高内部控制体系的管理水平,对提高企业自身的经济效益,扩大企业规模,和有效应对市场竞争都有至关重要的作用,物流企业要想在激烈的市场竞争中获得持续健康的发展,就要有的放矢,加强内部控制管理才是有效的途径。
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