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信息化管理条件下加强医院财务内部控制的思考

作者:未知

  摘要:根据财政部、卫健委的要求,公立医院需要加强内部控制,构建内部控制体系,而财务内部控制则是公立医院内部控制体系的重要内容。信息时代的到来为医院财务内部控制提供了巨大的便利,成为医院财务内部控制的有效凭借。文章从此出发,介绍了医院财务内部控制的要点,并就如何从信息化管理条件出发,加强财务内部控制提出了相应对策。
  關键词:信息化管理条件;医院财务;内部控制
  随着内部控制在我国医院管理应用中的日益广泛,绝大多数公立医院已经建立了内部控制体系。财务内部控制是内部控制体系的重要组成部分,也是医院强化财务管理的有效手段,在医院的财务安全以及战略发展中均具有重要的意义。受各种因素的影响,当前医院财务内部控制中存在着一些问题,而信息化管理则是有效克服财务内部控制问题的重要措施。因此,医院需要立足信息化的宏观背景,推动财务内部管理的信息化建设,提升医院财务内部控制的水平,确保医院的健康良性发展。
  一、信息化管理条件下加强医院财务内部控制的要点
  (一)医疗收入核算
  1.医疗收入是医院最主要的收入来源,因此,医疗收入核算的内部控制也是至关重要的。每日财务部门出纳员应根据HIS信息系统数据及时收缴收费员现金,票据管理员逐笔核对已交款收费汇总表,对于一些没有及时汇总的收入应进行追踪,避免收费员将医院收入截流入私囊;门诊、住院收入要实现管理系统内部双重核对,即收费系统内部至少提供两种以上不同方式提取数据的报表,实现两种报表之间核对一致,实行三级审核控制,即收费员、票据管理员和会计审核,防范财务风险。
  2.医疗收费票据的管理
  医院应指定专人对门诊、住院医疗收据进行专门管理,做好医院门诊、住院医疗收据的购进、入库、发放、收回、复核、核销、归档等情况,以及住院患者预交按金票据的管理。管理人员应逐张核查所收回的票据的序号是否连号,确认是否与电脑系统一致、是否及时缴清应交款项。重点核查门诊病人作废、退费发票情况,确保退回的发票联一式三联相一致,退款手续齐全,所退金额与 HIS系统的退费金额相符,详查可疑的退费。
  3.病人支付方式管理
  随着移动信息时代的到来,患者对于医疗费用的支付已不局限于现金、社会保障卡、银联卡,而多采用移动支付方式:微信支付和支付宝。HIS应做好同银联中心、微信、支付宝的连接,确保每笔款项都能顺利转入医院账户,财务部门应做好各种支付方式的数据核对,重点核查银联卡、微信、支付宝退款情况。医院内部审计部门应对收费收据的作废、退费,银联卡、微信、支付宝退款情况进行专项审计,以堵塞漏洞,防范收入流失,确保收入全过程得到有效控制。
  (二)药品核算
  对医院而言,药品是举足轻重的物资,因此,必须加强药品的内部控制工作。首先,财务科要重视药品票据的审核工作,重点审核发票的规范性以及入库手续的齐全性等项内容,提升药品核算的标准化程度。其次,严格操作权限。工作人员只有在明确授权的前提条件下,才能办理具体的工作,其他部门在未经授权的情况下,仅能查询或使用药品信息系统的各项信息,不得随意录入或更改药品信息,保障药品信息管理的规范性。定期盘点药房药库,是否出现异常盈亏情况。
  (三)库存物资核算
  医院的库存物资具有种类多样、数量巨大、出入库的频率比较频繁的特点,存在一定的管理难度,而信息化管理对此有着巨大的应用价值。因此,医院一方面需要重视基本流程的信息化管理,包括申请采购、请购审批、物资收验等;另一方面除了建立库存物资系统一级库管理,还应对临床科室、医技科室在一级库领出的库存物资实行二级库管理;特别是高值耗材的二级库管理,使每件高值耗材的流向都可追踪,不会造成遗失,实现“零库存”管理。定期盘点库存量,确保信息系统的物资记录与医院的实际库存物资相一致,账实相符。
  (四)固定资产核算
  医疗卫生结构的特殊性使得固定资产在医院资产中占据非常大的比重,因此,固定资产自然也就成为信息化管理条件下医院财务内部控制的重点内容。医院需要严格按照政府职能部门的要求,加强固定资产的清点,借助财政国有资产动态管理信息系统将医院固定资产的数量、总价同步显示。对于新购置的固定资产,医院要严格按照固定资产管理办法,制作专门的卡片,详细记录固定资产的基本信息,既能为医院领导层了解资产分布提供帮助,也有助于医院系统与外部系统的衔接。
  (五)应付账款管理
  医院购入的药品、耗材品种和批次较多,金额大,且难以用人工进行核算。对于每一笔药品、耗材的付款业务,财务部门在HIS信息系统里对每个品种每一批次进行付款审核、勾对,保证付款的准确性,并能实时了解每个供货商、每个药品和耗材的付款和未付款情况。每月财务信息系统与医院HIS信息系统核对药品、耗材购进和付款情况,做到账账相符。
  (六)会计电子档案
  信息技术在财务内部控制中的广泛应用极大地改变了医院财务内部控制的方式,最为典型的便是会计档案从纸质档案向电子档案的转变。电子档案不仅可以有效降低医院的办公经验,也有助于档案的分析与利用。当然,信息化建设也对电子档案的管理提出了更高的要求,医院需要加强会计电子档案的管理工作,一方面从保密的角度,提升会计电子档案的安全性,另一方面则要做好会计电子档案的备份,以防出现丢失现象。
  二、信息化管理条件下加强医院财务内部控制的对策
  (一)提升财务内部控制认知
  信息技术的诞生与发展为医院财务内部控制的强化与完善提供了前所未有的便捷条件,从信息化管理条件出发,加强财务内部控制,是医院提升内部治理水平的必然要求。首先,医院领导要将信息化作为财务内部控制发展的着力点,以信息化来提升财务内部控制的效果,并在资源配置上向信息化倾斜;其次,医院要加强对财务管理工作人员进行专业化的培训,加强财务人员的信息素养培育,建立一支复合型、成长型财务人员队伍。   (二)健全内部信息控制系统
  随着信息技术的不断发展,信息技术在医院财务内部控制中的应用也越来越深入,为了更好地发挥财务信息系统的价值。医院不仅要实现院内的HIS、人事管理、资产管理、采购、财务管理等系统数据的横向对接,还要与银联中心、社保等外部数据的纵向联通,逐步形成高效整合、信息互通、功能全面、使用便捷的院内信息系统。
  (三)完善财务内部控制制度
  “没有规矩,不成方圆”,在医院财务内部控制中,制度建设居于核心地位。首先,建立健全财务内部控制制度,以信息化为中心,将医院内部信息化管理的要点嵌入到既有的制度体系中,不断优化、完善财务管理制度,为财务内部控制信息化的稳步开展与深入推进奠定坚实的制度基础;其次,加强内部控制制度设计与实施的有效性评价。医院要经常性开展财务内部控制制度的有效性评价工作,结合财务内部制度的执行效果以及反馈内容,不断优化财务内部控制,提升财务内部控制制度的实效性。
  (四)确保财务内部信息安全控制
  信息化是财务内部控制发展的必然趋势,在提升财务内部控制效率与质量的同时,也给财务安全带来了更大的挑战。医院在财务内部控制中必须从以下两点出发,确保内部控制的安全性。首先,注重信息数据的安全性建设,从防火墙技术、数据加密技术、权限设置等角度,推动数据安全性建设。其次,加强信息设备的检修与维护,定期检查信息设备的运行状态,及时更新财务信息设备,确保财务信息系统的高效运行。
  三、结语
  财务内部控制在医院内部控制中具有特殊的地位与作用,而信息化建设则是加强医院财务内部控制的有效手段,因此,医院必须从财务内部控制的信息化作为当前的重点内容,从提高认知、建设系统、完善制度、确保安全等角度采取有效的措施。
  参考文献:
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