提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究

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　　摘 要 办公室是每个办事单位的标配，在单位办公发挥着巨大作用，办公室文秘又是上级的下属，辅助上司打理公司的有关业务，主要是给上级进行文件整理、打印复制材料、接打电话、传达指示等一系列的工作，可以说业务非常繁忙。所以，文秘的工作效率对公司的运行有着非常重要的作用。由此我们要提高办公室文秘的工作质量和工作效率，提升公司的运作效率。
　　关键词 办公室文秘 工作质量 有效策略 研究
　　办公室是每个办事单位必不可少的，因为在平常的工作中，办公室作为领导的直接下属，要为公司日常的运作进行工作，为领导传达指令，又要把下面员工的工作情况给领导进行汇报，还要对工作进行有序的整理，同时还要完成领导安排的各项任务。办公室工作的主要人员有文秘，文秘对企业工作的效率有着直接的联系。所以，企业要想提高企业的运行效率和工作质量，就要从对文秘进行培养，提升他们的能力入手。
　　一、应该加强对文秘的工作的培训学习
　　从公司的发展来讲，一个文秘人员的工作好坏，影响到一个企业运行工作的效率，文秘自身修养的高低和企业工作质量的高低有着重要的关系。所以，要对办公室文秘进行培训，在培训的过程中不管是对文秘人员的工作质量还是工作效率都会有一定的提升，促进企业的良好运行。因此，在文秘工作的培训学习上，企业不要吝啬在其方面的花费，要加大对文秘的培训学习工作，最大限度地给文秘营造积极的学习氛围，增强文秘的工作能力。企业在对文秘进行培训的时候，可以打破传统学习教育模式，融入高科技成分，如加强文秘对计算机应用的培训，提高文秘对计算机的应用能力。计算机可以提高文秘的工作效率，使得文秘工作更加轻松便捷。在培训的过程中，主要对文秘的工作能力和素养进行培训，同时注重文秘自身素质的提高，明白自身的职业道德，以达到培训的目的。
　　二、完善办公室的管理机制
　　办公室文秘在工作的时候，应该提高文秘人员的工作质量，在培训文秘的时候应该注意加强学习的效果，构建有效的管理机制，还应该设置一定的考核模式。在培训以后，为了清楚培训的结果，应该对文秘的工作进行考核，根据成绩的优异程度设定适合总体的解决方式，完善考核制度，对文秘的工作提出严格的要求和规定。
　　三、加强文秘的工作创新意识
　　在办公室文秘工作中，要跟着时代的脚步进行工作创新，打破传统的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照传统模式进行工作，思想老旧、一成不变，势必会影响企业的工作，影响企业的发展。在文秘工作的过程中，要不断地进行工作总结，吸取工作中的教训，积累工作经验，提高自己的工作效率和办事能力，形成自己的工作方式。另外，还应该不断地总结经验，创新工作方式，借鉴别人的工作模式，取其精华去其糟粕，更好地为公司发展贡献自己的力量。
　　四、加强思想政治文化素养
　　一个人的思想政治文化素养决定了这个人的发展方向，所以对于办公室文秘的思想文化素质的加强是一个办公室整体素质的体现。思想文化素质的提高有利于他们自我创新意识的增强和开拓精神的发展。文秘想要自己工作突出，必須强化自己的业务素质能力和服务意识，处理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之间的关系。对自己要求严格一点，才能让自己取得好成绩，才能使人信服，让上级领导满意。主动适应工作环境，才能在真正的工作中游刃有余。办公室文秘人员要有较为独立的处理问题和沟通问题的能力，因为办公室文秘需要接触和处理一些比较复杂烦琐的事情，想要面对问题能够胸有成竹，就要经常和领导还有其他同事多交流、沟通，这样才能够有条不紊地开展日常工作。如果没有良好的心理素质，就不能正确地对待别人的批评和建议，容易迷失自己。所以，面对烦琐的人和事要有一个好的心理素质，这样才能稳定地开展日常工作。
　　五、设置员工的奖惩制度
　　设置奖惩制度在办公室文秘中具有重要作用，可以调动文秘工作的积极性。在企业的运行中，对工作认真负责的员工进行奖励，可以使得员工的工作更加高效。公司制订奖惩机制可以使得文秘提高自身标准，向着公司的目标发展，让办公室整体共同奋斗，提高协同工作的能力，还能防止员工在传统的工作模式中迷失前进的方向和动力。
　　六、注意办公室的人文文化
　　在办公室的工作中应该注意员工的心理变化，不能只关注公司的业绩，不照顾员工的心理。要多关注员工的心理，减少影响员工工作情绪的环节，一些不合理的企业工作环节应该去除，防止影响员工的工作积极性，降低工作效率和工作质量。所以，公司应该注重人文氛围，为员工着想，让员工感到公司的温暖，让员工有归属感，提高员工的幸福感。
　　七、营造良好的企业氛围
　　在企业的工作氛围中应该加强企业文化建设，加强对企业文化的教育互动，为文秘提供和谐愉快的环境，强化权责意识，增强为企业奉献的精神和意识。要配合领导完成日常工作，遵守工作要求，不以权谋私，努力工作，尽忠职守。
　　八、结语
　　文秘工作是辅助领导完成工作指导，帮助企业正常运行的工作人员，在企业的发展中有着非常重要的地位。文秘人员在工作中要认真对待自己的工作，提高自己的专业知识水平，和领导、同事和谐相处，增加感情，不断地提高自己的工作水平和工作质量。
　　（作者单位为临沭县烟草专卖局<分公司>）
　　[作者简介：袁堂婷（1988—），男，山东临沂人，本科。]
　　参考文献
　　[1] 李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2017（7）：214.
　　[2] 竺文.关于如何提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略探究[J].商情，2016（47）：296.
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