如何提高事业单位办公室工作的质量和效率
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[摘 要] 对事业单位而言，办公室工作职能的有效发挥，关系着单位各项工作能否顺利地开展，而事业单位中办公室管理工作的效率，更是能够反映出单位运营管理的水平。随着当前社会与经济的飞速发展，事业单位办公室承担着越来越多的压力，只有进一步提升事业单位办公室工作的质量与效率，提升事业单位办公室管理水平，才能更好地提升事业单位的整体工作实效。文章就当下事业单位办公室工作中的不足进行了分析，并有针对性地提出了相应的改善措施，以供诸位参考。
[关键词] 事业单位 办公室工作 质量 效率
中图分类号：C931.4 文献标志码：A
质量与效率是衡量事业单位办公室能力水平的两个基本要素。事业单位办公室工作质量的高低将直接影响该事业单位的整体运行情况及社会形象。这就要求事业单位需加强对自身办公室工作的管理，进一步提升工作质量与效率，从而更好地发挥办公室的工作职能，为单位的健康发展保驾护航。
一、办公室工作职能定位
对事业单位来说，办公室工作的基本职能主要包括服务、协调、参谋及督办四个方面[1]。办公室作为单位领导的重要助手，起到了承上启下的关键作用，是单位领导与基层群众之间联系沟通的纽带，起到了上传下达、确保事业单位各部门之间正常运转的关键作用。首先，办公室可以说是事业单位领导的直接服务部门，需要对领导下达的工作部署进行组织、协调、检查与督办，以便工作能够顺利展开。同时，办公室还应以供相应的资料、档案及建议，支持领导作出相关决策，辅助领导日常事务的处理。其次，办公室作为处于领导阶层与基层群众间的中间阶层，发挥着上下级服务与衔接的功能，需要对相关的文件进行接收与传达，对来造访的人进行接待与引导，可以说办公室又相当于事业单位的门面与窗口。因此，对事业单位来说，办公室的存在无论是该事业单位的性质如何，均是不可或缺的一部分。
从办公室所承担的职能便可以发现，办公室的工作强度较大，且需要较高的工作能力及随机应变的能力。可以说，办公室工作人员在工作过程中需要时刻保持较强的工作状态，需要付出较多的精力。再加之办公室工作的特殊性，如遇紧急工作，还需要及时进行处理，因此工作强度较大。
二、影響事业单位办公室工作质量与效率的主要因素
（一）办公室岗位职能不明确
对事业单位办公室而言，其工作职能的范围大多包括对单位规章制度进行规范、完善与管理；对相关决策的作出进行辅助；对内外环境及上下级关系进行协调[2]。同时，事业单位的人力资源管理及行政管理等日常性事务亦属于其职能范围。可以说，办公室的工作职能范围较为广宽。但从现状来看，事业单位办公室中除了领导外，其他的工作人员并没有进行明确的岗位职能划分，因此很容易出现在某项工作处理过程中相互推诿或者是多人同做一份工作的情况，从而导致责任划分不明确，以及人力资源的浪费。另外，当下办公室的工作多是进行事业单位内部行政事务性工作的处理，而在其他职能的发挥上存在较弱的影响，导致办公室逐渐沦为单一处理内部事务的“后勤保障”部门，削弱了办公室存在的价值。
（二）办公室信息化建设较为薄弱
随着科技的飞速发展，信息化已成为时代发展的主流，对作为事业单位核心构成的办公室而言，其信息化建设亦是当前事业单位办公室的重要举措。虽说当前各个事业单位都建立了较为完善的信息系统，但是应用方面较为不足，难以将信息系统的功能完全发挥出来，降低了信息系统的应用价值[3]。这与办公室员工的组成存在一定的联系。在当前的事业单位办公室团队构成中，在年龄方面往往存在两极分化的现象，一部分年纪较轻的工作人员因为自身教育的原因，对信息化系统了解较深，且能进行较为熟练的操作。但这些参加工作时间较短，资历较浅，在开展工作过程中，与各部门的沟通等方面的经验较少，因此在办公室工作中发挥的作用并不大。而另一部分年龄较大的工作人员，虽说他们参工时间比较长，在处理办公室工作事务等方面沟通协调上的经验比较丰富，但因为自身所受教育的限制对信息化系统并没有太过深入的了解与认识，同时因为年龄较长，思维较为固化，因此在信息化系统的运用与操作方面的经验难免不足，无法对信息系统的功能进行全面发挥与应用。
（三）办公室员工综合素质较低，缺乏进取精神
办公室作为事业单位的重要职能部门，其工作量较为繁重，加之工作职能较为繁杂，工作人员往往会将所有的精力都集中在处理单位的各类事务中，因此对外界的关注较少，很容易导致自身对最新政策动态及国际形势等方面的了解与解读不够。而用在自我专业领域方面学习与提升的精力更是少之又少，难以实现自我提升，导致部分办公室人员难以紧跟时代的步伐，难以满足岗位素质的需求，难免会影响到事业单位办公室工作的质量与效率，从而对整个事业单位的工作成效产生影响。
三、提高事业单位办公室工作质量与效率的改善措施
（一）分清主次，定岗定人
首先，在办公室工作职能履行方面，需要站在单位全面发展的角度开展工作。做到统筹兼顾的同时，进一步提高办公室的工作效率。同时，进一步规范办公室的工作职能与职责划分，在把握好办公室基本制度与准则的基础上，对工作进行准确、灵活的处理[4]。其次，可以加强与各部门之间的联系，从大局出发，将某些不太重要的工作下放到相关部门进行处理，分清主次的同时进一步提高事业单位办公室工作质量与效率。另外，办公室相关工作人员还应该明确自身的岗位职责与作用。积极接受领导分派的工作，并严格按照办公室的规章制度去认真完成，不推诿、不敷衍，确保办公室工作能够完成得更加高效、有质量。最后，建立相应的监管机制，对办公室工作进行相应的监管，确保办公室工作规范的同时进一步明确责任划分，确保人员能尽职尽责地完成自身的工作。
（二）进一步加强办公自动化建设
事业单位应积极响应无纸化办公的号召，进一步规范并完善自身的办公自动化建设。利用信息技术实现对办公室相关事务的处理，信息的传达及资料的收集与整理。首先，需要加强团队信息化建设，从领导阶层到相关人员都需要对自动化办公有较为明确的认识，而针对信息化水平两极分化的现象，可以依据职责分工方式进行新老搭配，从而取长补短，互帮互助，在满足办公自动化需求的同时，进一步提高办公室人员的工作能力。其次，“工欲善其利，必先利其器”。因此，应加强对信息化软件及设备的安装与更新，有针对性地引进先进的信息化软件与设备，使之能够与事业单位办公室工作职能相匹配，或者是根据自身单位的工作性质有针对性地定制配套软件，来辅助工作职能的履行。最后，办公自动化建设还应建立起标准化的实施方案，从而为办公室信息化工作提供相应的理论基础。通过标准化实施方案的制定，对人员信息化工具的使用进行相应的规范，并对其工作的软件设定相应的管理标准，有利于规范办公室工作进程的同时，加强相关工作内容的保密规范。
（三）推动办公室人员不断提高工作能力
办公室作为与外界沟通的窗口，自身的精神面貌与综合素质将直接影响对事业单位的认识与评价。因此，办公室员工需要一直保持高水准的职业素养与工作水平。首先，员工应进一步端正自身的工作态度，强化自我服务意识，确保自身的综合素质能够时刻满足办公室的工作需求[5]。其次，事业单位应加强团队协作意识的提升，建立融洽的工作氛围，在提升团队凝聚力的同时，进一步树立起工作人员的集体荣誉感，并以此促使工作人员积极进取，努力充实自我，为团队建设添砖加瓦的同时，进一步提高自身的职业水平与能力素养，从而提高事业单位办公室工作的质量与效率。
四、结语
随着时代的发展，社会对事业单位的工作效能及服务水平提出了更高的要求。办公室作为事业单位的中枢部门，更是承担着不小的压力。只有进一步提高办公室工作的质量与效率，才能更好地提升事业单位的工作实效，从而为单位的高质量发展、社会形象的塑造奠定良好的基础。
参考文献：
[1]张杭.如何提高办公室工作的质量和效率[J].办公室业务， 2015（22）：8- 8.
[2]习白羽，曾卓.试论如何提高事业单位办公室工作的质量和效率[J].科技展望，2016（11）：284.
[3]赵永恒.关于提高事业单位办公室工作质量和效率的探究[J].各界，2018（16）：153.
[4]赵靓雯.关于提高事业单位办公室工作质量和效率的探究[J].人才资源开发，2017（16）：31- 32.
[5]刘鹏程.提高办公室政工工作人员水平的有效途径[J].各界， 2018（12）：27.
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