探析新时期人事档案管理存在的问题及对策

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　　摘要：基于21世纪的背景，内部经济结构日新月异，进而推动人才市场变得更加活跃，使人事档案管理工作对企业更有价值。为了形成更先进的人事档案管理制度，不断与时俱进，在时代背景下完善经济体制的特点，人事档案管理工作的进展不能拖延。本文根據现代背景的具体情况，分析了人事档案管理工作中存在的不足和相应的有效方案，以供相关人事参考。
　　关键词：新时期 人事档案管理 对策 问题分析
　　一、引言
　　人事档案是雇主在聘请时了解一个人的历史的关键文件。人事档案最主要的任务是确保其档案可靠完善。因档案在接收过程中容易受到的自然损害，所以，在接收过程中必须慎重和负责，人事档案对个人后期的生活和工作有很大影响，安全性必须稳操胜券。上述工作的顺利进行应以明确的人事档案规定为基础，使档案管理人员有条不紊地履行职责，有序开展工作，从而保证人员档案管理的可靠保障，同时避免混淆和档案丢失，泄漏和其他事故。随着社会的进展，单位的竞争压力也越来越大，档案包含许多关键信息，是该机构的关键材料之一。如果内部档案管理发生事故，将对自身造成无法挽回的损害。因此，人事档案管理制度的制定和实施迫在眉睫，这关系到整个社会的发展和稳定。存档记录了单位所有员工的各方面信息，这些信息易于了解职员的工作态度和工作才能，为选择最佳职员提供了非常重大的依据。此外，人事档案是优化单位管理的首要方式。现代社会已发展成为以信息为基础的社会，档案管理是收集信息和使用信息的载体。人才的选择，人才培养和人才资源配置，这一切都必须要人事档案信息的支持。
　　二、新时期人事档案管理存在的不足
　　首先，许多单位对新时代档案管理的管理知之甚少。许多人对人事档案的管理不够注重，管理设备的低配置，使档案管理在新时代碰到瓶颈。需要说明的是，人事档案管理是一项面向服务的工作，旨在服务于企业的所有职员，甚至是国家人员的存档，涉及的服务对象比较广泛，工作量相对较大。但是，它的使用范围非常小，因此，有些单位不注重人事档案的管理，缺乏工作所需的软件和硬件严重疏漏了管理人事档案的关键性。
　　其次，许多单位从基础上忽略了它们，导致人事档案的使用率低，就传统的档案理解方法而言，低分配和落后管理方法的缺点对新时代现代档案管理水平的需求迥然不同，还不能全部掌控计算机技术在人事档案管理中的应用技术和主要性，也没有完善高素质人才的运作和管理。这项工作已经与外部发展情况隔离开来，不可能向外界提供档案服务。还会产生许多档案信息出现未核实失真的状况，人事档案信息的使用和开发的深度和广度也受其封闭性的限制，这导致档案管理出现缺陷。
　　第三，需要提高人事档案信息的有效性。由于一些单位人事档案管理信息的缺乏或失真，使用户无法获得真实有效的信息。人事档案可以用作就业，晋升等的原因在于其信息的有效性。因此，关于档案的不正确或不充分的信息将降低人事档案的有效性，进而影响其使用率。影响档案有效性的原因主要是由于工作人员在数据筛选工作中不认真，不小心，导致一些信息失真。
　　第四，新时期的档案管理也对员工的全面性提出了更高的需求，但在现阶段，许多单位的人员配置较少，甚至严重缺乏人事档案管理人员。此外，当前的人事档案管理许多从业人员缺少档案专业知识的培训，一般员工专业素质低，面对持续扩大的人事档案规模，从事档案管理的职员人数相对较少，导致员工过度劳累，也降低了他们的积极性和责任感，这会给员工的素质培养带来一些难度。
　　三、完善新时期人事档案管理存的策略
　　为了应对人事档案管理的不足，结合新时期人事档案管理的要求，笔者觉得未来的实际工作需要采用下面创新措施。
　　1.改变想法和概念以提高档案管理意识。企业在重视员工管理时，应充分了解人事档案管理的关键作用，使其处于突出位置，认识到其在全面了解和评价职员中的主要作用。加强对制度，人员，资金和现代信息技术的支持，促进人事档案管理的完善。
　　2.完善管理体系，确保所有工作的标准化。创建健全的人事档案管理规章制度，切实规范人事档案管理工作，全面规定人事档案管理的程序，方法，目标和要求，以便管理层遵循规则。创建人事档案管理责任制，确定管理人员的责任，严格按照日常管理中的相关规范程序，确保管理工作有规则可循。创建奖励和惩罚激励机制，调动管理人员的积极性，促进各项工作的有序开展，严格遵守日常管理规定，真诚履行职责，为改善人事管理做出贡献。
　　3.创新的管理技术，注重数字处理的使用。注重利用现代信息技术，营造现代化的运营管理平台，强化人事档案的数字化管理，同事有助于人事档案的管理，提升管理水平。在具体工作中，详细收集和归档人事档案数据，利用操作平台进行操作和处理，提升管理效率，不但可以缩小管理失误，还可以提升管理水平。
　　4.强化员工培训，提升人员管理素质。提升管理人员的素质，建立一支管理人员队伍，为新时期人事档案的管理做好准备，单位还应通过现场培训，教育，学习等手段强化管理团队的培训工作，使他们掌握管理人事档案的具体操作程序和方法，促进更高层次的管理。管理者必须加强对现代信息技术的研究，把握计算机和软件的运作，并能够利用这些技术来管理和改进管理结果。此外，管理者必须提高自身修养，增强理论知识，管理技术知识，培养优良的职业道德，严格遵守管理工作的规章制度，促进管理和人事档案的顺利管理。水平得到改善。
　　结束语：人事档案记录了不同时期的员工的不同数据，它不仅记录了个人的绩效，也是未来人员招聘的基础。它还将决定各方面的名誉，和经济利益。基于21世纪的背景，人事档案管理要紧跟时代步伐，紧跟经济发展特点，不断融合先进科学知识，培养新时期高水平档案管理人员，学习国外先进管理经验促进了人事档案管理的健康和谐发展，从而保证了社会信息的安全稳定。
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