浅谈基层会计档案管理中存在的问题及对策

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　　摘要：本文针对当下基层会计档案管理过程中暴露出来的问题进行分析，在思想观念、业务能力、硬件设施三方面，探究及时有效地解决当前会计档案管理问题的对策，为未来的基层会计档案管理方法做好铺垫，以供参考。
　　关键词：基层 会计档案 档案管理
　　引言：基层会计档案是企业档案中关键的一部分，可以直观反映企业经济收支。所以基层会计档案管理是企业发展过程中一项重要环节，也是为财务部门提供财务总结和年度审查的一项重要指标。下面针对基层会计档案管理中存在的问题，分析并提出合理的对策。
　　一、基层会计档案管理存在的问题
　　（一）思想观念落后
　　会计档案不同于人事档案，后者涉及到企业每个人的利益，所以管理高层对其比较重视。相反，基层会计档案往往会被管理高层所忽视，他们认为只要保存好会计档案的数据报表就完成了档案管理的工作。档案销毁是档案处理的一项重要环节，会计档案负责人认为档案销毁需要领导安排批准，然而档案销毁又会增加工作负担，所以他们不能完成自己本职工作。一方面财务管理人员对会计档案管理的认知不够，另一方面高层领导对档案管理的重视不够，他们的思想观念落后，致使基层会计档案也只能做一些纸面工作。
　　（二）业务人员水平过低
　　基层会计档案一般都保存在会计人员手中，但由于部分会计业务能力过低，导致基层会计档案保存不规范，加大后期审查档案的难度。还有一些企业因为会计人员的工作繁杂，把会计档案交给财务人员负责。财务人员因为缺少专业的业务能力，对基层会计档案管理不够细致，只是简单地对档案进行储存。导致档案装订缺少负责任人签字，档案页码数量模糊，混淆凭证和账单。有些单位设置会计一名档案管理人员，但由于不具备计算机的相关知识，一些资料不能够被信息化处理，体现出绝大多数业务人员素质过低，缺少满足现状的复合型人才。
　　（三）硬件设施较差
　　由于一些企业在基层会计档案管理的资金投入较小，导致档案管理硬件设施较差，一般表现在档案的储存环境、电脑的软件两方面。基层会计档案由于不被高层领导重视而缺少专人管理，致使档案存储环境较差。档案上落满灰尘无人处理，甚至一些档案缺损丢失。没有独立的档案存放房间，安保设备更加缺乏。记录会计档案数据的电脑由于软件得不到及时更新，硬件得不到相应的更换。会计档案不能有效地被记录储存，增加后续工作的负担。
　　二、基层会计档案管理问题的对策
　　（一）改善思想观念
　　企业高层领导决定着公司的走向，所以改善他们的思想观念才能对下级会计人员起到带头的效果。基层会计档案管理人员的工作重心取决于上层领导，所以从根本解决问题就需要转变落后的思想意识。如果高层管理领导认为基层会计档案管理工作可以忽略，属于工作之外的事项，档案管理人员就会丧失对管理会计档案的动力。上层领导应该改变陈旧观念，加强对基层会计档案的重视，重新审视会计档案对企业日后财务分析的意义，把会计档案管理工作放到重要位置。同时把这种观念由上到下传递下去，让基层人员意识到档案管理的重要性。基层会计档案管理的工作比较辛苦，但对后续工商财务管理反腐審查有着重要意义。现今社会对事业单位的财务审查力度越来越大，反腐已经进入到一个新的层次。基层会计档案管理对企业，还是对员工都是一种责任和义务，也是对自身的一种保护。例如：2018年全国都在进行反腐反贪行动，从市长到乡长，从高管到基层，处理了百余起贪腐事件。如果没有基层会计档案的数据提供，反贪自然得不到有力的证据，由此可见基层档案管理的重要性。
　　（二）加强业务指导
　　基层档案管理离不开会计业务的支持，加强业务指导也是当前档案管理问题的一项对策。一方面，高层领导应该定期组织管理人员参加会计档案管理培训，让管理人员从根本掌握档案管理知识，学习相应的业务技能。另一方面，管理领导应该熟悉基层会计档案管理的流程，及时有效地对基层进行培训指导。当今社会只有不断地使自己业务能力完善，才能在这竞争激烈的社会不被淘汰。会计档案管理人员目前也需要多技能并存，储存更多跨学科专业知识。企业可以指派会计档案管理人员重新回到院校去学习相关专业知识，也可参加外地的知识讲座，有能力的企业甚至可以邀请知名会计档案管理专家来对管理人员进行培训指导。例如：央行就施行了一套分级的会计档案管理模式，由各级行的会计、国库、发行等部门对自身业务核算形成的会计档案自行管理，提高管理效率。
　　（三）完善硬件设施
　　对于后续基层会计档案管理的投入力度也要加大，完善硬件设施，保存整理好每份文件。企业应该给基层会计档案提供单独的档案室，由于会计档案不同于人事档案，要做好区分整理工作，也保障会计档案的安全。此项计划的实施也为后续的档案审查节省大量人力物力，避免出现错误。对于长久性或者永久性保存的会计档案，要做好日常保养工作，防止档案出现丢失现象。企业应该指派专人对基层会计档案进行定期清理，做好防盗、防污、防火的工作。在信息化飞速发展的今天，会计档案管理也开始步入信息化行列中。纸质材料上的数据逐渐开始被记录到电脑中，如果不能对电脑软件及时升级，则会减慢基层会计档案的处理。其实，纸质档案逐渐被电子档案取代也是大势所趋，这样做不仅可以节约空间，也增强了“保鲜”功能，而且便于携带，摆脱地域限制。因此，完善硬件设施对基层会计档案管理也有着很大的帮助。基层会计档案管理制度也是需要根据企业发展不断总结完善的，根据新形势提出相应新的管理办法才是当今需要解决的问题。
　　结论：在基层会计档案管理的过程中，难免会遇到很多问题。本文简单地从改善各层人员意识、加强基层指导和提高档案硬件设施三方面来分析并提出管理的对策。后续也需要其它企业不断地总结完善，使基层会计档案管理水平越来越高。
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