OA协助办公系统在电视台档案管理中的应用

来源:用户上传      作者:

　　摘要：双轨运行的OA协同办公系统（以下简称OA系统）与档案系统，分别负责自动化办公和档案管理。实现OA系统与档案管理的无缝对接后，OA系统流转生成的电子公文自动归档到档案系统，很大程度地了提高档案的归档效率，使档案管理工作更加F4学、规范、便捷，降低了人工、资源、时间成本。
　　关键词：oA系统 协同办公 档案管理 无纸化办公
　　河北广播电视台于2016年4月正式揭牌成立，由河北人民广播电台、河北电视台、各发射台站、子公司等机构合并而成。面对机构大、人员多、办公地点分散、业务种类和数量繁多等情况，电视台档案管理遇到前所未有的挑战，如何使档案管理工作更加科学、规范、便捷是机构改革后的重要课题。
　　一、OA协同办公系统
　　随着电视台OA协同办公系统（以下简称OA系统）应用的不断深入，无纸化办公和计算机网络功能有效结合起来，实现在线公文流转、流程审批、信息共享、即时通讯，解决了电视台东西两院、各发射台站、子公司来回跑办审批的问题，各职能部窒随时随地并行处理审批工作，降低了人工成本、交通成本，节能增效，大大提高了电视台办公效率，提升了行政工作信息化水平。
　　二、电视台档案管理现状
　　电视台档案承担着各级领导公文运转、情况报告以及台重大活动、重要事件、原始资料记载、收集和存档等工作，保存的是电视台发展历程的凭证和历史资料。电视台档案已经实现了电子化管理，建立了档案系统。
　　过去OA系统与档案系统是分别独立运行的，各自负责自动化办公和档案管理。OA系统中的公文存档信息必须经过下载、打印、扫描处理后再重新录入到电视台的档案管理系统中。这种工作方式，造成了时间、人力、资源的巨大浪费，效率低下、出错率高、工作量大。
　　三、OA协同办公系统与档案管理的无缝对接
　　为了进一步推进电视台办公自动化进程，提升档案管理效率，电视台对现有档案管理系统进行升级，并与现有OA系统实现对接。档案管理系统与OA系统实现电子数据自动交换，办公系统流转生成的电子公文能够直接转入档案应用系统，形成分类、组建档号、电子档案自动加盖电子档号章，形成电子档案，电子档案可直接输出成为纸质档案。
　　（一）手动归档
　　OA系统中公文管理功能分为发文管理和收文管理。发文管理是指以本单位名义制发公文的过程，通常包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序;收文管理是指对送达到本单位公文的收进和办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
　　电视台文书管理员通过OA系统的发文管理和收文管理模块，将已处理完成的历史公文数据根据实际需要进行手动档案系统归档。
　　（二）自动归档
　　实现将OA系统的公文管理模块内容，在办公系统审批完成后自动将公文数据归档到档案系统。归档的数据内容，包括公文的基本信息和公文的电子文件两部分。公文基本信息：主要包括文件号、文件名、机构、责任者、文件形成时间（年、月、日）、归档年度（文件形成年度）、全宗号、页数（每个文件实际页数）、份数等核心字段。公文电子文件：主要包括电子文件名称、后缀、大小、类型、二进制数据等信息。
　　（三）档案系统管理
　　电视台OA系统运转生成的电子公文通过档案数据接口，推送到档案管理系统的文件管理模块，档案管理员通过档案系统的文件归档功能实现文档一体化管理。
　　OA系统发文流程和收文流程流转结束之后自动触发档案系统归档功能，档案管理员将接收的电子公文逐一确认，按照档案规范标准，根据档案年度、保存期限等规则再进行具体的档案分类归档。
　　档案系统对归档的电子公文设计加密，保证电子档案离开档案管理系统便不能使用。档案系统具有OCR识别功能和自动填充功能，从OA系统归档到档案系统时能在页面上识别提取题名、文号、责任者、主题词等项并自动填入到相应的条目字段中。档案系统支持全文检索，包括针对条目信息的条目检索功能和针对电子档案原文的内容检索功能。
　　四、结语
　　OA系统与档案管理系统完成了对接，档案管理系统与OA系统实现电子数据自動交换，很大程度地提高了档案的归档效率，使档案管理工作更加科学、规范、便捷，降低了人工、资源、时间成本，同时也为全面推行无纸化办公，提升办公效率奠定了坚实的基础。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14983871.htm