医院文书档案“双轨制”管理研究
来源:用户上传
作者:
【摘要】近年来，新兴的电子文书档案管理模式，已经在我国的许多医院得以实现，并且形成了“双轨制”的管理状态，即电子档案和纸质档案并存。但是由于缺乏先例的借鉴与参考，如何促使“双轨制”文书档案管理的规范化是个较大的难题。本文简要阐述了“双轨制”文书档案的管理方法，对现阶段医院文书档案管理“双轨制”的运用所产生的问题进行了探讨，并且提出了一些建议。
【关键词】医院文书档案;双轨制;管理
医院文书档案是对过去和现在工作情况的记录，通过医疗开展和其他相关过程中所形成的文件、图片标识、音频、录像等载体来体现。随着我国物联网技术的发展，现代化信息技术也飞速成长，医院里所保存的文书档案，再也不仅通过纸质记录，而是形成了纸质文书档案和电子文书档案并驾齐驱的局面。医院用这种“双轨制”的管理方式进行文书档案的管理，主要是先让工作人员把医疗方面的内容，录入文书档案管理的系统内，再将电子文书档案内容打印出来，这样就转换成了纸质文书档案，交由档案管理部门来归档保存，同时通过医院管理信息系统，将电子文书档案上传到服务器进行保存。
一、“双轨制”文书档案管理方法
以下是医院运用“双轨制”进行文书档案管理的主要内容：
（一）明确管理职责。医院在文书档案管理工作的开展过程中，关系到的部门众多，所涉及的内容也很多。要明确所涉及的各级管理层人员的职责，如在临床医护、计算机技术、信息管理和档案管理等方面，都要进行合理的职责分配。责任要落实到专门人员的身上，防止互相推诿，对于一些具体的、重要的业务，如档案的制作、运行、存储、备份、登记、归档、安全等，要进行管理员权限的设置。
（二）制定管理流程。医院在开展“双轨制”文书档案管理工作过程中，对于流程要进行合理梳理和明确，档案的签收、归档时间、质检程序、调阅档案、复制档案、进行档案的追踪和对档案的定期备份等管理工作的流程，都要清晰明了。与此同时，制定流程的时候，要对非法查阅档案、未经允许修改、拷贝、删除档案等行为进行监控和防范，避免特殊情况的发生。
（三）设置归档时间。医院在开展“双轨制”文书档案管理过程中，对于纸质档案何时归档，要有一个明确的规定。一般来说，归档时间为病人出院后的24小时之内。特殊情况下，可以根据实际的情况将归档时间后延，但不得超过3天。
（四）制定文书档案归档方式。在医院运用“双轨制”所创建的文书档案管理模式下，医院文书档案管理的程序应该分为两套：一套是纸质文书档案归档，一套是电子文书档案归档。纸质文书档案归档程序相对简单与熟悉，即归档时使用传统的归档方式，按照特定的顺序整理、编目、装订以及建立档案号、索引，最后将档案放置在特定的地点;电子文书档案归档程序，是以医院的实际情况为参考依据，在一般情况下，科室档案管理系统上的电子文书档案，都由各科室医护人员上传到档案室相对应的数据库里，在上传成功后，档案室的工作人员，需要对已上传的文书档案再一次进行审查和核对，确认无误后，这些上传的文书档案，才会被储存在各类载体中。
（五）文书档案保护和保管。运用“双轨制”模式对文书档案进行管理，医院档案管理部门在保管文书档案的时候，应该考虑到纸质文书档案和电子文书档案不同的特点。纸质档案具有容易受潮、容易损坏的特点，所以为了妥善保管，文书档案的放置地方应该是干燥的、安全的;电子文书档案易篡改、易删除是其最大的特点，所以应该重视相关管理制度的制定，在保管文书档案时充分运用新兴技术、权限控制、电子签署加密等。
二、实施“双轨制”管理过程中产生的问题
（一）档案内容不够真实，不够完整。一般电子文书档案都有现成的模板，这本来是十分便捷的。但是有一部分医务人员，过度去节省时间，在对疾病的特点没有进行仔细叙述和反馈的情况下，就将档案复制粘贴，导致档案内容全都一样，科研价值几乎没有，更不能为临床教学提供依据。而且在书写纸质档案过程中，有很多医务人员的签名不及时或者漏签名，有问题时找不到负责人，对于以后医疗工作的开展，是非常不利的。
（二）造成资源浪费，经济负担过大。档案的制作、传输、办理和归档这些环节都是同步进行的。在一般情况下，电子文书档案在书写完后，当天就进行输出打印工作。如果发现档案有问题需要修改，就必须重新打印，这就大大增加了纸质等材料的浪费和损耗。因为居民生活水平的提高，人们对于身体的保养也越来越重视，一旦感觉不舒服就马上看病就医，甚至住院，产生的档案越来越多，对于医院档案室的库房容量是个不小的挑战，同时导致医院的经济负担增加。
（三）人员素养较低，管理具有随意性。虽然“双轨制”管理对于档案是双保险的方式，对于管理工作也十分有利，但是一些档案管理人员容易产生侥幸心理，他们认为电子档案只是辅助纸质档案保管的一种手段，而纸质档案才是关键，所以对于电子档案的保管不用太上心。同理，一些纸质档案管理人员认为电子文书档案才是最大的保障，所以在管理纸质档案时不必太谨慎。在这种错误的观念下进行文书档案管理工作是很危险的，这种随意性和依赖性容易滋生风险。
三、“双轨制”模式下实现档案管理规范化的措施
（一）制定完善的文书档案“双轨制”管理规章制度。医院应当积极制定和完善文书档案“双轨制”管理规章制度，使责任和绩效产生关联，对于每一部分工作的执行人员，都要进行职责明确，争取落实到每一个具体细节中去，这对于防范越权行为的发生，有十分重要的作用。如果发现有人擅自篡改或者删除档案，在第一时间，对于相关负责人进行严肃处理，并且给予一定的惩罚与批评，这样对于提高管理的效率、提升管理的质量有促进作用。
（二）优化文书档案“双轨制”管理流程。在如今医院开展的“双轨制”文书档案管理工作中，虽然已经有了一定的管理流程，但是还不够细致具体，需要进行进一步的优化。对于电子文书档案来说，步驟相对简单，只要在规定时间内，医院结合实际情况将其进行上传便可。但是因为档案的重要性，要对档案进行定期备份，对于储存的载体，也要进行适当的筛选。纸质文书档案要复杂一些，在档案签收环节，相关人员要设定一个固定准确的时间，双方人员均要到场，签字后才能进行档案交接。在归档环节，科室不同、类型不同的档案要进行分类放置，这样在以后的档案查阅、复制工作中，才能提升工作效率，不浪费时间和人力。
（三）提升管理人员工作素质，促进思想觉悟的提高。管理人员的专业素养，在医院的文书档案工作的顺利开展中，处于关键地位，所以要想实现医院文书档案“双轨制”管理的规范化，应该加强相关人员的素养提升工作。医院应当定期开展培训工作，对医务人员和档案管理人员进行专业化的培训，可以邀请专业人士对“双轨制”档案管理模式进行深入讲解，并且在管理技能方面进行辅导。还应该重视档案文书管理的宣传工作，让相关人员明白其必要性，让他们知晓，无论是电子文书档案，还是纸质文书档案，都是档案文书管理工作中最重要的、不可替代的内容。相关人员思想觉悟的提高，是医院档案文书工作顺利开展的保障。
四、结语
综上所述，医院实行“双轨制”档案文书管理模式已经是大势所趋，这一新兴模式对于医院的档案管理工作效率有质的提升。但是实践初期，还存在许多的问题，需要对症下药，一一解决。如何保障医院“双轨制”档案文书管理工作顺利开展，是相关人员一直需要研究的课题。
【参考文献】
[1]黄小册.医院文书档案管理原则、现状及对策分析[J].档案时空，2018（06）.
[2]刘新红.医院档案管理的计算机网络化应用探析[J].中国市场，2018（36）.
[3]黄思敏.新形势下医院文书档案管理探讨[J].兰台世界，2017（14）.
[4]张凤娟.医院文书档案整理中的问题及对策[J].办公室业务，2018（20）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15056213.htm
