医学院校多校区模式下行政办公室工作思考

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　　摘要：高等院校多校区办学格局对于高校发展具有积极推动作用，但在实际运行中相比传统单一校区模式产生一定新问题，尤其是对于行政办公室管理服务工作提出了新挑战。本文通过重点分析医学院校多校区模式对教职工带来的影响，探讨行政办公室工作应如何主动研究新情况、适应新变化，聚焦工作要点及突破口，加强全局观、增强预判性，把握职责范围，创新开展工作，为教学主体提供高标准、高时效、人性化、多样化的管理服务。
　　关键词：医学院校;多校区;行政;管理服务
　　中图分类号：R197.322 文献标识码：A
　　0 引言
　　近年来随着社会快速发展，随着国家对高等教育事业发展提出新的更高的要求、投入更多的支持，高等教育由精英化向大众化转变，部分高校办学体量剧增，多校区办学逐渐增多。多校区办学，新校区一般位于远离校本部的郊区，新校区在办学硬件改善、优化教学资源配置、拓展学校教育发展前景、提高综合办学水平等方面具有明显优势，但多校区运行与单校区运行模式存在很大不同，尤其是对行政办公室工作提出新的挑战，以笔者所在高等医学院校一校多区为例，如何适应新变化，通过完善行政办公室工作，优化管理、服务教师、服务学生、修补多校区管理缺陷，保障教学有序开展，以最大化发挥分校区办学优势，是行政工作人员需要不断思考的新课题。
　　1 医学院校多校运行对教职工的影响
　　高等教育紧緊围绕立德树人这个根本任务，以学生为本、以教师为主体，高校行政办公室想要充分行使工作职能，首先必须要厘清多校区运行模式对教学主体的不利影响，进而针对发现的各类问题，研究探索、寻求行之有效的解决之道。
　　第一，新校区选址多居于远离主城区的新开发区域，校区周边环境单一，配套服务尚待发展成熟，新建成校园普遍缺乏人文沉淀，又远离原校区的深厚文化积淀、人文情怀与学习生活氛围，同时多校区的办学模式下多个校区存在沟通不畅甚至因此造成成本增加的问题，不同校区的地理距离、学生教学的分散等都导致了校区之间的信息沟通不畅，难以同步与共享[1]。这些都容易影响到教职员工的思想与情绪，影响各校区之间工作人员的情感沟通，更影响教职员工对于新校区的归属感。
　　第二，从单一校区转为多校区之间教学，对教职员工生活与工作带来明显困扰，有研究表明：多校区运行的高校教职工的工作满意度显著低于非多校区运行的高校教职工。这可能是因为，对于多校区运行的高校教职工来说，他们除了要在上班途中消耗掉大量时间，又要完成与非多校区运行教职工相同的工作量，没有充分的休息时间，可能就会影响教职工的工作效率，进而影响教职工的工作满意度[2]。另据笔者观察，正当工作之年的教职工，普遍需要承担小孩上学接送或者照顾年长老人等家庭责任，赴新校区工作打乱原有家庭与工作间平衡状态，容易产生焦虑情绪，导致教职工总体压力增加。
　　第三，笔者所在医学高等院校教师基本为“双师型”人才，即所属专任教师拥有教师与执业医师双属资格、同时具有任课教师与临床医生的双重身份。医学院校教师实际工作中为了理论联系实际、为了临床与教学相互促进，其工作形式基本为“多肩挑”，既要参与高校的教学科研活动，完成规定的教学工作量，参加学校的管理考核，同时又要承担大量的门诊及临床医疗任务，有些人员还要参与医院的管理工作，因而当多校区模式大大增加交通等时间成本时，有临床任务的教师将面临更大的精力投入，要承担更多的医疗安全责任、教学差错等心理压力，很难兼顾完成传统模式下管理要求。
　　第四，高校对于行政办公室人员一般都有严格的坐班要求，分校区的行政工作人员工作日每天都必须往返新校区，与专任教师无授课任务时可相对自由支配时间相比，行政办公室人员更难照顾到自己的家庭，长此以往，投入工作的精力成本更大，但与医学院校专任教师可晋升教学及医疗职称相比，高校对行政管理人员的职称晋升工作缺少行之有效的解决办法，在考核中也缺少立竿见影的激励机制，让新校区办公的行政管理人员对高校作为组织提供给其的“组织支持感”产生怀疑，容易产生倦怠，从而更加影响对工作的投入与积极性。[3]
　　2 医学院校多校区模式下行政办公室工作应对
　　2.1 内化于心，坚定爱岗敬业意识
　　行政办公室作为高校的职能部门，肩负着决策助理、教学枢纽、沟通桥梁等责任，行政工作人员应充分认识本职工作的重要性，认识到优质管理对于高校快速稳定发展的重要性，面对多校区运行带来的更多挑战与机遇，应坚定为学校教育教学服务、为广大师生员工服务的宗旨，干一行、爱一行、钻一行，真正意识到集体兴盛对于个人发展的共赢效益，应克服困难，进一步夯实工作作风，履职尽责、爱岗敬业、内强素质、外塑形象，坚定不移服务学校发展建设大局;同时应积极争取学校政策支持，优化岗位设置、专职专岗，引入适合行政岗位特色的考核激励制度，贡献度与薪酬紧密关联，打通行政人员晋升渠道，使行政人员付出有回报、发展有前景，安心岗位，切实激发工作的主动性、积极性和创造性。
　　2.2 外化于形，创新工作思路
　　提高工作前瞻性，试行灵活集约的办公形式。高校教育教学工作遵循一定科学规律，部分行政事务按学年或学期往复发生，且有明确执行规范，行政办公室应从老师和学生的便捷角度出发，加强工作前瞻性，科学谋划，依循惯例对下一阶段事务做出预判，对较为繁重的阶段性工作、对于事关教职工切身利益的事务，对其他特事、急事等，可通过提前安排布置、专项事务办公、约定时间办公、行政人员于各校区间以点对面流动办公等形式，集中高效解决繁复事务及特事急事，减少学生与教师在各校区之间往复奔波的次数，提高工作成效。
　　进一步加强规范化建设。建立和完善各项工作流程，坚持重大事项立项、研究、决策按议事程序，实现管理规范化、决策科学化;依据“废、改、立”原则，完善修订原有各项内部管理制度，适应多校区管理要求;养成处事按制度、干事讲规范、办事照程序的良好工作习惯，使师生员工明晰什么事儿该怎么办，真正做到周全细致，不出纰漏，以工作规范化促进服务优质化。[4] 　　加强智慧校园技术装备升级，行政办公室应加强人员培训，提高工作技能，增强时间观念、效率观念，积极利用信息化办公手段，优化简化各项审批中间环节，构建一体化校务系统，切实提升办公室整体工作效能，要充分利用多媒体手段，达到各校区之间信息的共享及同步性，减少资源浪费，保障多校区一体化發展。
　　2.3 加强软实力，营造人性化管理氛围
　　高校是育人育德的特殊场所，不适宜过于严格化、军事化，多校区运行更应秉持尊重师生、尊重知识的精神进行管理，行政办公室应积极营造人性化的氛围来弥补分校区传统人文氛围缺失、师生员工归属感不强等不利影响。应发挥高校文化的育人力量，构建系统的、特色鲜明的环境文化表达体系、形象识别表达体系等，如可在办公场所宣传布置方面凸显医学院校特色与传统文化底蕴、积极开展教职工喜闻乐见的文体活动、日常事务承袭老校区的优秀传承，打造具有较高心理认同的文化品牌等;管理中还应做到各项工作公开透明，对教职员工较关注的热点问题即时释疑解惑，引导舆论导向、传播正能量，帮助教职员工树立新校区的主人翁意识，努力创造良好的办学环境，使多校区高校成为一个培养高端知识人才的精神场所。[5]管理中还应加强与教职工的交流谈心，保证良好的心理沟通，行政人员应从内心感受、了解教职工的教育教学活动，在行政规章制度之外，辅之以更深层次的情感层面管理，从而让教职工感觉自己的付出是被尊重的、自己的辛劳是被理解的，逐渐加强教职工对管理服务工作的认可度，对新校区的好感度，逐步打造和谐共进的校园文化环境。
　　2.4 理顺关系，考勤管理多样化
　　教职工考勤管理是行政办公室一项基础性工作，高校教职工人数多、分类多，岗位特征不一，医学院校多校区模式下考勤管理尤其成为一个工作难点。笔者认为，为了保障多校区正常运转，首先要认同考勤的必要性，要制定相应规章制度，明确教职工必须共同遵守的考勤底线，防止“破窗效应”，因为任何一个考勤的问题若不及时处理，都将蔓延扩散，导致整体教学秩序涣散，而没有教学任务的教师，长时间不参与考勤，可能出现有急事联系不上，或在外发生意外单位不知情等情况，都将给学校或个人带来难以意料的损失或伤害。[6]笔者根据工作实际，认为可通过管理目标设定多样化提高考勤工作可操作性：对于行政办公室人员原则上严格落实坐班制，考虑到分校区对职工个人生活的实际影响，行政人员每月可酌情调休1～2次，因个人原因调休缺岗累积达2天后，可安排其承担一定的分校区值班等工作任务;对专任教师，设定考勤底线，并辅助教育教学任务量指标，如每月参与几次教研室活动，每学期承担多少学科工作，每学年参与多少科研学术活动、取得何级何类教学科研成果等;对承担医疗任务的教职工，加强与教学医院沟通，理顺关系，根据其实际岗位侧重，协调确定其主要管理归属，如本学年侧重教学工作，则按专任教师考勤管理，如本学年侧重临床医疗，则由所在医院考勤管理，所属高校只考核其承担的教学科研工作量并发放相应报酬，避免多头考勤管理使这部分教师疲于应付，触发对立情绪。要真正使考勤管理落到实处，起到实效，强化教职员工纪律意识，加强医学高等院校“四风”建设。
　　面对医学院校多校区运行模式带来的诸多影响，行政办公室工作不能消极应对，必须主动研究新情况、适应新变化，聚焦工作中的要点及突破口，加强全局观、增强预判性，把握职责范围，创新开展工作，为教育教学及师生员工提供高标准、高时效、人性化的管理服务。
　　参考文献：
　　[1]余建晖.多校区教学管理面临的问题与解决策略分析[J].文化创新比较研究，2018（12）：197-198.
　　[2]周涛.多校区运行对高校教职工的影响研究[J].电子科技大学学报，2018（20）：105-107.
　　[3]钱玉琼.关于信息化时代背景下多校区办学高校加强行政管理工作的思考[J].中国市场，2017（24）：149-151.
　　[4]刘璐璐.高校行政办公室提升工作质效的途径[J].环球市场信息导报，2017（42）：143-144.
　　[5]容蓉.多校区高校分校区管理效能的提升策略研究[J].课程教育研究，2018（15）：247-248.
　　[6]苏经强.从“破窗效应”看高校教职工考勤管理问题[J].人力资源管理，2015（12）：152-153.
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