城轨项目全过程管控信息平台架构
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摘要：城市轨道交通项目具有投资大、项目周期长等特点，本文总结日常工作经验，从项目前期市场信息收集分类、重点市场项目跟踪签单、内部项目管理和综合类过程文件管控等方面，强化城市轨道交通项目全过程管控;将城市轨道交通项目信息通过互联网手段搭建全过程信息平台架构，实现信息共享，以提升日常工作效率，提高团队成员的项目参与度。
关键词：城市轨道交通项目;市场信息;项目管理;管理台账
中图分类号：U239.5 文献标识码：A
1 背景
城市轨道交通项目具有涉及范围广，市场信息繁杂，项目管控流程多，日常管理台账记录琐碎等特性;在實际项目执行过程中，城轨项目从市场信息获得到项目结题，一般经历几年甚至十几年，投资规模达几十亿元，涉及数个相关方，整个项目实施过程特别复杂;在总结日常工作经验基础上，基于以下几个方面，提出城市轨道交通项目全过程管控信息平台架构。
第一，针对市场营销人员出差频繁，以重点跟踪项目为基础划分区域办公，设立驻外办公点。各区域员工与公司总部之间信息沟通的碎片化和不及时性现象突出;为解决此类问题，着手从市场信息汇总和重点城市轨道交通项目跟踪信息两方面搭建信息平台[1]，以实现市场信息及时沟通与共享;通过对国内已执行项目的信息汇总，为重点项目执行提供有益借鉴，通过对目标市场信息的收集汇总，拓展潜在市场项目的储备。
第二，在内部项目实际执行过程中，以某一重点项目为案例，借鉴项目管理知识体系架构搭建项目管理体系文件框架，并做好项目执行过程中的信息跟踪、协调、检查、记录等工作，总结执行项目经验，形成规范化、标准化的项目全过程管控流程。城轨项目多为新项目，且具有一定的特殊性，在项目执行过程中尤其需要注重原始数据的积累。
第三，强化内项目全过程的档案管理，针对日常工作收集归档的文件，形成可在线编辑的管理台账，便于异地办公员工的在线编辑，形成统一的台账管理体系，也便于日常档案的梳理汇总工作。同时，结合年度体系审核需求，将市场具体信息收集、项目管理文档和日常管控文件进行分类整理、存档，为年度体系审核提供支撑，便于体系的材料审核。
2 市场信息管控平台
根据城市轨道交通项目市场开拓经验，将市场信息管控平台分为（外部）市场信息和（内部）执行项目信息跟踪两个方面;在市场信息收集过程中，将项目信息按照已运营项目、在建项目和规划项目进行划分，对整个市场信息进行整理和汇总[2];在项目执行跟踪过程中，根据项目执行阶段进行划分，对执行项目信息进行梳理和总结。
2.1 市场信息平台架构
针对国内已执行的城市轨道交通项目，按照项目的状态分为已运营项目、在建项目和规划项目，汇总整理已运营项目和在建项目[3]，将项目按照项目概况、线路信息、项目历程、运营维保单位、车辆信息、相关文件、延伸资料等模块以单个项目为单位按照区域划分进行梳理;梳理汇总国内已执行项目的信息，一方面，学习借鉴已执行项目的项目模式、运作流程、项目执行等成功经验;另一方面，吸取已执行项目搁置、延期、需求变更等教训，规避内部执行项目出现类似的问题。
市场信息管控平台重点关注规划项目信息，根据项目重要程度为项目分配等级，将项目名称、业主单位、项目联系人、项目所在地、项目规模、项目最新进展等信息进行归类汇总[4]，并由区域项目负责人负责项目信息持续跟踪，做好项目信息更新记录，确保项目信息的及时性和有效性。通过对规划项目信息的及时跟踪，及时了解项目前期进展，根据产品的特点和潜在业主的需求，有针对性地细分潜在市场项目，有针对性地进行业主拜访，为后续市场开拓做好项目储备。
鉴于项目体量庞大，按照项目名称建立项目索引系统，便于具体项目信息的查找以及后续项目信息的更新，同时提供检索功能，可以根据关键词查找相应的项目信息;为了方便不同员工共同编辑项目信息，为不同项目制定包含基础信息模块的项目信息统计模板;使用相对统一标准模板，方便项目信息的录入，同时能够实现项目信息共享;即使在个别岗位员工发生变动时，后续接手员工能够在最短的时间内熟悉业务流程。
2.2 执行项目信息平台架构
在内部具体城市轨道交通项目执行过程中，一般是从项目前期规划阶段就需要介入，全程跟踪项目的规划、立项、可行性研究、初步设计、施工图设计等环节，城市轨道交通项目的前期工作流程涉及相关方多、跨越周期长、相关项目执行信息繁杂，需要构建相对独立的执行项目跟踪信息平台来统一管理。
内部执行市场项目，按照营销区域划分，并按照项目所在区域以组为单位跟踪项目执行;以城市轨道交通项目前期工作流程为框架，利用具体项目的项目建议书、可行性研究报告、相关支撑性文件、初步设计、施工图设计等过程文件为架构，同时按照时间顺序对项目的过程执行信息进行收集和整理;另一方面，将项目执行过程中与相关方签订的意向书、框架协议、合作协议等内容进行梳理，理清项目相关方的关系。通过构建相对独立的执行项目跟踪信息平台，跟踪具体项目执行过程中信息，并做好项目沟通、过程文件等信息的记录。通过执行项目信息平台的搭建，为内部开展项目管理提供支撑，当合同签订移交内部项目管控时，执行项目信息平台能够为具体项目管理人员提供系统全面的项目基本信息、相关方信息、项目需求信息等内容，方便内部项目管控的开展。
2.3 项目市场信息的共享
将汇总梳理的城市轨道交通市场信息和执行项目信息以“文件集”的形式进行共享;“文件集”存储于云端[5]，以网页链接的形式推送，接收入（或查阅人）不受设备、存储空间的限制，可对项目信息提出更新或修改建议，经过专员审核后定期更新优化项目信息。
鉴于市场信息的敏感性，重点考虑城市轨道交通项目信息的安全性，为每名员工设置登陆权限，未经注册员工无法登陆信息平台。按照发布信息、可访问、可查阅、可编辑等板块分别设置查看和编辑权限，原则上每位员工仅对各自工作范围内信息拥有相应的权限，对于涉及核心市场信息的模块，仅为少数核心成员可以查看。 3 项目管理信息平台
基于“项目管理知识体系指南（PMBOK指南）”搭建城市轨道交通项目的项目管理信息平台，覆盖城轨项目管理的全过程，包括启动、规划、执行、监控和收尾过程;采用甘特图、项目日历、预算表、风险登记册等多种工具，重点关注项目进度、成本、质量、风险等领域，确保项目按时完成、高质量完成，且控制在预算成本内完成[6]。
利用项目管理平台直观展示项目管理进度，使用脑图、甘特圖、项目日历等工具进行项目任务的拆解与跟踪、项目成本预算与成本的实际控制、项目执行跟踪及风险管控等内容，增加项目管理的可视化;结合实际工作经验，在关键里程碑节点评审中，增加风险管控的比重，识别潜在的风险，并制定相应的风险预案;采用任务式协作增加团队成员间协作，提高项目执行力。
为适应项目团队人员异地（出差）办公的需求，项目团队管理平台能够多终端访问，兼容支持Windows、Mac、iOS、Android、微信小程序等，可以实现随时随地记录，实时跟进每一项工作进展;方便将项目计划、管理工作相关内容分享给同事和外部合作伙伴，增加相关方间的信息沟通，提升工作效率。
项目管理信息平台遵循项目管理的基本原则“没有记录就没有发生过”，项目管理信息平台搭建的一个基本作用是对项目执行信息的记录和整理，一方面对项目执行信息进行相应的记录，便于项目后续总结、汇报、审查等梳理工作;另一方面通过项目执行信息的梳理，可以查找日常管理工作的不足，总结经验教训，为后续项目的开展提供有益借鉴。以项目管理中的项目成本管理为例，鉴于城轨项目的特殊性，可供借鉴的历史数据稀缺，城轨项目的项目预算一直是项目管控薄弱环节，影响项目执行过程中的成本控制，通过项目执行过程中“写实价格”的记录，记录项目执行过程中采购成本、委外成本、人工成本等项目成本的原始数据，为项目成本分析提供数据支撑，同时为后续项目执行提供数据借鉴。
4 综合类文件管理台账搭建
结合市场信息平台和项目信息平台的搭建，为加强文件管理，推进“无纸化”办公，解决出差人员、多地办公人员文件管理不便的弊端;同时，为了强化管理文件的梳理、汇总，便于后续总结、分析工作的开展，同时考虑到内部推广WPS Office;因此，采用“微信里金山文档小程序的团队协作”功能，实现移动端的文件台账管理[7]。对城轨项目执行过程中的管理台账进行系统记录。
结合年度体系（如《铁路质量管理体系》ISO/TS 22163）审核需求，将城项目执行过程中的招投标管理、合同管理、客户管理，以及项目的沟通记录、风险登记册、绩效考评等项目执行文件汇总形成管理台账，以备查验。
5 结束语
总结日常管理工作经验，搭建具有索引结构的城市轨道交通项目市场信息系统管控平台，标准化、规范化信息汇总流程，实现团队成员间信息实时共享，提升员工参与积极性;通过多终端项目管理平台的使用，实现项目管理可视化、实时化，使团队成员及时跟进项目执行情况，明确各自的工作职责，使项目团队成员真正参与到项目中去;利用微信里金山文档小程序的团队协作功能，实现综合类文件管理台账的搭建，强化项目全过程执行过程中的文件管控。通过项目全过程信息平台架构的搭建和推进实施，构建员工使用频率高、应用便捷的办公助手。
参考文献：
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[4]庞玉成，张勇.城市轨道交通交通工程项目的信息集成管理[J].都市快轨交通，2007（5）：77-80.
[5]贾晓菲.轨道交通云平台建设及应用分析[J].建材与装饰，2018（45）：291-292.
[6]龚伟.城市轨道交通车辆量产项目管理流程研究[D].长沙：中南大学，2013.
[7]王一峰.轨道交通工程档案管理现状、方法及对策工具研究[J].档案管理，2018（2）：92-93.
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