基于全业务数据中心的信息项目资金管控工具研究

来源:用户上传      作者:刘军 王筠 李周

　　摘   要：文章主要讨论了基于全业务数据中心的信息项目资金管控工具的情况，实现了信息化项目的全过程管理，从而进一步强化了项目建设全过程的资金管控力度，提高项目管理的水平。
　　关键词：企业资源计划;SAP;全业务数据中心
　　随着信息化建设的不断发展，公司信息系统功能日趋完善，从不同的角度为信息化建设提供系统支撑，对于信息化项目，如需要查询项目相关信息，需在多个系统中进行操作，再根据查询结果进行数据处理，增加了信息项目管控的复杂性及难度。为进一步强化信息化项目资金管控的力度，确保信息项目全生命周期内实现信息共享，提升项目建设的规范性、项目管理水平，督促各承建厂商高质、高效完成建设实施工作，实现项目建设“上下协同、权责清晰、齐抓共管”的目标。
　　1    信息项目管控现状
　　当前没有工具可以实现对信息项目的资金进行管控，且信息项目全生命周期内的数据分析统计耗时耗力，信息项目基本资金情况无法做到准确监控，故需要开展信息项目资金管控工具的研究，针对信息项目总体执行层面开展业务检测，有效掌握发展、投入、执行过程中的进度及资金入账查询，对业务数据如项目基本信息、预算、入账等内容进行实时监控，为信息项目的资金管控做了有效的数据支撑。
　　某公司信息项目的采购涉及多个信息系统，如企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统、电子商务平台等系统，没有完全实现信息共享。服务采购和物资采购的方式不同，现有报表无法同时展示服务和物资采购信息。采购、合同的某些线外信息在信息系统中未维护，导致缺乏信息项目采购、合同环节的信息统计与分析，不能直观掌握物资的到货情况、服务确认情况及原因分析。为了更好地跟踪信息化项目的建设全过程，需要通过报表对信息化项目进行数据采集分析统计，方便对信息化项目的基本信息和资金情况进行跟踪，为用户提供辅助决策功能。
　　某公司支付业务必须在非ERP财务系统操作，但所有的合同和发票业务必须在ERP系统操作，导致项目上的应付金额和已付金额脱节，无法实时监控和查询项目的资金支付情况，无法给信息项目管理者提供有效的业务数据支持，对于整个项目的管理带来隐患。需要将非ERP财务系统的支付信息与ERP系统的发票信息结合，从而实现信息项目资金管控，为整个信息项目的风险管控提供有力的保障，为信息项目管理者的决策提供了有效地业务数据支撑。
　　信息项目管理者无法通过便捷的方式及时了解项目基本信息、合同信息、采购信息、支付信息等。如总公司无法掌握各分公司信息项目物资采购情况、合同签订情况，各业务部门在信息系统中权限受控，只能查看对应模块的物资供应情况。由于缺乏信息项目采购、合同环节的信息统计与分析，不能直观掌握物资的到货情况、服务确认情况及原因分析。为了更好地跟踪信息化项目的建设全过程，报表管理可以有效地进行信息项目数据采集分析和统计，方便对信息化项目的基本信息和资金情况进行跟踪，从多维度展現物资采购、签订合同情况，做到信息项目在横向与纵向的有效管控。
　　目前，信息化项目没有一个工具可直观地查看项目的资金投入、执行过程中的进度、资金入账、付款进度情况等，项目的整个实施过程可视性差，无法实现对信息项目资金使用情况在横向层面与纵向层面的有效管控的目的。通过基于“全业务数据中心”的信息化项目资金管控辅助工具研究应用，可以协助信息项目的主管部门对项目建设进行科学规划，信息项目的主管部门通过该工具可以实时、直观地查看分析结果，根据分析结果做到对项目的实时监控，可以及时调整项目实施方案、资金投入等，从而进一步强化项目建设全过程的资金管控力度，提高了项目管理的水平。
　　2    信息项目资金管控工具
　　2.1  功能设计
　　全面、及时地掌握信息化项目建设过程中项目基本信息、合同信息、订单信息、资金支付信息等，实现及时、有效地控制信息化项目建设过程的目的，获取项目全过程中所需要的业务数据。
　　项目基本信息查询功能，实现多个信息系统之间的信息共享，对项目是否建项、项目编码、项目名称、资金类型、项目承担部门、项目负责人、项目性质、下达文件等信息进行实时查询。
　　项目预算信息查询功能，对项目预算资金下达情况、年度预算发布情况、预算执行情况等信息进行查询，实现一键查询多个信息系统，为信息项目的有效监督管理做好数据支撑工作。
　　资金支付功能，能够及时、有效地掌握信息项目的发票和资金支付情况，在实际工作中有效地避免了采购订单重复校验、供应商重复付款、超额支付的情况。从而极大提高了信息项目建设过程中资金管控的水平，降低了系统内误操作隐患。通过掌握信息化项目建设过程中的采购订单发票号、发票金额、累计支付金额、未支付金额、资金支付比率等支付数据，把控项目的资金流动情况，从而为整个信息项目的风险管控提供了有力的依据，为信息项目管理者的决策提供了有效地业务数据支撑。
　　报表查询功能，信息项目的管理者可以一键式掌握信息项目全过程的业务数据。该报表可以按照项目管理者不同需求，多维度展现项目上签订合同金额、采购订单金额、项目入账金额、支付金额等信息，从而增加了信息项目整个建设过程的透明度，提高了整个项目建设过程的可控度。
　　信息化项目的整体采购信息展示功能，让用户及时掌握项目的采购数量、金额。做到物资采购与项目进度的有效衔接，减少跨部门的沟通，有效支撑跨部门协作。项目进度管控与物资（服务）采购相辅相成，通过项目服务实现各采购环节的业务数据预警、考核指标预警，辅助正常业务的开展，有效避免管控风险，实现业务流程的不断优化。
　　对信息项目建设过程中涉及的合同、订单、资金支付等信息进行展示，可以更清晰、更直观地掌握信息项目建设过程中业务数据的变化，把控项目的整体进度和资金投入情况。 　　2.2  五大场景展示
　　基于全业务统一数据中心数据分析域获取ERP系统、非ERP财务系统，全面、及时地掌握信息项目建设过程中基本信息、合同信息、订单信息、资金支付信息等，实现信息项目全过程所需业务数据的管理，设计五大场景。分别如下。
　　2.2.1  信息项目基础信息全景展示场景
　　通过该场景展示项目基础信息，实现多个信息系统之间的信息共享，对项目是否建项、项目编码、项目名称、资金类型、项目承担部门、项目负责人、项目性质、下达文件等信息进行实时查询。
　　2.2.2  信息项目采购全过程展示场景
　　本场景将结合ERP系统、非ERP财务系统的支付数据对项目的采购、合同、支付信息进行综合分析，并进行多维度的展示。根据各项目单位的统计情况，细化项目信息，展示内容包含项目名称、项目编码、项目预算、采购订单、发票金额、累计支付等信息，其中，累计支付信息以采购订单为关联条件，来源于管控系统，展示了在整个项目建设过程中针对采购订单的所有预付款和进度款的支付金额、支付时间等数据，可以对付款审批单进行打印。场景支持部分字段手工更改、所有信息的导出功能。
　　2.2.3  信息项目年度预算执行场景
　　目前，信息项目的主管部门无法直观地了解和掌握各信息化项目的预算执行情况，通过信息项目年度预算执行场景弥补了该部分的短板。信息项目年度预算执行场景包含年度预算、预算下达、需求提报、招标采购、合同签订、履约阶段、领用阶段、支出入账阶段、发票校验阶段以及各阶段的完成率，其中，年度预算是以项目编码加会计年度为关联条件，来源于项目储备库管理系统，招标采购包含了上传ECP系统的采购数据、协议库存采购数据、电商业务采购数据，且可通过单位及项目两个维度进行信息查询。
　　2.2.4  信息项目供应商管理场景
　　供应商贯穿项目的采购、招标、合同、发票、付款的各阶段，采购方需要随时掌握供应商的信息，为各阶段业务的顺利开展提供基础的保障。通过供应商管理场景查询供应商的名称、编码、开户行、银行账号、联系人、联系方式、公司地址信息。同时可以对供应商的联系人、联系方式、公司地址进行变更，且可对变更前后信息进行查看。
　　2.2.5  信息项目全过程多维分析场景
　　当前没有通过图形的方式来直观地反映信息项目建设全过程中数据变化趋势的工具，无法清晰、直接地掌握信息项目建设过程中业务数据的变化。通过项目全过程多维分析场景，可以按照要求展示柱状图和饼状图的图形来满足项目主管部门对于项目全过程不同数据不同维度的分析要求，比如可多维度展现项目数量、资金类型、资金比例、合同数量等信息，从而增加了项目整個建设过程的透明度，提高了整个项目建设过程的可控度。
　　3    结语
　　信息项目资金管控工具总结了多年的信息项目建设过程的经验，对信息项目建设的全过程进行可控的展示，通过五大场景，信息项目主管部门可以实时、直观地查看分析结果，根据分析结果做到项目的实时监控，可以及时调整项目实施方案、资金投入等，从而进一步强化项目建设全过程的资金管控力度，提高了项目管理的水平和信息项目在建设过程中的管控效率。
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　　Study on financial control tool of information project based on the whole business data center
　　Liu Jun， Wang Yun， Li Zhou
　　（Information&Telecommunication Branch of State Grid Anhui Electric Power Co.， Ltd.， Hefei 230061， China）
　　Abstract：The article mainly discusses the fund control situation of information project based on the whole business data center. The tool realizes the whole process management of informatization project and improves the level of project management.
　　Key words：enterprise resource planning; SAP; whole business data center
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