信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理

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　　【摘要】随着社会的发展，事业单位的文书档案管理方式需要根据时代特点进行改善，结合当前的信息化技术，使文书档案管理水平提高，加强文书档案管理质量，对事业单位发展有着重要的意义。
　　【关键词】事业单位;文书档案管理;信息化
　　档案作为事业单位工作中重要的内容，包含了经营的详细信息，文书档案是事業单位的日常活动中由通用文书转化的档案，其中包括指示、决定以及报告等内容，比较复杂。因此在文书档案管理中存在一些难度，需要花费大量的人力，结合信息及时进行文书档案管理，可以使档案管理的效率提高，对事业单位的发展有着积极的意义。
　　一、信息化背景中文书档案管理存在的问题
　　（一）缺少完善的管理制度。事业单位在文书档案管理工作中管理的效果有待加强，由于一些事业单位在管理中采用传统的方式，使用纸质档案，需要经过手抄进行信息的保存。这种方式在管理中存在较多的缺陷，档案在时间的积累中会出现字迹不清晰或者查找不便等问题，影响了文书档案管理的质量。利用传统方式进行文书档案管理是当前一种常见现象，还有一些事业单位在管理工作中没有制定完善的管理制度，导致管理中存在漏洞和问题。由于文书档案管理的方式不科学、制度不完善，档案在管理中有着安全隐患，虽然一部分事业单位采用信息技术进行档案管理，但是由于缺少对档案安全的重视，导致档案中的重要信息可能出现泄漏，造成严重的后果。
　　（二）管理人员的素质不高。随着社会的发展，文书档案在管理方式中发生了一些变化，但是在实际的情况中，单位采用的档案管理人员都是老员工，在管理方式中使用的依然是传统的方式，这些员工对信息技术管理方式不了解，也难以进行应用。这是由于档案管理人员在信息管理中缺少基本的知识，对实践操作不熟悉，不能有效使用信息技术进行管理。事业单位中的文书档案管理工作缺乏具有高素质的人员，人员的信息技术水平还有待提高，知识和能力的不足使人员在档案管理中不能采用信息技术进行高效的管理，这使档案管理工作的效率得不到提高，同时影响了事业单位文书档案管理的信息化建设。
　　二、信息化背景中事业单位文书档案管理措施
　　（一）改善文书档案管理观念。事业单位文书档案信息化建设需要结合创新的观念，根据时代发展特点将管理观念改善。在实际的文书档案管理工作中，将信息化管理观念深入到其中，使事业单位文书档案管理的开展得到正确的指导，将文书档案管理的水平提升，符合时代的要求。文书档案管理工作的进行需要利用信息技术，通过信息技术可以使文书档案管理的流程简化，提高工作效率。领导需要对档案管理的信息化重视，将自身的观念进行创新，使档案管理方式得到改善，将信息化建设水平提升，并且对档案管理信息化建设投入资金，使信息化管理的速度加快，改变文书档案管理的传统方式。通过将信息化技术应用在文书档案管理工作中的每个环节，使文书档案的管理效果加强，减少人力的投入，使工作更加准确，这样可以使繁琐的文书档案工作步骤简化，节省了时间，使事业单位在文书档案的管理中得到有效的成果，促进单位的发展。
　　（二）提高管理人员工作素质能力。事业单位的文书档案数量较多，在管理中需要消耗大量的时间，这使文书档案管理工作的效率无法达到要求，同时降低了准确性。为了使文书档案管理的质量提高，档案管理人员需要具有专业的素质及能力，能够应用信息技术进行管理。事业单位中的档案工作人员需要加强自身的专业基础，学习信息技术的应用技能，在档案管理中发挥出更好的能力，使档案管理工作的效率提高，保证管理的准确性，使工作的质量加强。管理团队需要在管理中协调，通过各方配合来进行全面的管理，同时管理人员需要具有专业的管理能力和信息技术操作技能，在工作中提高自己的水平，使事业单位的信息化档案管理工作开展得到全面的改善。
　　（三）建立科学的信息化管理平台。为了使事业单位的文书档案管理信息化水平提高，需要在管理中建立科学的信息化平台，使档案管理更加高效。信息化平台需要具有文书档案的加工和保存、查询等功能，通过平台的完善可以使文书档案管理和利用更加便捷，针对文书档案管理的要求开发出合理的管理系统，使文书档案的管理效率提高，还可以使文书档案管理部门的工作得到简化，提高准确性。文书档案管理使用的网络需要和外网之间设置隔离层，使档案信息得到有效的保护，目前一些事业单位中利用防火墙进行防护，这种方式也能够起到有效的作用，使信息的安全性提高，避免一些违法的信息或者数据进入，防火墙同时将信息内容进行记录，使档案信息管理系统的使用更加安全。
　　三、结语
　　信息化技术的发展使社会发生了变化，在事业单位的工作中也起到了重要的作用。事业单位文书档案管理是一项重要的内容，为了使文书档案管理工作效率提高，加强管理的准确性，应合理采用信息技术，使文书档案管理工作得到简化，同时提升档案的处理效率，使文书档案管理工作得到改善。在管理中需要加强人员的技术能力，使人员了解信息技术的操作，并且完善管理的制度，提升信息化管理的安全性，这样可以促进事业单位的文书档案管理工作顺利进行。
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