加强机关事业单位文书档案管理探究

作者:未知

  【摘要】机关事业单位的文书档案工作是管理工作的重要组成部分,是单位开发信息、利用信息的基础,对提高工作效率、反映单位发展历程意义重大。本文将从加强机关事业单位文书档案管理的作用入手,探究相应的工作措施,促进机关文书档案管理质量的提升。
  【关键词】机关事业单位;文书档案;档案管理;工作措施
  文书档案是机关事业单位重要的无形资产,是形成于党建工作和行政管理等活动过程的文件材料,记载机关事业单位不同部门的历史与人员的重要信息。但机关事业单位在文书档案管理实际中面临归档整理不到位、档案资源利用率偏低、弱化密级档案管理以及档案人员素質不高等问题,导致档案管理工作情况不尽如人意,没能发挥文书档案应有的价值,急需改进和强化。
  一、加强机关事业单位文书档案管理的作用
  档案是保存备查的文字、图表、声像等的历史记录,其载体形式多元化,文书则是其中最重要、最普遍的一种。当下机关事业单位文书档案管理的任务主要包括:对本机关业务部门或者是文书部门的文件材料归档工作给予指导、监督;负责管理机关文书档案,服务于机关的各项工作,同时为党和国家积累更多史料。由此可见,机关事业单位文书档案管理具备政治性、科学管理性和基础服务性的特征,只有加强机关文书档案管理,才能促使机关充分发挥部门职能作用,顺利开展各项工作,同时密切关注群众权益,提高机关事业单位履职水平。
  二、加强机关事业单位文书档案管理的措施
  (一)做好文书档案归档工作。文书档案的整理归档是一项繁琐的、长期性的工作,要求档案人员注意分析机关每一个部门的职能职责、业务流程以及历年归档情况,和部门负责人、资料员反复交流,制订归档单,并在年初将清单送到各个部门,由资料员确认上一年度需要归档的公务文书和清单是否保持一致,修改有出入的项目之后签字确认年度归档范围清单,再由部门领导签字确认,之后交给档案室存档,以备今后查考。这样做不仅能实施文书档案归档范围确认制,明确机关各部门要归档的文书内容,还能通过文字契约强化对各部门归档人员的约束。
  (二)优化文书档案利用服务。在当今的数字时代,机关事业单位应积极加快建设数字档案室,做到掌上查档,以便优化文书档案利用服务,提高档案资源利用率。建设数字档案室包括建设软硬件基础设施、建设网络与网站、建设档案资源数据库等,其中最重要的一环就是建设档案资源数据库,即目录数据库、全文数据库和电子文件收集归档。在建设目录数据库时,机关档案室要主动推行开发标准统一的、有较高通用性、实用性与可靠性的档案管理软件,统一文书档案录入标准,完善著录,方便检索。
  (三)加强密级文书档案管理。档案管理信息化建设在新时代的不断推进使得机关事业单位的部分密级文书档案逐步降密、解密、开放,加上公众对文书档案的关注度越来越高,信息公开意识也越来越强,机关档案室必须加强密级文书档案管理,才能适应新时代的新要求。第一,档案室要明确机关文书档案密级标识,及时有效开展鉴定和解密工作。档案室应规范划分文书档案的密级,准确界定文书档案所属密级的公开、限制、秘密、机密、绝密,执行保密规定;成立专门的小组负责鉴定密级文书档案,遵守谁定密、谁解密的基本原则,对到期的密级文书档案及时进行鉴定、解密、变更密级、开放、清理等,及时开放利用密级文书档案,发挥其价值。第二,妥善保管机关纸质密级文书档案,规范借阅。针对本单位当年下发的密级文件,档案室应考虑暂时由其所在部门保管,到年底统一接收、存档;针对底稿为密、正文非密的文书档案,一律按照密级件的要求保管;资料员要区分整理密级和非密级文件,把密级文件按照时间先后进行排序,单独装盒,方便平时保管,也方便年底的移交鉴定;借阅密级文件的人员要填写审批表,得到负责人的批准之后填写密级文件借阅簿,必须当天归还,填写使用效果登记簿;在需要复制本单位下发的密级文件时应由资料员复印,盖上复制章,方便区分、妥善保管。第三,推进机关密级文书档案管理的数字化与信息化建设。档案室应站在高效保密的角度,与取得档案服务机构备案证书和国家秘密载体印制资质的档案服务机构合作,签订档案安全保密协议,指定机构或者是专人全程监督执行保密协议的情况,执行安全保密方案,完善登记交接手续,在文书档案归库之前应进行复查,保证密级文书档案完整、齐全。
  (四)提高单位档案人员素质。机关事业单位文书档案的数量越来越大,载体形式也越来越多样,并且管理手段越来越现代化,使得文书档案人员面临更严格的要求,不仅要掌握先进科学知识与设备操作技能,还要持续提升业务能力和素质水平。
  三、结语
  文书档案管理是机关事业单位开展各项管理工作的基础,机关在实践中务必要预防出现轻档案、重公务的现象,充分认识文书档案管理的重要作用,统筹文书档案管理和公务之间的协调发展,不仅要做好文书档案归档工作,还要优化其利用服务,加强密级管理,提高人员素质,从而加强文书档案管理,体现文书档案的价值,促使文书档案管理在机关事业单位的运行与发展中发挥更大的作用。
  【参考文献】
  [1]王海平.信息化时代的机关文书档案管理[J].劳动保障世界,2016(15):49-50.
  [2]许晓霞.机关事业单位文书档案管理强化途径探讨[J].科技展望,2016(15):236.
  [3]王惠颖.机关文书档案管理中的常见问题及解决策略[J].农村经济与科技,2018(14):260.
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