当前文书档案管理问题及其改革对策
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摘要：随着社会的不断发展和信息技术的不断更新，传统文书档案管理模式逐渐失去作用，现代文书档案管理模式随之兴起。现阶段，怎样提升文书档案管理的有效性，是档案管理工作人员需要重点研究的问题。本文首先阐释了文书档案管理的意义，接着解析了当前文书档案管理存在的问题，最后提出了相应的改革策略。希望给档案管理工作人员提供借鉴经验，以此促进文书档案管理现代化发展。
关键词：文书档案管理;问题;对策;改革策略
中图分类号：G275.2 文献标识码：A
文书档案作为企事业单位的活动记录，见证着企事业单位的成长过程，具有非常重要的参考价值，是一种重要的信息资源。现阶段，如何提高文书档案管理水平，是档案管理工作人员面临的新挑战。档案管理工作人员应发挥自身能力，利用信息技术构建现代文书管理模式，解决文书档案管理存在的问题。因此，研究当前文书档案管理存在的问题及改革研究，具有重要的现实意义。
1文书档案管理的意义
1.1促进企事业单位发展
文书档案管理是企事業单位内部管理的重要组成部分，对企事业的发展有着重要影响。文书档案管理是将企事业重要资料整合在一起，有利于促进企事业发展，实现企事业单位发展目标。在企事业单位发展过程中，档案管理人员通过文书档案管理，找出对企事业发展有用的资料，可以为领导决策提供资料支持。由于文书档案记录真实事件，因此具有真实性，拥有法律效用。文书档案管理，可以保证文书档案的法律效用，能帮助企事业单位解决法律纠纷，有利于企事业长期发展。
1.2提升企业综合竞争力
文书档案管理是企事业工作过程的重要环节，尤其对企业综合竞争力有着重要影响。文书档案管理，可以提升企业综合竞争力，有助于企业获取市场竞争优势。一方面，档案管理人员通过文书档案管理，可以提取出有价值的信息，有助于企业领导做出精准决策。另一方面，文书档案中的失败经历、错误案例，可以为企业提供经验借鉴，能减少企业决策失误，有利于企业选择正确市场方向。有效的文书档案管理，可以提高企业市场竞争力，使企业掌握市场趋势，有助于企业赢得市场竞争。
1.3提高内部员工工作效率
文书档案管理是一项重要的资料管理工作，对企事业内部员工效率有着重要影响。一个员工工作效率非常高的企事业单位，一定是一个文书档案管理水平非常高的单位。文书档案管理工作，对企事业内部员工工作具有指导意义，它既可以指导员工总结工作经验，又可以指导员工调整工作内容，有利于员工更好地为单位服务。文书档案的形式多样，既有电子形式，也有纸质形式。无论是哪种形式，其中都蕴含着重要信息，都能为员工开展工作提供科学经验。档案管理人员通过文书档案管理工作，可以为企事业内部员工指明工作方向，有助员工更快更好地完成工作任务。
2当前文书档案管理存在的问题
2.1对文书档案管理工作重视不足
在当今时代，我国许多企事业单位在文书档案管理方面取得了优异成果，但仍有部分企事业单位对档案文书管理重视不足。第一，领导对文书档案管理工作不重视，忽视文书档案管理作用，致使文书档案管理的地位不高。部分领导认为文书档案管理只是简单的整理文书，无法发挥文书档案价值，使文书档案管理工作失去实际意义。第二，内部员工对档案管理不重视，没有主动整理文书档案，给档案管理人员增加工作负担。许多档案管理人员没有按照企事业制度和档案法规办事，无法为企事业提供准确信息，致使企事业出现运营问题。
2.2档案管理人员素质和能力不足
档案管理人员是文书档案管理的主要工作者，许多企事业的档案管理人员的素质和能力都不符合档案管理工作要求，主要由两个原因造成：第一，缺失招聘标准。招聘是企事业吸纳档案管理人员的主要方式。部分企事业在招聘员工时，不了解员工实际水平，只根据简历或学历判断应聘者能力，无法招收合适的工作人员。企事业没有进行相应的考核，很容易将部分能力不足的应聘者招入，影响企事业发展。第二，缺少培训活动。培训是企事业提高档案管理人员工作水平的重要途径。部分企事业忽视培训活动，没有开展培训活动或只开展单一化培训活动，致使档案管理人员工作水平停滞不前。
2.3文书档案管理方式不符合时代要求
在信息化时代，信息技术范围逐渐扩大，在文书档案工作中发挥出重要作用，受到档案管理人员一致好评。在实际生活中，部分企事业的档案管理方式较为陈旧，主要依靠人工管理，不符合时代要求。主要表现在两个方面：第一，信息设备不足。信息设备是现代文书档案管理的重要工具。一些企事业在档案管理方面资金投入不足，无法购买高质量设备，不能满足档案管理人员的工作需求。第二，信息化管理意识缺失。一些档案管理人员缺失信息化管理意识，不能主动利用信息设备，浪费企事业单位资源，无法提高工作效率。有些档案管理人员完全不了解信息设备，难以利用信息设备开展工作。
2.4文书工作和档案管理工作脱节
文书工作和档案管理工作具有紧密联系，两者互相影响。在实际工作中，许多企事业的文书工作和档案管理工作存在脱节现象，主要表现在两个方面：第一，档案管理部门和其他部门缺乏沟通。文书档案管理工作需要档案管理部门和其他部门积极配合。在传统档案管理模式中，部门之间没有沟通渠道，难以发挥联合作用。第二，文书规范缺失。部分企事业没有制定文书规范，造成各部门文书字体不一、纸张不同、颜色混乱情况，给档案管理人员归档提出挑战。文书规范缺失，在一定程度上影响档案管理人员情绪，容易使管理工作产生问题。
3文书档案管理的改革对策
3.1提高对文书档案管理工作的重视程度
企事业单位应加强对文书档案管理工作的重视程度，认识文书档案管理重要性，发挥文书档案管理价值。第一，企事业单位领导需要转变自身意识，深度理解文书档案管理工作，研究文书档案管理工作和企事业发展之间的联系。同时企事业单位领导应该举办宣传大会，宣传文书档案管理工作重要性，树立员工文书档案管理意识。企事业单位应鼓励员工研究文书档案管理工作，利用经济扶持，提高员工参与积极性。企事业可以设立奖励机制，对积极参与的员工进行奖励，维持其工作热情。第二，员工应革新传统观念，主动参与文书档案管理工作，协助档案管理人员完成工作，提高企事业内部运行效率。档案管理人员应遵循企事业内部制度以及相关档案管理法规，主动完成工作任务，并及时向领导反映工作情况，使领导增加支持力度，保证文书档案管理工作的质量。 3.2加强档案管理人员队伍建设
企事业单位应加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的综合素质和工作能力。第一，做好招聘工作。企事业应根据文书档案管理工作实际需求制定招聘指标，并严格按照招聘指标招聘，确保招收的应聘者素质和能力符合要求。在招聘时，企事业单位需要通过技术考核、能力考核、素养考核等多种考核，检测应聘者实际能力和水平，选择能力最佳、水平最高的应聘者。对于文书档案管理经验丰富的应聘者，單位可以优先招收，避免人才流失。第二，做好培训工作。企事业单位应开展多样化培训活动，通过丰富的培训内容，增加档案管理人员知识储备，提高其工作水平，使其可以顺利完成文书档案管理工作。同时需要根据培训内容开展考核，检测培训成果，根据档案管理人员的弱项能力，再次进行培训，提升培训有效性。
3.3改良文书档案管理方式
企事业单位应改良文书档案管理方式，通过现代文书档案管理，实现文书档案管理信息化发展。第一，培养档案管理人员信息化管理意识。企事业单位需要做好信息化管理意识培养工作，帮助档案管理人员树立信息化管理意识，促使其利用信息设备完成工作任务。企事业单位可以制定管理制度，强制要求档案管理人员利用信息技术，提高文书档案管理信息化程度。企事业单位应监督文书档案管理过程，提升信息设备利用率，提高文书档案管理水平。第二，加强资金投入。企事业单位应在文书档案管理方面增加资金投入，购买高质量设备，满足档案管理人员工作需求，提高其工作效率。同时企事业需要定期维修设备，及时更换新设备，为档案管理人员提供良好的工作环境。对于积极使用信息设备的工作人员，企事业可以给予适当奖励，提升其工作积极性。
3.4做好文书工作和档案管理工作的衔接
企事业单位应做好文书工作和档案管理工作的衔接，提高文书工作和文书档案管理工作质量。第一，建立沟通机制。企事业单位需要构建一条流畅的沟通渠道，让档案管理部门和其他部门直接沟通，让文书采集更加顺利，提高文书采集速度。档案管理部门可以提醒其他部门，让其做好准备，从而提升文书采集效率，更好地完成文书档案管理工作。第二，制定文书规范。文书质量决定档案管理质量。企事业单位需要制定文书规范，保证文书质量，从而提升文书档案管理质量。单位可以设置统一的纸张、文字颜色、文体格式，禁止使用复印纸、铅笔等书写工具。档案管理人员在收集材料时，应当拒收非统一格式的文书，确保文书档案统一性，使文书档案管理工作变得更加简单、轻松。
4结束语
文书档案管理工作具有重要的作用和意义，可以提升企事业单位综合竞争力，提高内部员工工作效率，有助于企事业长期发展。企事业单位需要重视文书档案管理工作，培养高素质、高技术文书档案管理人员。文书档案管理人员需要做好本职工作，遵守企事业规范制度，提高文书档案管理水平，使企事业单位发展更加快速。
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