水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用
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【摘要】本文论述了水利工程勘测设计中电子档案的特点，以及电子档案管理的问题，结合工作实际介绍了水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用。
【关键词】水利工程;勘测;电子档案
随着时代的发展，信息技术已经成为我们生活中必不可少的，在各行各业中，都能发现它的存在。而作为目前最重要的档案管理也逐渐朝着电子化方向发展。目前，我国在档案管理方面逐渐重视起来，并制定了相关的规范制度。由于水利工程勘测设计会产生许多的资料，而这些资料十分宝贵，不仅对于水利工程建设起到了指导作用，还在日后的维护方面有着极其重要的作用，但现代水利工程行业发展迅速，信息产生时间较短而且十分快，所以传统的档案管理已经不能够满足水利工程勘测设计的需求，而电子档案由于更新速度快，查询便捷等原因，越来越受到水利工程行业的欢迎。
一、水利工程勘测设计中电子档案的特点
（一）共享性和及时性。与纸质文档不同，电子文档可以进行复制，并可以随时随地查阅，通过网络，它还能够将文字、图片、视频等信息及时上传到相应的地点。由于水利工程建设时施工的地点相隔较远，设计的人员较为分散，而且参加建设的单位较多，通过以往的纸质文档的管理，会造成信息的滞后，从而导致工程建设出现问题，而利用电子文档管理，就可以避免这一问题的产生，让设计人员、工程师以及其他人员能够及时了解到相关信息，并能够相互直接了解到各自工程的进程状况。电子文档的建设很好地满足了水利工程行业的发展需求，对于我国的发展起到了促进作用。
（二）可操作性强。随着信息化时代的发展，计算机已经成为工程设计中最重要的利用工具。在日常生活中，工程人员管理档案时，可以设置电子文件归档管理的功能，这样就可以大大节省时间，在线就可以进行管理，在需要时也能够及时利用，提高了档案的利用率以及工作的效率。一般来说，电子文档归档方式主要有逻辑和物理两种，两种方式的主要区别就在于逻辑归档可以直接在网络上完成，而物理归档还需要将文档下载下来使用。
（三）集成性。与单一的纸质文件相比，电子文件的内容可以由文字、图形、声音等各种信息组合而成，也可以单独形成，文件形式较为复杂，呈多元化。水利工程勘探设计在水利工程中十分重要，所以在提高工程质量的同时，还需要加强水利工程的宣传工作，而这只需要将相关的电子文档进行整理，就能设计出一份十分优秀的宣传材料。
（四）完整性。在管理电子档案时，需要依据国家规定的有关文件来进行，由于每个电子档案格式不同，所以归档的过程中需要采用各自的格式，同时还需要采集一些说明的资料，避免在以后发展过程中由于一些当时的归档格式问题不能进行查阅，从而保证电子文档的完整性。
二、水利工程勘察设计中电子档案管理的问题
（一）管理模式不够规范。虽然近年来，我国发展迅速，许多新型技术被不断应用到各个行业中。但由于电子档案在水利工程勘测中应用的时间相对来说较短，还没有形成专业统一的管理模式，不能满足目前水利工程的发展需求。目前，我国水利工程行业对电子档案的建立越来越重视，在许多公司内部已经建立起了电子档案管理制度，同时也使得这些企业发展更加稳定。但由于一些企业并没有很好地了解电子档案的应用方式，许多功能还没有完全发挥出来，所以电子档案并没有起到很好的效果。同时，由于缺少电子档案的管理经验，许多水利工程企业的管理模式也不是十分完善，经常在管理过程中遇到问题，比如资料被泄露、相关人员的档案损坏等。
（二）电子档案完整性缺失。与其他行业相比，水利工程勘察设计较为特殊。在设计水利工程的时候，首先需要进行勘测、规划等操作，然后需要设计所要进行的工程图纸，并在后期施工的过程中根据图纸进行，最后结束整个工程。在这些过程中，需要耗费大量的时间。同时在管理档案的过程中可能会遇到档案管理机器出现问题，会使档案受到损坏，也会导致部分档案消失不见，从而严重影响档案的正常管理，使相关企业的效益受损，进一步导致我国的经济发展受到阻碍。
（三）相关管理人员的专业素质不高。过去的档案都是纸质的，管理过程相对来说比较复杂，但并不需要管理人员具备较高的技术，但电子档案管理不同，由于管理时需要用到計算机，所以它需要管理人员具有较高的专业素质。但目前，由于我国在这一方面的起步较慢，还没有形成专业的管理人员培训体制，所以相关的技术人员并没有专业的技术，在管理过程中主要以纸质档案管理为主，不能很好地理解电子管理的相关内容，使得电子管理的优势并没有很好地发挥出来，同时企业的一些资料和文件没有及时地保存，导致企业受到严重的损害，使得我国水利工程行业发展较为缓慢。
三、水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用
随着科学技术的迅速发展，各行各业的发展都与计算机联系到了一起，水利工程勘测也不例外。在水利工程勘测中，由于会产生较多的专业性资料和文件，而且较为重要，所以需要加强档案管理者的专业素质，提高管理人员的责任意识。由于管理水利工程电子档案时，需要运用许多计算机相关知识，同时还需要具备一些基础的档案管理知识，所以一些基础性较差、文化知识较低的工作人员是不能做这份工作的。在选择管理人员的过程中，相关企业必须严格进行筛选，并需要建立起一套完善的管理体系，对于工作人员还需要定期进行培训，在原有的基础上，更加深入地进行研究，从而提高我国的档案管理水平。
（一）水利工程勘测设计中电子档案的管理。在管理水利工程相关档案时，需要将具有归档标志的文件进行备份，而且一般需要保存3份，主要考虑到后期会有相关人员进行借阅，另外的原因是为了防止网络的不稳定导致文件丢失，需要将档案异地进行保存。同时，在管理的过程中，为了使档案使用方便，一般采用一档存的方式来管理。这种方法不仅提高了档案使用的稳定性，同时还提高了档案的原始性。由于在使用过程中电子光盘容易产生磨损现象，导致内部数据丢失，所以需要归档部门在提交过程中上交两份光盘以防万一。另外，为了方便管理以及借阅，对于硬盘的选择上，需要考虑较大容量的，并且需要将光盘的数据逐一按照顺序来保存。在管理的过程中，还需要注意电子文档保存时的性质，比如在计算机没有存在专门的查阅软件时，可以将硬盘中的数据转化成其他形式。目前主要的转化形式有文档和电子表格转成便携式文档格式等。
（二）水利工程勘测设计中电子档案的利用。随着电子档案管理的推广，使得档案管理变得更加方便。利用电子档案进行管理，不仅节省了工作人员的操作时间，也使得工作人员在水利工程勘测设计中能够快速找到所需的文档，十分方便。而且随着电子档案的不断运用，传统的文档管理模式逐渐被淘汰，使文档能够随时随地被人查看，并且能够在同一时间被许多人查阅，打破了以往时间、空间的局限性。同时，通过一个链接，可以将一个网站和其他网站相互连接起来。
四、结束语
总而言之，虽然目前电子档案管理中还存在一些问题，不能够很好地使用。但随着科技的不断发展，这些技术会不断完善，同时国家也会越来越看重这项技术，并完善相关的法律法规，在未来的水利工程勘测设计中，电子档案管理一定会成为最主要的管理方式，并逐步取代纸质档案管理。
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