高校基建档案的收集管理和开发利用分析

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　　【摘要】本文根据高校基建工程特点，重点围绕着本校近几年关于基建工程档案的管理模式、方法及工作改进现况，予以归纳分析。在此基础上，进一步就全国各大高校的实际发展情况，基于基建档案资源收集、利用现状，挖掘现有的问题和不足，提出相应的改进优化对策，旨在优化档案信息资源，提升高校基建档案资源利用率。
　　【关键词】高校基建档案;资源利用;收集管理
　　一、高校基建档案管理现状
　　严格地讲，档案是一门应用学科，所以档案的基本理论和管理理念自然是来源于社会实践。以高校基建档案为例，档案资源、数据信息的产生，并非凭空出现，而是基于高校基建工程的发展建设实际。通俗点来理解，相关资源信息，尤其是具有后续利用和开发价值的资源信息，需要档案管理人员积极主动收集、获取并分类整理。
　　如上所言，以本校新区为例。高校新区在建设过程中，自然是一个漫长的过程，从无到有、从小到大、从点到面。简言之，由最初的几十亩、几百亩，扩建到最终的上千亩。总之，无论是教学楼还是学生公寓，无论是体育场、实验室，还是校园绿化和广场，再或者是食堂、图书馆、水电设施等。总的来讲，均属于学校的基建工程。在整个漫长的发展建设过程中，会产生诸多信息资源。这类信息资源，可以单纯看作是一个校区的成长历程，但现实中很多信息资源极具存储价值、开发价值。正因如此，高校基建过程也是基建工程档案信息的储存和整理过程。然而，包括本校新校区在内，现实中很多高校基本建设档案管理活动并不重视，相关活动开展也较为滞后。譬如，当需要重新查找已经竣工数年的校园内工程建筑的建设信息时，却找不到与之匹配的档案资料。不仅如此，基建档案信息质量参差不齐也是常态，关键档案信息缺失的情况更为普遍。
　　二、高校基建档案收集管理困局的因素分析
　　（一）工作人员对档案管理工作认识不到位。造成这样一种局面并非管理人员的责任，而是整个单位部门的观念意识。长期以来，在许多事业单位中，档案管理工作并不被重视，大多趋于形式化，所以相关的建设也相当滞后。近几年，随着信息化办公的推进建设，趋于时代发展的内驱力，在硬件投入建设层面相对较好，但软环境的创设和优化依然严重欠缺。通俗点来理解，即现阶段很大一部分单位，档案管理工作跟不上制度改革的步伐，更跟不上持续变化发展的社会经济环境。总之，档案管理人员的工作不明确，并且很多单位的档案管理人员都是身兼数职。
　　（二）整体水平偏弱。关于高校基建档案存在的价值及其管理工作的意义，前文中已经简要了解。总的来讲，我国高校基建档案管理工作，目前发展仍比较迟缓。与图书馆档案信息、人事档案信息、文献档案信息等管理活动相比，薄弱点更加显现，集中呈现为资料信息的收集和整理，并且无形之中给工作人员一种错觉，即不重要。严格意义上来讲，这些地方大多不具备专业的软硬件设施，对于档案的安全性和保密性是无法完全保障的。
　　（三）信息化、制度化、规范化建设过于缓慢。关于信息化办公建设，随着技术的进步和科技的发展，计算机网络早已成为档案管理领域的主要形式。高校基建档案与传统的人事档案相比，后者相对特殊一些。但是，基建档案涉足面更为专业化，即对于工作人员的能力要求更高。正因如此，才需要加快信息化、制度化建设与完善。然而，现实中的矛盾依然突出。该领域的应用和推广相对缓慢，再加上经济、人员管理等一些内外原因，使得单位的领导层以及档案管理人员对于信息化环境下的安全性提出质疑。所以，在绝大部分高校等事业单位的档案工作中仍以手写为主。再者就是制度化、规范化不足。在日常的管理工作中，新制度无法落实、新举措无法到位，使得收集归档工作长时间处于被动、不及时的状态，继而造成材料的真实性和准确性无法保证。
　　（四）部分档案管理人员缺乏职业素养。正如前文所言，很多档案工作者属于兼职的状态，大多没有接受过专业的档案知识培训。具体来看，包括对档案重要性的认知、管档要求、材料收集整理归纳等，对以上基础性的业务操作无法熟练掌握。
　　三、高校基建档案管理模式及优化路径
　　（一）基建档案管理模式。目前，界内基本形成了两种较为权威且备受认可的高校基建档案管理模式。第一种，基于文件生命周期理论的全过程管理。具体而言，第一种管理模式应用比较广泛，并且发展历程较长，相关理论体系也日趋完善。从上世纪八十年代开始，伴随着计算机信息技术在局部领域开始服务于社会经济建设，领域内的研究和实践愈发深入。新世纪以来，伴随着计算机信息技术的突飞猛进，也使得生命周期理论全过程管理模式更受欢迎。将其应用于高校基建档案管理中，可将现代文件纳入历史档案的范畴，即现行文件是高校基建历史档案的一个发展过程。相对而言，整个档案管理与数据信息收集的过程，恰恰是一个系统的、动态的研究过程。如此以来，真正意义上保证基建档案从高校最初的发展开始，被永久保管。尽管某些历史信息被销毁，同样需要记录，因为它是一个完整的全过程运动。此外，之所以基于文件的生命周期理论，是因为高校基建档案中涉及到的所有文件，彼此间是共通的，有着内在的联系。第二种，基于档案实体的集中统一管理。通俗点来理解，就是指建立一套集约化的控制管理模式。该管理模式在欧洲、北美等国家地区已经全面推广。该模式框架下，高校需要设立专属的档案馆，档案馆存在的价值就是保管整个校区的档案信息。与此同时，为了切实增强集中统一管理的效应度，所以还需要设立一个基建处。基建处存在的价值是集中统一管理本校的基建档案，属于过渡性部门。日常工作任务就是将前期收集阶段中内容复杂、数据格式多样的基建档案信息归档分类。
　　（二）优化路径。首先，以人为本的工作理念。人才始终都是一切工作得以正常运转、平稳过渡的关键点，也是一切创新和发展的基准点。故此，建议各高校在聘用制度上稍作改动，即转变传统模式下“单位所有”变为“社会所有”。通俗点来理解，就是聘用社会专业服务机构的人员，摒弃单位内部一人身兼数职的局面。无论是从安全性、保密性、真实性等各个角度来看，均很有必要。高校基建档案管理不同于一般的企业文献、单位文献等管理，尽管不需要像人事管理那样注重安全、保密程度，但同样不可完全忽略。总之，需要牢牢记住，高校基建以及发展历程，是围绕着学校教育活动展开的，即围绕着人的活动、生产实践来推进。不仅如此，基建档案管理环节同样离不开专业人才。故此，围绕着人的发展来开展生产建设活动。将制度人本化操作，建立完善的社会管理机构，才能真正保证进入到正确的发展轨道。其次，优化和调整管理方式。关于现存的问题和不足，从中可以了解到，在相关辅助建设层面相对滞后。所以，借鉴现代化的管理方式。在具体操作改进过程中，建议建立完善的业绩跟踪系统，直接将档案管理人员与管理整体绩效挂钩，如此以来，可切实提升档案的实用价值。因为在此情形下，无论是档案管理人员还是关联岗位管理人员，很大程度上均会越来越看重人事档案的记录内容。再者，加强对档案工作人員的培训。如上所述，一切工作开展的前提均是建立在“人的管理”体系之上。经济社会的迅猛发展，档案管理事业及形式的巨大改变，均是源于社会发展与创新的本质。故此，高校作为重要的事业单位，作为服务于社会的公共事业单位，理应跟随时代发展步伐，而要想实现基建管理档案的科学高效，就必须要培养一批集理论研究、学术探讨、科技开发、业务熟练、职业操守于一体的管理人才。最后，加快信息化网络化服务平台的建设。正如开篇所言，档案信息管理详细记录着基础信息。对于其中的意义和存在的价值，前面也较为详细阐释，新时期，经济在发展，社会在进步，在档案管理和服务层面，理应当紧随时代步伐。近年来档案使用率不断提升，最大的原因恰恰是社会的发展，从而迫切需要加快市场化运作和管理。正因如此，加快档案信息管理模式的转变很有必要，即由传统人工管理过渡到集成信息与数字化平台管理。
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