如何做好中职学校基建档案的收集工作
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[摘 要] 随着我国职业教育的蓬勃发展，中职教育作为职业教育的关键组成部分，是为我国经济建设输送现代化、高素质、技能型人才的重要基地，并且逐渐受到公众和社会的高度重视。基建档案作为中职学校基础建设的基础性材料，档案收集是基建管理的重要环节，其与中职学校的稳定发展具有密切关系。主要针对如何做好中职学校基建档案的收集工作进行分析和探究，希望给予我国中职学校以参考和借鉴。
[关 键 词] 中职学校;基建档案;收集工作
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）04-0158-02
当前，在我国教育体制不断深化改革的大背景下，中职学校的办学规模逐渐扩大、招生人数持续增加，教育资源得到了有效优化，对推动我国教育事业和社会经济的发展起到了重要作用。随着公众和社会对中职教育重视程度的不断提升，中职学校也迎来了发展的新挑战和新机遇，学生人数快速增加，也对学校的基础建设提出了新要求，学校的基建步伐持续加快。做好基建档案收集工作不仅关乎学校未来发展，同时也对我国职业教育可持续推进具有直接影响。
一、中职学校基建档案的主要效能
（一）参照作用
基建档案真实记录了学校基建信息，客观反映了建筑物的位置结构，各种管线的改建、施工、设计、规划以及计划等内容是施工人员、技术人员和设计人员集体智慧的创造成果，是具有知识形态的文件商品，具有较强的参照作用。
（二）重复利用作用
基建档案具有较强的可重复利用性，其所具备的信息价值可以进行多次使用。通过对基建档案的重复利用，不仅可以提升施工进度，还能够节约资金和劳动力，避免学校基建多走弯路。
（三）凭证作用
基建档案包括学校基础建设中的所有资料，涉及记录、预算、图纸、函件、凭证以及文件等技术性资料，其充分反映了学校的历史情况和发展进程，其中大多數文件都具备依据性，如计划投资、征地、规划、可行性研究、批复报告、建设书以及项目任务书等，具有一定的凭证作用。
（四）法律作用
基建档案详尽记载了设备产权、地产以及房产形成的整个
过程，是界定产权关系的重要凭证和法律依据，通过基建档案可以有效解决和避免产权纠纷，具有较强的法律作用。
（五）增值作用
基建档案有长期性和有效性，当建设施工完成后，工程的性质和结构可以在档案中充分体现，对解决土地纠纷、工程改建、扩建和维修具有重要作用，并且随着时间的增长，基建档案的价值也随之增长。
二、中职学校基建档案工作的主要特点
（一）工期缩短
学校基建是提升教学质量、优化学校环境的重要工程，其从立项到使用需要较长时间，但是随着我国职业教育的蓬勃发展，中职学校为了满足扩展需求，基建周期也不断缩短，通常为1～3年，尤其是教学楼基础建设，其在既定的工期内产生大量材料文件，受到各种客观因素的影响，教学楼需要在交付使用后，其相关档案才能全面归档，为基建档案收集增添了一定的难度。
（二）涉及面广
中职学校基建工程具有较强的复杂性和系统性，其中涉及土建、质量监督、施工、勘察、消防、设计、城建以及计划等多个专业和部门，在基建中产生的材料文件较为繁杂、涉及面广，为材料文件的归档、积累和收集增添了难度。
三、中职学校基建档案收集中存在的几点问题
（一）档案质量低
当前，受到思想认识的影响，施工单位对基建档案缺乏正确的认识，很多生产中生产的材料文件缺乏正确性和真实性，导致档案收集质量低，一些材料文件不符合学校要求，如具有法律效力和凭证作用的关键文件都缺少盖章或者签字，复印件居多、原件较少，导致其失去了应有的作用。
（二）文件不齐全
当前，在基建档案收集中，材料文件存在不齐全、不规范的情况，如纸张大小各异、书写材料字迹模糊、文件内容不完整、书写使用蓝墨水或者圆珠笔等，与归档要求存在较大差异，文件内容更是存在严重缺陷。
（三）文件积累不足
受到固化思维的影响，施工单位和中职学校都存在重视建设质量、忽视档案积累的问题，基建档案收集没有引起学校领导和施工单位的重视，在缺乏重视的基础上，档案文件质量难以提升、数量积累严重不足，难以发挥其原本的价值和作用。
四、做好中职学校基建档案收集的相关途径
（一）重视整理工作
基建档案作为中职学校档案管理工作的关键组成部分，学校领导需要给予其高度重视，想要保证基建档案的准确性、完整性以及真实性，需要对其进行有效以及科学的整理，结合基建项竣工验收、质量监理、主体施工、勘察设计、立项审核以及项目提出等不同阶段的内在联系和自然规律，对档案进行系统的组卷和整理，进而保证材料收集全面而准确。首先，工作人员需要认真核查施工单位提供的材料文件，要逐项地耐心检查、认真核对，发现其中存在的问题和缺陷;其次，对在施工图纸和文字材料中存在的问题，工作人员需要与施工单位进行联系，采取有效措施进行补救和修正，归档的施工图纸和文件材料必须为原件，如果存在特殊情况，可以考虑使用复印件，但需要进行文字说明和加盖公章，注明原件存放地;最后，在材料文件整理过程中需要做到图样清晰、字迹工整，严禁使用圆珠笔或者铅笔书写，印鉴和签字齐备，将批复和请示同时归档，保证档案的完整性。通过科学的档案补充和整理工作，可以提升档案收集的准确程度和齐全性。 （二）检查归档进度
基建档案归档进度与档案收集质量具有密切关系，中职学校需要定期组织人员开展归档进度检查工作，保证基建所有材料文件及时归档，进而提升档案收集的效率和質量。首先，工作人员需要定期对基建部门开展业务指导和归档检查，保证基建档案的完整性和真实性，对产生的材料文件按照规定及时归档，杜绝出现归档拖延和材料不全的情况;其次，与施工单位加强联系，针对档案归档进行动态监督和技术交底，及时发现档案归档中存在的问题和不足，并且采取有效措施妥善解决，保证档案及时归档;最后，对形成的材料文件和归档进展做到全面掌握、心中有数，避免出现返工以及漏档的情况，建立科学归档机制，对归档进度进行有效控制和定期检查，严格档案质量关。
（三）加强信息管理
当前，随着我国科学技术的蓬勃发展，信息技术已经在诸多领域实现了广泛应用，并且取得了良好的应用效果，很多中职学校也都在积极引入和研究基建档案信息管理系统和软件，并且获得了有效进展。因此，中职学校在基建档案收集中需要加强应用信息技术，并且以此为依托，实现档案收集管理信息化。首先，在档案收集中需要建设归档标准格式，并且严格按照既定的格式存放“卷内目录”和“案卷目录”，做好二者的统一对应，通过标准化的信息管理方式，不仅可以实现档案收集标准化和规范化，还便于档案的查找和使用;其次，在接受档案图纸或者文字材料中，要利用信息技术加强电子档案的传递和收集，对电子文档进行完善和整理，利用“卷内目录”和“案卷目录”对电子材料进行转换，进而优化档案归档的质量和效率，防止劳动重复的情况发生。
（四）完善管理制度
基建档案收集具有较强的复杂性和系统性，尤其是在中职学校扩招的背景下，对基建施工进度也提出更严格的要求，档案收集需要在短时间内完成图纸和材料的收集，进而为收集工作增添了难度。因此，中职学校需要制定科学的管理制度，进而为基建档案收集工作的有序开展提供制度保障。首先，针对基建招标环节，要求基建部门增加图纸和标书的套数，保证归档资料有两套必须为材料原件;其次，中职学校要在基建总投资中扣留一定比例的资金作为档案收集保证金，在竣工验收结束后，学校档案室需要对施工产生的材料文件进行核对和验收，在档案合格后出具相关验收证明，由学校财务科将档案收集保证金支付给施工单位，确保施工单位认真对待施工材料整理工作，进而保证档案的准确性、完整性和原始性，为学校保存和利用档案提供便利。
（五）做好档案交接
档案交接是基建档案收集工作的关键环节，其交接质量与档案的真实性以及后期使用具有密切关系，因此，工作人员需要做好档案交接工作。首先，档案移交部门需要将移交基建档案的页数、数量、内容以及名称标记清晰，将说明标准认真填写在备注一栏中，移交证明要一式两份，移交双方各执一份;其次，为办理拓展档案交接后，工作人员需要对基建档案进行系统以及科学的组卷和整理，在完成相关工作后，由项目负责人填写档案说明并且签字，保证档案内容的系统性、真实性、准确性以及完整性;最后，由基建部门和学校主管领导共同签字，并且加盖公章，将档案材料和归档表收入卷内，与档案材料共同保存。
总而言之，随着我国职业教育的蓬勃发展，中职教育逐渐受到公众的高度重视，中职学校的办学规模不断扩大、硬件设施持续优化，基建档案作为学校基础建设的历史凭证和真实记录，是学校未来资产评估、扩建改建以及维护管理的重要依据。因此，中职学校需要做好档案的收集和管理工作，保证档案信息的准确性、科学性以及真实性，为学校建设提供档案服务，切实发挥基建档案的作用，进而推动我国中职教育的稳定以及可持续发展。
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编辑 冯永霞
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